Może to brzmieć jak znajomy scenariusz — jest środek pracowitego tygodnia, spieszysz się, żeby doprowadzić projekt do końca, a zespół kreatywny wyeksportował już ostateczną wersję wideo. Pozostaje Ci jedynie wrzucić plik do wiadomości e-mail wysyłanej do klientów i kliknąć „Wyślij”. Ale coś jest nie tak — plik wideo jest za duży.
Chociaż wielu z nas korzysta z poczty elektronicznej codziennie podczas pracy, nie zawsze musimy wysyłać duże pliki wideo. Niemiła niespodzianka pojawia się, gdy w końcu trzeba załączyć film, ale okazuje się, że nie można tego zrobić.
Co więc zrobić, gdy plik wideo zostanie uznany za „za duży” do wysłania e-mailem?
W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego e-maile mają ograniczenia rozmiaru pliku, oraz pokażemy trzy metody wysłania dużego pliku wideo pocztą elektroniczną wykorzystujące m.in. narzędzia do transferu plików takie jak Dropbox Transfer.
Zanim do tego przejdziemy, warto zadać kluczowe pytanie: czy to możliwe?
Czy można przesyłać duże pliki wideo pocztą elektroniczną?
Udostępnianie przy użyciu usługi przechowywania w chmurze
Podsumowanie
- Udostępnij link do pliku wideo w swojej chmurze
- Umożliwia użytkownikom strumieniowe przesyłanie obsługiwanych formatów wideo online bez konieczności pobierania
- Ustaw uprawnienia tylko do przeglądania lub edycji w celu kontroli dostępu
- Jeśli użytkownik otrzyma dostęp do edycji, może zastąpić plik zaktualizowaną wersją, ale nie może go bezpośrednio edytować
Kiedy stosować
- Podczas współpracy z innymi.
- Gdy chcesz udostępnić roboczy plik filmu i będzie on miał kolejne aktualizacje.
Wysłanie kopii za pomocą narzędzia do transferu plików
Podsumowanie
- Udostępnienie łącza do kopii pliku do pobrania.
- Ustawienie uprawnień dostępu i czasu wygaśnięcia łącza w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
- Strony pobierania z własnymi elementami wizualnymi marki, które robią na klientach dobre pierwsze wrażenie.
Kiedy stosować
- Przy dostarczaniu gotowych eksportowanych filmów i finalnych wersji plików.
- Kiedy wysyłasz pliki wideo, ale nie chcesz, aby odbiorca widział Twoją wersję przechowywaną w chmurze.
Załączenie skompresowanego pliku
Podsumowanie
- Skompresowanie filmu do pliku o mniejszym rozmiarze wraz z obniżeniem jakości obrazu.
Kiedy stosować
- Jeśli musisz użyć załącznika do e-maila.
- Narzędzia do udostępniania pamięci masowej w chmurze i przesyłania plików zapewniają większą kontrolę i umożliwiają obsługę większych rozmiarów plików wideo
Ograniczenia dotyczące załączników do e-maila
Zanim przejdziemy do rozwiązań, warto zastanowić się, dlaczego załączanie pliku bezpośrednio do e-maila często zawodzi.
Rozmiar plików
Jak już wspomnieliśmy, ograniczenia rozmiaru pliku stanowią poważną wadę przy wysyłaniu plików wideo w formie załączników e-mailem.
Dokładne limity rozmiaru plików są różne, ale zwykle mieszczą się w przedziale 10–25 MB. Warto na przykład spojrzeć na limity wielkości załączników na kilku najpopularniejszych platformach poczty elektronicznej:
- Gmail – 25 MB,
- Microsoft Outlook – 20 MB,
- iCloud Mail – 20 MB,
- ProtonMail – 25 MB,
- AOL Mail – 25 MB,
- Yahoo! Mail – 25 MB,
- GMX – 50 MB.
