Talvez você já tenha passado por isso: no meio de uma semana movimentada, você com pressa finalizando um projeto e a equipe de criação faz a exportação da edição final do vídeo. Só falta você adicionar o arquivo ao e-mail para os clientes e clicar em enviar. Porém, tem alguma coisa errada. O arquivo é grande demais.
Embora muitas pessoas usem e-mail todo dia para trabalhar, nem sempre elas precisam enviar arquivos grandes e podem ter uma surpresa bem desagradável quando precisam anexar um arquivo e não conseguem.
O que fazer quando um arquivo é considerado “grande demais” para um e-mail?
Neste guia, explicamos por que os e-mails têm limites de tamanho de arquivo e descrevemos três métodos para você experimentar ao enviar um vídeo grande por e-mail, incluindo ferramentas de transferência de arquivos como o Dropbox Transfer.
Mas antes de mergulharmos no assunto, vamos direto à pergunta que não quer calar, é possível?
Você consegue enviar arquivos e vídeos grandes por e-mail?
Compartilhar pelo armazenamento em nuvem
Vá direto para a solução
Resumo rápido
- Compartilhe um link para um arquivo em seu armazenamento em nuvem
- Permite que os usuários vejam a versão mais recente de um arquivo, incluindo edições feitas desde o compartilhamento do link
- Se receberem acesso de edição, os usuários podem até colaborar no arquivo com você
Quando usar
- Ao colaborar com outras pessoas
- Quando quiser compartilhar um arquivo de vídeo em andamento que terá mais atualizações
Enviar uma cópia com uma ferramenta de transferência de arquivos
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Resumo rápido
- Compartilhe um link para uma cópia do arquivo para download
- Defina permissões de acesso e validade para o link para segurança extra
- Páginas de download com identidade visual personalizada, para deixar uma primeira impressão inesquecível
Quando usar
- Ao entregar exportações de vídeo finalizadas e versões finais de arquivos
- Quando você quer enviar arquivos e não quer que o destinatário veja sua versão no armazenamento em nuvem
Anexar um arquivo compactado
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Resumo rápido
- Comprima o vídeo ou arquivo para um tamanho menor, reduzindo a qualidade da imagem no processo
Quando usar
- Se precisar usar anexo de e-mail
- O compartilhamento de armazenamento em nuvem e as ferramentas de transferência de arquivos fornecem maior controle e permitem tamanhos de arquivo maiores
Limitações de anexos de e-mail
Antes de entrarmos nas soluções, vale a pena reservar um momento para entender por que anexar um arquivo diretamente a um e-mail geralmente não funciona.
Tamanho do arquivo
Como já dissemos, os limites de tamanho de arquivo são uma grande desvantagem ao enviar arquivos por e-mail como anexos.
Os limites exatos de arquivo variam, mas a maioria fica entre 10 e 25 MB. Por exemplo, dê uma olhada nos limites de tamanho de arquivo de anexo de algumas das plataformas de e-mail mais populares:
- Gmail — 25 MB
- Microsoft Outlook — 20 MB
- Correio do iCloud — 20 MB
- ProtonMail — 25 MB
- AOL Mail — 25 MB
- Yahoo! Mail — 25 MB
- GMX — 50 MB
Embora sejam suficientes para compartilhar documentos, planilhas ou outros formatos de arquivo pequenos, as imagens e os vídeos de alta resolução rapidamente vão ultrapassar o tamanho de arquivo permitido.
Segurança
Porém, não se trata apenas da conveniência de compartilhar tamanhos de arquivo maiores. O processo de envio de arquivos como anexos de e-mail também traz implicações de segurança.
Para ilustrar, vejamos um exemplo. Imagine que você tenha uma maleta contendo todos os arquivos que precisa enviar. Anexar esses arquivos a um e-mail equivale a jogá-los por cima de um muro para o destinatário, que está do outro lado.
Assim que você jogar a maleta, ela ficará fora de suas mãos, mesmo que você perceba que enviou os arquivos errados ou para a pessoa errada.
Agora, imagine o mesmo cenário, só que você está deixando a maleta em um armário remoto protegido por PIN. O destinatário pode acessar e abrir o armário com as informações que você compartilhou, e você também pode alterar remotamente o código de acesso ou alterar totalmente o destinatário.
É um exemplo simples, mas que ajuda a ilustrar exatamente por que anexos de arquivos em e-mails podem levar a riscos de segurança involuntários quando erros inevitavelmente acontecem. Ao usar ferramentas externas, você proporciona uma camada extra de segurança e controle, garantindo tranquilidade ao compartilhar seu trabalho.
Controle de acesso e versão
Todos nós já passamos por isso, você acabou de clicar em Enviar um e-mail importante, e percebe que há um erro no arquivo ou vídeo anexado.
