Kontrakter, skatter, kontoudtog, filer, mapper, videoer og meget mere. Fysisk eller digitalt er styring af dit papirarbejde og aktiver en væsentlig del af at drive din egen virksomhed.
Cloudlagerløsninger har gjort det meget nemmere at opbevare alt på ét sikkert og trygt sted – alt sammen uden at det fylder på dit kontor. Lagring af alt i skyen betyder også, at du kan få adgang til det fra flere enheder – hvor som helst og når som helst. Lagring og organisering af dine filer er dog ikke det samme.
Hvis du er freelancer eller soloprenør, kan et godt digitalt filhåndteringssystem spare dig betydelig tid og kræfter. Det er tid, du kan bruge på at arbejde på dit håndværk eller på at udvikle din virksomhed.
I denne vejledning forklarer vi, hvordan du organiserer digitale filer på den mest effektive måde. Men lad os først se på, hvorfor vi skal administrere vores digitale filer i første omgang.
Hvorfor er digital filorganisering vigtig?
Du skal være fleksibel og klar til at reagere for at holde din lille virksomhed kørende. Hvis du har planlagt en kundes drømmebryllup, men de i sidste øjeblik mister deres bordplan, skal du kunne finde den hurtigt. Har du arbejdet uden pauser på videooptagelser hele dagen med forskellige interessenter, og nu skal du redigere dem? At vide, hvilket klip der tilhører hvilket projekt, vil lette videoredigeringsprocessen betydeligt.
At tage sig tid til at administrere dine filer og organisere dem kan gøre en stor forskel for dig og dine kunder.
Hvor lang tid tager det at organisere mine digitale filer?
Den tid, det tager dig at sortere dine digitale filer, afhænger af, hvor meget du skal organisere. Hvis det kun er et par projekter (eller hvis du lige er begyndt), tager det en eftermiddag. Hvis det er mange måneders eller års filer, mapper og aktiver, skal du bruge et par dage på at få orden i det. Eller du kan fordele det ud over en uge.
Ja, organisering af digitale filer lyder som en stor indsats. Men det er det værd at skabe den eneste kilde til sandhed, du kan stole på. Forestil dig, hvor meget lettere det vil være at henvise tilbage til gamle kreative projekter, hvis de har klare navne, med alle aktiver gemt i én mappe. Endnu bedre, se frem til den undervurderede glæde ved at dele din fuldt organiserede "Skatteangivelse 2024/25"-mappe med din revisor. Så læn dig tilbage og lad dem klare resten.
Tænk på det som at administrere din e-mail-indbakke: Det er svært i starten, men at få det gjort vil hjælpe dig med at kunne finde tingene hurtigere og mere effektivt.
Sådan organiseres digitale filer
Der er mange måder at organisere dine digitale filer på, men du skal finde et system, der fungerer for dig. Der er ingen mening i at få et virkelig klart organisationssystem på plads, hvis det bremser dig eller gør det sværere for dig at finde filer, når du har brug for dem.
Vi samlet vores top 10 tips til filhåndtering, så du kan komme godt i gang:
- Vælg ét sted at gemme filer og mapper
- Slet eller arkivér duplikerede filer
- Opret mapper og undermapper med et nemt forståeligt hierarki
- Vær forståelig og specifik
- Overhold dine filnavngivningsmetoder
- Arkivér løbende
- Opbevar dine vigtigste dokumenter sikkert
- Lav digitale kopier af fysiske dokumenter
- Vær ikke bange for at slette ubrugte filer
- Tag regelmæssigt sikkerhedskopier af dine filer... og din computer
1. Vælg ét sted at gemme filer og mapper
Som soloiværksætter er din computer sandsynligvis allerede centrum for alt, hvad der er relateret til din virksomhed. Det gør det til et naturligt sted at opbevare alle dine filer, mapper og aktiver. Det eneste problem er, hvad der sker, hvis din computer går i stykker, bliver stjålet eller går tabt? Pludselig er alle dine omhyggeligt organiserede filer og mapper væk. Av.
Cloudlager er en sikker, pålidelig måde at opbevarr alle dine aktiver. Da det betyder, at dine filer og mapper gemmes online i skyen, behøver du aldrig at bekymre dig over, om din hardware svigter dig. Du kan også få adgang til alle dine filer på enhver enhed, hvor som helst du har brug for dem. Så hvis det værste sker, og din gamle, trofaste bærbare computer endelig giver op, kan du logge ind på en anden enhed og hurtigt komme i gang igen.
2. Slet eller arkiver dubletfiler
Det er ganske enkelt. Administration af duplikatfiler duplikerer dit arbejde. Før du begynder at arkivere, skal du slette dubletter. Du kan også lægge dem til side i en arkivmappe, hvis du er usikker på, om du får brug for dem igen.
Hvis du beslutter dig for at beholde dem, giver Dropbox dig mulighed for at gemme filer online og indstille dem som kun online. Det betyder, at de stadig er sikre i skyen, når du har brug for dem, men de optager ikke værdifuld plads på din enhed. Der er ingen grund til at gemme hele din portefølje på din pålidelige Mac eller Windows-pc. Du skal blot gemme det i skyen og få adgang til dit arbejde, når du har brug for at dele dit arbejde med kunder!