Wprawdzie są one odpowiednie do udostępniania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i innych formatów małych plików, jednak rozmiar plików zdjęć i filmów w wysokiej rozdzielczości zwykle przekracza dopuszczalny limit.
Bezpieczeństwo
Nie chodzi jednak tylko o wygodę udostępniania dłuższych filmów. Wysyłanie plików wideo w postaci załączników do wiadomości e-mail również wiąże się z problemami bezpieczeństwa.
Aby to zobrazować, przyjrzyjmy się przykładowi. Wyobraź sobie, że masz teczkę zawierającą wszystkie pliki wideo, które chcesz wysłać. Dołączanie ich do wiadomości e-mail jest równoznaczne z przerzucaniem ich przez mur do odbiorcy stojącego po drugiej stronie.
Gdy tylko rzucisz teczkę, stracisz ją z oczu — nawet jeśli zorientujesz się, że wysłałeś niewłaściwy film lub wysłałeś go do niewłaściwej osoby.
Teraz wyobraź sobie ten sam scenariusz z tą różnicą, że zostawiasz tę teczkę w zdalnej skrytce chronionej kodem PIN. Odbiorca może wtedy uzyskać dostęp do skrytki i otworzyć ją na podstawie udostępnionych przez Ciebie danych, ale możesz również zdalnie zmienić kod dostępu lub wskazać innego odbiorcę.
To prosty przykład, ale pomaga zrozumieć, dlaczego załączniki do wiadomości e-mail mogą stwarzać poważne zagrożenia bezpieczeństwa, gdy nieuchronnie zdarzają się błędy. Korzystając z narzędzi zewnętrznych, zyskujesz dodatkową warstwę bezpieczeństwa i kontroli, dzięki czemu masz spokój ducha, udostępniając swoją pracę.
Kontrola dostępu i wersji
Każdemu z nas to się zdarzyło — kliknęliśmy „Wyślij” w ważnym e-mailu, a potem zorientowaliśmy się, że w załączonym pliku wideo jest błąd.
Dzięki udostępnianiu plików w chmurze możesz po prostu zaktualizować udostępniony plik bez konieczności wysyłania kolejnego e-maila. Podobnie, nowoczesne rozwiązania do udostępniania plików zapewniają o wiele większą kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do Twoich filmów i co może z nimi zrobić.
Jeśli więc udostępniasz najnowszą wersję pliku zespołowi, ale chcesz mieć pewność, że opiekunowie klientów mogą ją tylko zobaczyć, a współredaktorzy mogą wprowadzać poprawki, ustaw uprawnienia dostępu każdego odbiorcy.
Oczywiście jeśli szukasz zaawansowanej kontroli wersji i narzędzi do przekazywania opinii, idealnym rozwiązaniem może być specjalna platforma do opiniowania filmów taka jak Dropbox Replay. W przypadku dokumentów i innych typów plików narzędzia do współpracy nad zawartością dostępne w Dropbox ułatwiają przekazywanie opinii i podejmowanie działań na ich podstawie.
Jak wysyłać duże pliki wideo za pośrednictwem poczty e-mail
Wysyłanie dużego pliku wideo pocztą elektroniczną jest proste dzięki różnorodnym dostępnym opcjom.
W tej części przewodnika omówimy następujące trzy metody, których wybór zależy od celu:
- udostępnienie zasobów przechowywanych w chmurze – poprzez podanie łącza do plików wideo zapisanych w ramach usługi przechowywania w chmurze Dropbox lub równoważnej usługi;
- wysłanie oddzielnej kopii do pobrania za pomocą narzędzia do transferu dużych plików wideo takiego jak Dropbox Transfer;
- załączenie skompresowanego pliku – jeśli nie można udostępnić łącza (wiąże się to z obniżeniem jakości).
