Probabilmente è una situazione familiare: sei nel bel mezzo di una settimana impegnativa e ti stai sforzando di portare a termine un progetto per cui il team creativo ha esportato il video edit finale. Non ti resta che allegare il file a un’email per i clienti e inviarlo. Qualcosa, però, va storto: il file è troppo grande.
Sebbene molti di noi utilizzino l’email ogni giorno per lavoro, non sempre dobbiamo inviare file video di grandi dimensioni: scoprire che non è possibile, perciò, è sempre una sorpresa spiacevole.
Cosa fare quando un file viene considerato “troppo grande” per l’email?
In questa guida, spieghiamo perché le email impongono limiti per le dimensioni dei file e analizziamo tre metodi per inviare un file video di grandi dimensioni via email, compreso l’uso di strumenti di trasferimento dei file come Dropbox Transfer.
Tuttavia, prima di approfondire l’argomento, poniamoci la domanda più scottante: è possibile?
È possibile inviare file video di grandi dimensioni tramite email?
Condivisione su spazio di archiviazione cloud
Riepilogo breve
- Consente di condividere un link a un file video nel proprio spazio di archiviazione cloud
- Consente agli utenti di trasmettere in streaming i formati video supportati online senza doverli scaricare
- Consente di impostare autorizzazioni di sola visualizzazione o modifica per il controllo degli accessi
- Se viene concesso l’accesso in “modifica”, gli utenti possono sostituire il file con una versione aggiornata, ma non modificarlo direttamente
Quando usarlo
- Quando si collabora con altri
- Quando si vuole condividere un file video su cui si sta ancora lavorando e che sarà oggetto di ulteriori aggiornamenti
Invio tramite uno strumento di trasferimento file
Riepilogo breve
- Condivisione di un link a una copia scaricabile del file
- Impostazione di autorizzazioni di accesso e di una scadenza del link per una maggiore sicurezza
- Pagine di download con branding personalizzato per fare subito un’ottima impressione
Quando usarlo
- Quando si consegnano le esportazioni di video finiti e le versioni finali dei file
- Quando si desidera inviare file video e non si vuole che il destinatario guardi la propria versione nello spazio di archiviazione cloud
Allegato come file compresso
Riepilogo breve
- Compressione del video in dimensioni minori, riducendo in tal modo la qualità delle immagini
Quando usarlo
- Se è necessario utilizzare un allegato di posta elettronica
- Gli strumenti di condivisione dello spazio di archiviazione cloud e di trasferimento file offrono un maggiore controllo e consentono di avere dimensioni maggiori dei file video
Limitazioni per gli allegati email
Prima di analizzare le soluzioni, vale la pena di capire perché allegare un file direttamente a un’email spesso non funziona.
Dimensioni del file
Come abbiamo già detto, i limiti di dimensione dei file sono uno dei principali svantaggi che si riscontrano quando si allegano file video a un’email.
I limiti esatti dei file variano, ma nella maggior parte dei casi rientrano tra i 10 e i 25 MB. Vediamo, ad esempio, i limiti di dimensione dei file allegati per alcune delle piattaforme email più diffuse:
- Gmail: 25 MB
- Microsoft Outlook: 20 MB
- iCloud Mail: 20 MB
- ProtonMail: 25 MB
- AOL Mail: 25 MB
- Yahoo! Mail: 25 MB
- GMX: 50 MB
Sebbene queste piattaforme consentano la condivisione di documenti, fogli di calcolo o altri formati di file di piccole dimensioni, le immagini e i video ad alta risoluzione superano facilmente le dimensioni consentite.
Sicurezza
Tuttavia, la comodità di condividere video di dimensioni maggiori non è l’unico aspetto da tenere in considerazione. Allegare file video ai messaggi email comporta anche rischi per la sicurezza.
Per chiarire questo punto, vediamo un esempio. Immagina di avere una valigetta contenente tutti i file video che desideri inviare. Allegare questi file a un’email equivale a lanciarli oltre un muro dietro il quale si trova il destinatario.
Subito dopo averla lanciata, la valigetta non è più sotto il tuo controllo e questo anche quando ti rendi conto di aver inviato i video sbagliati o di averli spediti alla persona sbagliata.
Ora, immagina la stessa situazione, con la differenza che lasci la valigetta in un armadietto remoto e protetto da PIN. Non solo il destinatario può accedere all’armadietto e aprirlo con i dati che gli hai fornito, ma puoi anche modificare da remoto il codice di accesso o cambiare completamente il destinatario.
Si tratta di un esempio semplice, ma aiuta a spiegare esattamente perché allegare file nelle email può portare a spiacevoli rischi per la sicurezza quando si commettono involontariamente errori. L’utilizzo di strumenti esterni offre un ulteriore livello di sicurezza e controllo, garantendo la massima serenità quando condividi il tuo lavoro.
Controllo sull’accesso e sulla versione
È capitato a tutti di essersi accorti della presenza di un errore nel file video allegato a un’email dopo aver premuto Invia.
