Dette kan høres ut som et kjent scenario – det er midt i en travel uke, du får raskt et prosjekt over linjen, og det kreative teamet har eksportert den endelige videoredigeringen. Alt som gjenstår er at du slipper filen i en e-post til klientene og trykker på send. Bare noe er galt – videofilen er for stor.
Selv om mange av oss bruker e-post hver dag på jobb, trenger vi kanskje ikke alltid å sende store videofiler, noe som gjør det til en stygg overraskelse når du må legge ved en video, bare for å oppdage at du ikke kan.
Så hva gjør du når en videofil anses som "for stor" for e-post?
I denne veiledningen vil vi forklare hvorfor e-poster har filstørrelsesgrenser, og utforske tre metoder du kan prøve når du sender en stor video over e-post, inkludert bruk av filoverføringsverktøy som Dropbox Transfer.
Men før vi ser nærmere på det, er det store spørsmålet – er det faktisk mulig?
Kan du sende store videofiler via e-post?
Deling via nettskylagring
Kort oppsummering
- Del en kobling til en videofil i skylagringen din
- Lar brukere streame støttede videoformater på nettet uten å laste ned
- Angi kun visning eller redigeringstillatelser for tilgangskontroll
- Hvis de får "rediger"-tilgang, kan brukere erstatte filen med en oppdatert versjon, men ikke redigere den direkte
Når bruker du det
- Når du samarbeider med andre
- Når du vil dele en videofil du jobber med for oppdateringer
Send en kopi med et filoverføringsverktøy
Kort oppsummering
- Del en kobling til en filkopi som kan lastes ned.
- Angi tilgangstillatelser og utløpsdato for koblinger for ekstra sikkerhet.
- Nedlastningssider som er spesialtilpasset for merkevaren for å gi et sterkere førsteinntrykk.
Når bruker du det
- Når du leverer ferdige, eksporterte videoer og endelige versjoner av filer
- Når du vil sende videofiler og ikke vil at mottakeren skal se på versjonen din i nettskylagring
Legg ved en komprimert fil
Kort oppsummering
- Komprimer videoen til en mindre størrelse, noe som reduserer bildekvaliteten
Når bruker du det
- Hvis du må sende som e-postvedlegg
- Delings- og filoverføringsverktøy i skyen gir større kontroll og tillater større videofilstørrelser
Begrensninger for e-postvedlegg
Før vi ser nærmere på løsninger, er det fint å få en forståelse av hvorfor det ofte ikke fungerer å legge ved en fil i en e-post.
Filstørrelse
Som vi allerede har dekket, er filstørrelsesgrenser en stor ulempe når du sender videofiler på e-post som vedlegg.
Nøyaktig filstørrelse varierer, men er som regel mellom 10 og 25 MB. Ta for eksempel en titt på størrelsesbegrensninger på filvedlegg for noen av de mest populære e-postplattformene:
- Gmail – 25 MB
- Microsoft Outlook – 20 MB
- iCloud Mail – 20 MB
- ProtonMail – 25 MB
- AOL Mail – 25 MB
- Yahoo! Mail – 25 MB
- GMX – 50 MB
Dette går bra for å dele dokumenter, regneark eller andre filer i små formater, men bilder og video med høy oppløsning vil raskt overskride tillatt filstørrelse.
Sikkerhet
Det handler imidlertid ikke bare om bekvemmeligheten av å dele større videoer. Prosessen med å sende videofiler som e-postvedlegg kommer også med sikkerhetsimplikasjoner.
For å illustrere dette, la oss se på et eksempel. Tenk deg at du har en koffert som inneholder alle videofilene du vil sende. Å legge dem ved en e-post tilsvarer å kaste disse over en vegg til mottakeren, som står på den andre siden.
Så snart du har kastet den kofferten, er den ute av hendene dine – selv om du innser at du har sendt feil video, eller sendt den til feil person.
Så ser du for deg samme situasjon, men du legger igjen stresskofferten i en oppbevaringsboks med fjernstyrt lås og PIN-kodebeskyttelse. Ikke bare får mottakeren tilgang til og kan åpne skapet med innholdet du har delt, du kan også fjernstyre endring av tilgangskode eller mottaker.
Det er et enkelt eksempel, men et som bidrar til å illustrere nøyaktig hvorfor e-postvedlegg kan føre til uheldige sikkerhetsrisikoer når feil uunngåelig skjer. Ved å bruke eksterne verktøy gir du et ekstra lag med sikkerhet og kontroll, noe som gir deg trygghet når du deler arbeidet ditt.
Tilgang og versjoneringskontroll
Vi har alle vært der – du har akkurat trykket Send på en viktig e-post, bare for å oppdage at det er en feil i den vedlagte videofilen.