Wysyłanie kopii przy użyciu narzędzia do transferu dużych plików
Jeśli nie potrzebujesz wszystkich funkcji oferowanych przez usługę przechowywania w chmurze, ale musisz dostarczyć pliki w ostatecznej wersji, idealną platformą do przesyłania długich filmów są narzędzia do transferu dużych plików takie jak Dropbox Transfer.
Wystarczy przeciągnąć i upuścić pliki o rozmiarze do 250 GB na okno przesyłania usługi Dropbox Transfer, wybrać opcje i udostępnić pliki, wysyłając e-maila z łączem bezpośrednio z aplikacji Transfer albo ręcznie kopiując łącze do własnego e-maila. Odbiorca może wtedy pobrać kopię plików wideo, korzystając z otrzymanego łącza.
Dzięki Dropbox Transfer masz pełną kontrolę nad swoimi plikami wideo. Możesz:
- Dostarczaj kopie, aby zapobiec niepożądanym zmianom
- Kontroluj dostęp dzięki ochronie hasłem
- ustawić datę wygaśnięcia łącza, aby zachęcić do pobierania;
- Potwierdź dostarczenie za pomocą powiadomień o pobraniu
Uwaga: Odbiorcy muszą pobrać plik przed jego wyświetleniem. Dropbox Transfer nie umożliwia podglądu wideo w przeglądarce.
Po co czekać ze zrobieniem pierwszego wrażenia, aż klient obejrzy film? Dzięki Dropbox Transfer możesz dostosować stronę pobierania, umieszczając na niej wybrany obraz tła i własne logo.
Załączenie skompresowanego pliku
Jeśli to możliwe, najlepszym rozwiązaniem do przesyłania plików wideo bez utraty jakości będzie skorzystanie z rozwiązania do udostępniania plików opartego na linkach, takiego jak dwa omówione powyżej.
Mogą jednak zdarzyć się sytuacje, w których nie będziesz w stanie skorzystać z łącza, aby udostępnić swój film. W takich okolicznościach warto rozważyć kompresję jako sposób na zmniejszenie rozmiaru pliku wideo i dostosowanie go do ograniczeń Twojego klienta poczty e-mail.
Kompresja wideo to w zasadzie proces polegający na usuwaniu elementów lub zmniejszaniu ich rozmiaru w celu zmniejszenia całkowitego rozmiaru pliku. Może to obejmować:
- zmniejszenie rozdzielczości obrazu lub filmu, np. z 4K do 1080p;
- zmniejszenie liczby klatek na sekundę, przez co film wydaje się mniej płynny i zaczyna przypominać animację poklatkową;
- obniżenie jakości pliku audio poprzez zmniejszenie szybkości transmisji bitów lub częstotliwości próbkowania;
- zmiana innych parametrów technicznych, takich jak kolory czy kodowanie.
Jeśli chcesz skompresować film, możesz to zrobić na kilka sposobów:
- korzystając z wbudowanego oprogramowania, takiego jak QuickTime, jeśli używasz komputera Mac;
- za pomocą narzędzi oferowanych przez innych dostawców, takich jak VLC Media Player;
- umieszczając pliki lub filmy w folderze .zip, co może być pomocne przy wysyłaniu zbiorów plików.
Uwaga: Jeśli do zmniejszenia rozmiaru pliku używasz kompresji, film będzie miał niższą jakość.
Jeśli jakość filmu jest dla Ciebie ważna, rozważ skorzystanie z udostępnienia łącza do pliku przechowywanego w chmurze lub narzędzia do transferu plików takiego jak Dropbox Transfer.
Wysyłaj wysokiej jakości duże pliki wideo przez e-mail za pomocą Dropbox
Niezależnie od tego, czy wysyłasz kopię, czy udostępniasz łącze do pliku współpracownikom, Dropbox spełni wszystkie Twoje potrzeby w dziedzinie wysyłania długich filmów pocztą elektroniczną.
Aby rozpocząć, udostępnij łącze do pamięci masowej w chmurze lub przejdź do Dropbox Transfer i zacznij dodawać pliki wideo.
