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作業の集中を乱す要素がかつてないほど多くなった今、私たちには個人的にも仕事上でも作業効率を高めるツールが必要です。しかし、まさにその機能を謳っているアプリが数多くあり、最適なアプリ探し自体が作業の集中を乱す要素となっています。
このような状況を整理し、日々の生産性を最大限に高めていただけるよう、業界で人気のある作業効率化ツールを厳選し、その主な特長をまとめました。
さらに、可能な場合にはこれらの画期的な生産性向上アプリを Dropbox と組み合わせることで、より優れた機能を実現できることもご紹介します。
時間管理とタスク管理の作業効率向上に最適なアプリ
ワークフローや時間を管理したいときも、集中したいときも、以下のアプリを使えば、仕事もプライベートも同様に作業効率を高めることができます。
あらゆるニーズを満たす生産性向上アプリはほとんどないため、繰り返しタスクの自動化から電子署名のスピードアップまで、さまざまなシナリオの例を用意しました。
これらのアプリの多くは、無料版と、追加機能を備えた有料版が同時に提供されているので、一部の機能が有料であることにご注意ください。
1. Zapier
対応プラットフォーム：ウェブ アプリ、ブラウザ拡張機能
用途：クロスプラットフォームのオートメーション
ここでご紹介するものは、ほとんどが iPhone 用、Android 用、デスクトップ用の無料の生産性向上アプリですが、Zapier にはウェブ アプリと Chrome の拡張機能しかありません。
Zapier は実際にはアプリではなく、普段使用しているアプリの間で情報を移動するためのオートメーション プラットフォームです。Zapier を使用して、時間を節約し、面倒なタスクを減らし、最も重要な仕事に集中することができます。Zapier の自動化されたワークフローは「Zap」と呼ばれ、ゼロから Zap を作成することも、あらかじめ用意されているテンプレートのライブラリから選択することも可能です。コードの記述は不要です。
Zapier のオートメーションで Dropbox をさらに強化
Zapier はオートメーション ツールとして優れているだけではなく、Dropbox と組み合わせることで、クラウド ストレージを数千もの主要なアプリと連携させ、生産性を向上させることができます。ここでは、いくつかのアイデアをご紹介します。
- 新しいメール添付ファイルを Dropbox に保存する
- Dropbox に保存した動画をそのまま YouTube にアップロードする
- Dropbox にアップロードするたびに Google スプレッドシートに新しい行を追加する
- 受信メールをファイルとして Dropbox にバックアップする
2. Trello
対応プラットフォーム：iOS、Android、ウェブ アプリ
用途：タスク管理
Trello では、楽しく、柔軟かつ効果的にプロジェクトを整理し、優先順位を設定できるので、仕事をシンプルにわかりやすく管理できます。Trello の直感的なボード、リスト、カードを使えば、アイデアの整理や進行状況の追跡が簡単にできるようになります。
たとえば、マーケティング チームが Trello でエディトリアル カレンダーを管理しているとします。チームは、「アイデア」「執筆」「編集」「発行」のように、ステップごとにリストを作成し、記事ごとにカードを追加していくことができます。カードにはチーム メンバーを割り当て、プロセスの各ステップの期日を設定し、Dropbox ファイルや Dropbox Paper ファイルも添付できます。すべての情報を 1 か所で整理できるので、作業を進める際に際限なく続くメールのやり取りから情報を探す必要はありません。
もちろん、これはメリットのほんの一部にすぎません。Trello は柔軟性に優れているため、どんなチームでも利用できます。さらに、150 以上の人気のあるアプリやサービスと連携し、Power-Up とオートメーション機能を備えた Trello は、あらゆるチームの作業効率を向上するための便利なハブとなります。
Dropbox で Trello をさらに活用
クラウド ストレージでファイルを確認しながら、関連する Trello の更新情報も見られたら便利だと思いませんか？Dropbox アカウントを Trello と連携すると、次のようなことが可能になります。
- Dropbox から直接 Trello カードにファイルやフォルダを添付する
- Trello から離れることなく、添付された Dropbox ファイルをプレビューする
- 添付された Dropbox ファイルに関する Trello のアクティビティを、Dropbox に直接反映させる
3. Slack
対応プラットフォーム：macOS、Windows、Linux、iOS、Android、ウェブ アプリ、ブラウザ拡張機能
用途：チームのコミュニケーションと共同作業
Slack は生産性向上の決め手として長い間支持され、効率的で生産性の高いチーム コラボレーションを促進するために欠かせないオールインワン ソリューションとして、大手企業から高い評価を得ています。
チームやプロジェクトのチャンネルを作成し、共同作業の促進に特化されたツールを活用できます。またチャンネルを活用すれば、社内のコミュニケーションがスムーズになるだけでなく、クライアント、パートナー、サービス プロバイダなど社外のパートナーとの共同作業も可能になります。
リモート チームの円滑なコミュニケーションを可能にする Slack では、音声通話やビデオ通話、プロジェクトのチャンネル作成、画面の共有、ファイルの送信なども簡単で、1 つの包括的なアプリからすべてを実施できます。
4. Asana
対応プラットフォーム：ブラウザ拡張機能、iOS、Android
用途：包括的なプロジェクト管理