Con la condivisione dei file basata su cloud, puoi semplicemente aggiornare il file condiviso senza dover inviare una seconda email. Allo stesso modo, le moderne soluzioni di condivisione offrono un controllo molto maggiore su chi può accedere ai video e su cosa può farne.
Quindi, nel caso tu voglia condividere l’ultima versione con il team assicurandoti che i gestori dell’account la possano vedere, ma che solo i tuoi colleghi editor possano modificarla, tutto ciò che devi fare è impostare i permessi di accesso per ciascun destinatario.
Naturalmente, se stai cercando strumenti di controllo delle versioni e feedback avanzati, una piattaforma di feedback su video creata appositamente, come Dropbox Replay, potrebbe essere la soluzione ideale per le tue esigenze. Per i documenti e altri tipi di file, gli strumenti di collaborazione sui contenuti disponibili in Dropbox rendono semplice fornire e implementare il feedback.
Come inviare file video di grandi dimensioni tramite email
Con la varietà di opzioni disponibili, inviare un file video di grandi dimensioni tramite email è un’operazione semplice.
In questa parte della guida illustriamo tre metodi, tutti validi a seconda di quale sia il tuo obiettivo. Questi sono:
- Condivisione su spazio di archiviazione cloud tramite un link ai file video sul tuo spazio di archiviazione cloud Dropbox o equivalente.
- Invio di una copia separata e scaricabile usando uno strumento di trasferimento di file video di grandi dimensioni come Dropbox Transfer.
- Allegato di un file compresso, sacrificando la qualità, nel caso in cui la condivisione di un link non sia possibile.
Invio di una copia tramite uno strumento per il trasferimento di file di grandi dimensioni
Se non ti servono tutte le funzionalità offerte dallo spazio di archiviazione cloud, ma devi comunque inviare le risorse finali, gli strumenti per il trasferimento di file di grandi dimensioni, come Dropbox Transfer, sono la piattaforma ideale per l’invio di video lunghi.
Basta trascinare i file fino a 250 GB nella finestra di caricamento in Dropbox Transfer, selezionare le opzioni ed effettuare la condivisione inviando un’email con il link direttamente da Transfer o copiando manualmente il link in una normale email. Il destinatario potrà quindi scaricare una copia dei file video dal link ricevuto.
Con Dropbox Transfer hai il controllo completo dei tuoi file video. Inoltre, ti offre la possibilità di:
- Invia copie per evitare modifiche indesiderate
- Controlla gli accessi tramite la protezione con password
- Impostare date di scadenza dei link per sollecitare i destinatari a scaricare i file
- Ricevi la conferma che i destinatari hanno ricevuto i file con le notifiche di download
Nota. I destinatari devono scaricare il file prima di visualizzarlo: Dropbox Transfer non fornisce un’anteprima video nel browser.
Perché aspettare che il cliente guardi il video per suscitare una prima impressione? Con Dropbox Transfer, puoi personalizzare la pagina del download aggiungendo un’immagine sullo sfondo e un logo a tua scelta.
Allegato come file compresso
Laddove possibile, la soluzione migliore per inviare file video è quella basata su un link, come le due soluzioni sopra descritte. In questo modo, non perderai la qualità.
Potrebbero tuttavia verificarsi situazioni in cui non è possibile utilizzare un link per condividere il video. In questi casi, puoi prendere in considerazione la compressione per ridurre le dimensioni del file video e rispettare i limiti imposti dal tuo client email.
La compressione video è di fatto il processo tramite cui si eliminano o si rimpiccioliscono gli elementi per ridurre le dimensioni complessive del file. Questo processo potrebbe includere:
- la riduzione della risoluzione dell’immagine o del video, ad esempio, da 4K a 1080p
- la riduzione della frequenza dei fotogrammi del video, che porta il video ad apparire più frammentato e meno fluido
- la riduzione della qualità di un file audio diminuendo la velocità in bit o la frequenza di campionamento
- la modifica di altri fattori tecnici, come i colori o la codifica
Se si desidera comprimere un video, esistono vari modi per farlo:
- ricorrendo a un software integrato come QuickTime, se si utilizza un Mac
- con strumenti di terze parti come VLC Media Player
- inviando i file o i video in una cartella zippata, il che può essere d’aiuto quando si inviano una serie di file
Va tenuto a mente, tuttavia, che comprimendo i file per ridurne la dimensione, si riduce la qualità dei video.
Se per te la qualità dei video è un elemento importante, valuta la possibilità di utilizzare la condivisione di un link allo spazio di archiviazione cloud o uno strumento di trasferimento dei file come Dropbox Transfer.
Invio tramite email di video di grandi dimensioni ad alta qualità con Dropbox
Quando è necessario inviare video lunghi tramite email, Dropbox soddisfa tutte le esigenze, sia che si tratti dell’invio di una copia o di un link per la collaborazione.
Per iniziare, condividi un link dal tuo spazio di archiviazione cloud o passa a Dropbox Transfer e inizia ad aggiungere file video.