Com o compartilhamento de arquivos baseado em nuvem, você simplesmente corrige o erro no arquivo compartilhado sem precisar enviar um e-mail de acompanhamento. Da mesma forma, as soluções modernas de compartilhamento de arquivos fornecem um controle muito maior sobre quem pode acessar seus arquivos e o que podem fazer com eles.
Assim, se você compartilha sua edição mais recente com a equipe e precisa garantir que os gerentes de conta possam vê-la, mas apenas os colegas editores podem fazer ajustes, basta definir as permissões de acesso para cada destinatário.
Se você busca ferramentas avançadas de controle de versão e opinião, uma plataforma de vídeos criada especialmente para isso, como o Dropbox Replay, pode ser a solução ideal. No caso de documentos e outros tipos de arquivo, com as ferramentas de colaboração em conteúdo disponíveis no Dropbox, fica fácil enviar e considerar opiniões.
Como enviar arquivos e vídeos grandes por e-mail?
Enviar um arquivo ou vídeo grande por e-mail é simples, graças à variedade de opções disponíveis.
Nesta parte do guia, abordamos os três métodos a seguir, todos viáveis dependendo do seu objetivo:
- Compartilhe pelo armazenamento em nuvem, com um link para o arquivo no seu armazenamento em nuvem do Dropbox ou equivalente
- Envie uma cópia separada para download, com uma ferramenta de transferência de arquivos grandes como o Dropbox Transfer
- Anexe um arquivo compactado, comprometendo assim a qualidade, se não for possível compartilhar um link
Para enviar uma cópia, use uma ferramenta de transferência de arquivos
Se você não precisa de todos os recursos que o armazenamento em nuvem oferece, mas precisa entregar o material final, ferramentas de transferência de arquivos grandes como o Dropbox Transfer são a plataforma ideal para envio de vídeos longos.
Basta clicar e arrastar até 250 GB de arquivos para a janela de envio no Dropbox Transfer, selecionar as opções desejadas e compartilhar enviando um e-mail com o link diretamente do Transfer ou copiando manualmente o link em um e-mail externo. Seu destinatário poderá fazer o download de uma cópia dos arquivos por meio do link recebido.
Com o Dropbox Transfer, você tem o controle total de seus arquivos e tem sempre informações completas sobre o status deles. Você pode:
- Envie cópias para evitar edições indesejadas
- Controle o acesso com proteção por senha
- Definir prazos de validade para o link para incentivar os downloads
- Confirme a entrega com notificações de download
Por que esperar o cliente assistir o vídeo para causar uma boa primeira impressão? Com o Dropbox Transfer, você personaliza sua página de download com uma imagem de fundo e o logo que preferir.
Anexar um arquivo compactado
Sempre que possível, uma solução de compartilhamento de arquivos baseada em link, como as duas abordadas acima, será sua melhor aposta para enviar arquivos de vídeo e quaisquer outros arquivos grandes que precise transferir.
No entanto, pode haver situações em que você não consiga usar um link de compartilhamento. Nessas circunstâncias, você pode considerar a compactação como forma de reduzir o tamanho do arquivo para caber nos limites do seu cliente de e-mails.
A compactação de arquivos e vídeos é, em essência, o processo de remover elementos ou torná-los menores para reduzir o tamanho geral. Isso pode incluir:
- Redução da resolução de uma imagem ou vídeo, de 4K para 1080p, por exemplo
- Redução da taxa de quadros do vídeo, fazendo com que pareça mais picotado e menos suave como resultado
- Redução da qualidade de um arquivo de áudio diminuindo a taxa de bits ou a taxa de amostragem
- Alteração de outros fatores técnicos, como cores ou codificação
Se quiser compactar um vídeo, existem algumas maneiras de fazer isso:
- Use um software integrado como o QuickTime, se você estiver usando um Mac
- Com ferramentas de terceiros como o VLC Media Player
- Enviar arquivos ou vídeos para uma pasta .zip, que pode ajudar quando tiver de enviar conjuntos de arquivos
Saiba que: a qualidade do seu arquivo ou vídeo será reduzida quando você usar a compactação para reduzir o tamanho do arquivo.
Se a qualidade do vídeo for importante para você, considere usar o compartilhamento de links para o armazenamento em nuvem ou uma ferramenta de transferência de arquivos como o Dropbox Transfer.
Envie arquivos e vídeos grandes de qualidade total por e-mail com o Dropbox
Você pode enviar uma cópia ou compartilhar um link para colaboração, sabendo que o Dropbox cuida de todas as suas necessidades quando você precisa compartilhar arquivos grandes e enviar vídeos longos por e-mail.
Para começar, compartilhe um link do seu armazenamento em nuvem ou acesse o Dropbox Transfer e comece a adicionar arquivos.