Asana は、膨大な種類の作業管理ツールで生産性を向上させ、トラッキング、コミュニケーション、チーム管理などの機能を強化することで、プロジェクトの立ち上げから完了までの把握をサポートします。
Asana では、企業のチームや部門ごとに異なるグループを作成できます。その後、プロジェクトを作成して、それぞれのプロジェクト内にタスクやサブタスクを追加し、スケジュールや期限を設定することができます。また、タスクやプロジェクトを特定のチームや個人に割り当て、追加情報や指示をタスクにコメントし、他のチーム メンバーをフォロワーとして追加して更新情報を通知することもできます。
仕事の状況を把握することは、生産性を高めることと同じくらい重要です。Asana には進捗を簡単に確認するための追加設定が用意されています。
- マイルストーン - プロジェクトの目標を常に明確に把握できます
- 依存関係 - どのタスクを完了すれば次のタスクを開始できるのかを、全員が把握できます
- タイムライン - プロジェクト全体の進行状況を簡単に確認し分析できます
これは Asana の機能のごく一部ですが、アプリには、プロジェクト管理をスムーズにするための緻密で直感的な機能がたくさんあります。タイム トラッキングから校正、スケジューリング、メモ作成まで、Asana はあらゆる作業をカバーしています。
Dropbox でプロジェクト ファイルと Asana プロジェクト管理を 1 か所に集約
ファイルを検索する時間を短縮できれば、その分プロジェクトの進行に時間を費やすことができます。Asana と Dropbox をリンクすると、Dropbox のファイルを Asana から直接添付して共有できるので、さらに効率がアップします。
5. Dropbox Sign
対応プラットフォーム：ウェブ アプリ、API、iOS、Android
用途：電子署名と契約のワークフローの効率化
ドキュメントを印刷し、署名し、スキャンして次の署名者に送らなければならない時代は終わりました。Dropbox Sign では、ドキュメントにデジタルで署名できるので、時間を大幅に短縮し、プロセスを簡易化できます。すべての署名者が 1 つの職場にいる可能性が低い現代のデジタル作業環境では、特に便利です。
Dropbox Sign は、NDA、賃貸借契約、雇用契約など、あらゆるドキュメントに使用できます。17 種類のファイル形式に対応しているため、署名が必要なものはほぼすべて Dropbox Sign で送ることができます。Dropbox Sign の電子署名は法的拘束力があり、厳重に暗号化されているため、すべてが合法で、個人情報の安全性は確実に守られます。
順番を決めて前の署名者が署名したら次の署名者に送るか、一斉に送るかのどちらかの方法で、署名依頼を一括して送信できます。依頼を受けた相手がログインしてドキュメントを読み、電子署名を追加するだけで、署名して封印されたドキュメントは自動的に返送され、瞬時に配信されます。
新規または既存のテンプレートを活用してプロセスをさらに効率化したり、カスタムのロゴやブランドを追加したりすることも可能です。すべてボタンをクリックするだけで簡単にできます。
Dropbox Sign のチーム管理ツールには、さまざまなグループや個人にアクセス権を付与する、署名者の種別（任意、必須、CC）を設定する、リマインダーを設定してすべての署名が時間どおりに行われるようにするなど、さまざまな機能があります。
6. IFTTT
対応プラットフォーム：Android および iOS デバイスのみ
用途：スマート デバイスを使用したオートメーション
IFTTT は直感的な生産性向上アプリで、ユーザーに代わって作業効率を高めます。
IFTTT は、「If This, Then That」モデルに基づいて自動化された条件関数を確立します。IFTTT の構築済みの「アプレット」を使用すると、ある場所で何かが起こった場合に、別の場所で特定のアクションが実行されます。Zapier に似ていますが、よりシンプルです。
たとえば、YouTube 動画に「いいね！」をするたびに、YouTube の曲が Spotify のプレイリストに自動的に追加されるようにできます。IFTTT をスマート ホーム技術と連携すれば、自宅付近に来たときに暖房を付けるといったことが可能になります。Facebook の写真にタグ付けされるたびに、その写真が Dropbox に保存されるようにすることもできます。
このように作業を自動化できれば、生産性は間違いなく向上し、貴重な時間とリソースをあきらめなくてもタスクを処理できるようになります。
IFTTT は Zapier が対応していない多くのスマート ホーム デバイスやモバイル アプリで動作し、Zapier も IFTTT が対応していないデバイスやアプリを多くカバーしています。Zapier が主にデスクトップとの連携を重視しているのに対し、IFTTT はスマートフォンの機能性に優れており、どちらもそれぞれ便利です。
Dropbox で時間管理と生産性を向上させる方法
Dropbox は生産性向上を後押しするサービスでもあり、プロジェクト管理、ファイル管理、リモートでの共同作業を容易にするツールを備えています。Dropbox を使えば、初期の戦略段階から制作、フィードバックからさらにその先まで、すべてのプロジェクトを 1 つのスペースで行うことができます。
Apple や Microsoft などのデバイスで動作する無料アプリを使用して、データの安全性を確保しつつ、どこからでもアクセス、編集、管理が可能です。Dropbox のさまざまなコミュニケーション ツールや共同作業ツールを活用して、プロジェクト計画や To-do リストの作成、メモの追加、リアルタイムのフィードバックなどを行い、関係者と最新情報を共有することができます。
ここで説明した生産性向上アプリは、すべて Dropbox アカウントと簡単にリンクできるので、ワークフローを本格的に合理化し、可視性と効率を向上し、ひいては職場の生産性を高めることができます。