Med skybasert fildeling kan du ganske enkelt oppdatere den delte filen uten å måtte sende en oppfølgings-e-post. På samme måte gir moderne fildelingsløsninger mye større kontroll over hvem som har tilgang til videoene dine og hva de kan gjøre med dem.
Så hvis du deler den nyeste versjonen med teamet og vil sørge for at kundeansvarlige kan se den, men at kun medredigerere kan gjøre endringer, kan du angi tilgangstillatelser for hver enkelt mottaker.
Hvis du vil ha avansert versjoneringskontroll og tilbakemeldingsverktøy, kan en spesialbygget plattform for videotilbakemeldinger, som Dropbox Replay, være en perfekt løsning for dine behov. For dokumenter og andre filtyper kan samarbeidsverktøy for innhold, som er tilgjengelig i Dropbox, gjøre det lett å gi tilbakemeldinger og følge dem opp.
Hvordan sende store videofiler via e-post
Det er enkelt å sende en stor videofil via e-post, takket være de forskjellige alternativene som er tilgjengelige for deg.
I denne delen av veiledningen tar vi for oss tre metoder, som alle er levedyktige avhengig av hva målet ditt er:
- Del den over skylagring – med en kobling til videofiler i Dropbox-nettskylagringen eller tilsvarende
- Send en separat, nedlastbar kopi – med et verktøy for overføring av store videofiler som Dropbox Transfer
- legge ved en komprimert fil – hvis det ikke er mulig å dele en kobling uten at det går ut over kvaliteten
Send en kopi med et verktøy for overføring av store filer.
Hvis du ikke har behov for alle funksjonene som følger med nettskylagring, men må levere ferdige ressurser, kan verktøy for overføring av store filer , som Dropbox Transfer , være en perfekt plattform for å sende lange videoer.
Bare dra og slipp opptil 250 GB med filer inn i opplastingsvinduet i Dropbox Transfer, velg alternativene dine og del – enten ved å sende en e-post med koblingen direkte fra Transfer eller manuelt kopiere koblingen til en egen e-post. Mottakeren din vil da kunne laste ned en kopi av videofilene fra koblingen de mottar.
Med Dropbox Transfer har du full kontroll over videofilene dine. Du kan:
- Lever kopier for å unngå uønskede endringer.
- Kontroller tilgangen med passordbeskyttelse
- angi utløpsdato for koblinger for å oppfordre mottakere til å laste ned
- Bekreft levering med nedlastingsvarsler
Merk: Mottakere må laste ned filen før visning – Dropbox Transfer gir ikke forhåndsvisning av video i nettleseren.
Hvorfor vente til kunden ser videoen med å skape et godt førsteinntrykk? Med Dropbox Transfer kan du tilpasse en egen nedlastningsside med valgt bakgrunnsbilde og logo.
Legg ved en komprimert fil
Der det er mulig, vil en lenkebasert fildelingsløsning som de to dekket ovenfor være det beste alternativet for å sende videofiler uten tap av kvalitet.
Det kan imidlertid være situasjoner der du ikke kan bruke en lenke til å dele videoen din. Under disse omstendighetene kan du se på komprimering som en måte å redusere videofilens størrelse for å passe innenfor e-postklientens grenser.
Videokomprimering er effektivt prosessen med å fjerne ting eller gjøre dem mindre for å redusere den totale filstørrelsen. Dette kan inkludere:
- Redusere oppløsningen på et bilde eller en video, for eksempel fra 4K til 1080p
- Redusere bildefrekvensen, noe som gir dårligere flyt og en mer ujevn video
- Redusere kvaliteten til en lydfil ved å senke bitraten eller samplingshastigheten
- Endre andre tekniske faktorer, som farger eller koding
Det er flere måter å komprimere en video på:
- med integrert programvare som QuickTime hvis du er Mac-bruker
- med eksterne verktøy som VLC Media Player
- Sende filer eller videoer til en .zip- mappe, noe som kan være nyttig når du sender filsamlinger
Husk: Kvaliteten på videoen blir redusert når du komprimerer for å redusere filstørrelsen.
Hvis videokvalitet er viktig for deg, bør du vurdere å dele en kobling fra nettskylagring eller bruke et filoverføringsverktøy som Dropbox Transfer i stedet.
Send store videofiler i full kvalitet via e-post med Dropbox
Enten du sender en kopi eller deler en kobling for å samarbeide, har Dropbox alle dine behov dekket når det kommer til å sende lange videoer via e-post.
For å komme i gang, del enten en kobling fra nettskylagringen din eller gå over til Dropbox Transfer og begynn å legge til videofiler.