3. Opret mapper og undermapper med et klart hierarki
Du har ikke tid til at søge gennem mapper på mapper for at finde den rigtige "Campaign_Asset_016.jpg". Opret en mappestruktur, der er nem at forstå og navigere i, og gem derefter relaterede filer, dokumenter og aktiver sammen, uanset deres filtype. For at gøre dette skal du oprette et klart mappe- og undermappehierarki.
Det er god praksis at strukturere dit mappehierarki:
Efter navn
Kunder > Kundenavn > Kreativ > Efterår 2022 > Indendørslivet > Indendørscamping_ FB_1080x1080.jpg
Efter projekt
Alle projekter > Kreative kampagner > Facebook-annoncer > Indendørslivet > Indendørscamping_ 1080x1080.jpg
eller Efter dato
2022 >. september > Kreativ > Kundenavn > Indendørslivet > Indendørscamping_ FB_1080x1080.jpg
Uanset hvad du vælger, skal du huske at undgå at overfylde mapper med filer. I stedet skal du bruge undermapper. Dette vil gøre det meget nemmere for dig eller dine samarbejdspartnere at finde de filer, du har brug for.
4. Vær klar og specifik
Fil- og mappenavne skal være nemt forståelige. Hvis du er fotograf og arbejder i højsæsonen for bryllupper, vil der være uger, hvor du har tre eller fire bryllupper. Vær ærlig – du har ikke tid til at omdøbe hvert billede, når du uploader dem. Men du kan sortere dem i mapper med detaljer som dato, stednavn og måske fornavne på det lykkelige par. Tak dig selv senere.
At være klar og specifik med din filhåndtering er endnu vigtigere, når du deler filer og mapper. I runde 4 har kunden ikke tid til at få forhåndsvist hver eneste af de 30 kampagneaktiver. De vil bare sikre, at du har handlet på feedback fra JB_marts_22_kampagnebanner.png.
5. Hold dig til dine filnavnekonventioner
Når du har valgt et sæt navnekonventioner for dine filer og mapper, skal du holde dig til dem. Uanset om du arbejder alene eller samarbejder med andre, gør det at være konsekvent alles liv lettere.
Som en ekstra bonus gør nemt forståelig navngivning af dine filer og mapper det meget, meget nemmere at finde dem ved at søge efter deres navn.
6. Filer altid undervejs
Det er nemt at ende med en pukkel af filer, der skal arkiveres. Vær ikke den person. Sørg i stedet for at arkivere løbende, eller opret aktiver i den mappe, de hører til i. Hvis du fejlagtigt gemmer en fil i den forkerte mappe, gør nemt forståelige navngivningsmetoder det også nemt at sortere. Ingen skade sket.
7. Opbevar dine vigtigste dokumenter sikkert
Adgangskodebeskyttelse af filer er en almindelig måde at beskytte vigtige dokumenter på. Nogle cloudlager-løsninger giver dig endda mulighed for at give og fjerne adgang til dokumenter med et par enkle klik. Begge er smarte cybersikkerhedsstrategier, som kan indføres for at beskytte dit arbejde.
Nogle gange har filer brug for et ekstra lag af sikkerhed, ud over selv adgangskoder. Det kan skyldes, at de indeholder følsomme oplysninger, såsom dine kunders personlige data. Det kan være, fordi du arbejder på en helt ny prototype, som dine konkurrenter ville elske at få fingrene i. Eller måske er det slet ikke arbejdsrelateret. Måske har du bare brug for et sikkert sted, hvor du kan gemme dine forældres vigtige papirarbejde for dem.
Dropbox hjælper dig med at gemme, organisere og sikre dine mest følsomme oplysninger i skyen. Dropbox beskytter de filer, mapper og data, der er gemt på din konto takket være et væld af sikkerhedsfunktioner, herunder:
- Totrinsbekræftelse
- avanceret fildeling og tilladelser
- sikker 256-bit AES og SSL/TLS krypteringsteknologi
- Gendannelse af filer og mapper
…og meget mere.
8. Lav digitale kopier af fysiske dokumenter
Selvom din virksomhed næsten udelukkende er baseret online, har du alligevel fysiske dokumenter og aktiver. Men der er ingen grund til at holde disse adskilt, når du administrerer dine filer. I stedet kan du digitalisere dem og arkivere dem, ligesom du ville gøre med enhver anden digital fil.
En måde at gøre dette på er ved at bruge en dokumentscanner til at scanne kvitteringer, id'er, fotos og mere direkte til din telefon. Om et øjeblik vil de også være klar til at arkivere. Og hvis dit skylager har indbygget optisk tegngenkendelse (OCR), kan du konvertere disse scannede billeder til PDF-filer, der kan søges i tekst.
Prøver du forgæves du at finde den kontrakt, du har glemt at arkivere, men du kan kun huske underskriverens navn? Intet problem – bare søg i dit lager efter navnet på underskriveren, og OCR vil hurtigt identificere den irriterende PDF-kontrakt, den er nævnt i.
9. Vær ikke bange for at slippe af med ubrugte filer
Sletning og arkivering af dine gamle filer er ikke kun noget, der gøres én gang. Hvis du vil administrere dine digitale filer effektivt, skal du foretage en hurtig gennemgang en gang imellem. Du kan blive overrasket over, hvor meget af det, du finder, der kan fjernes.
Den bedste måde at gøre dette på er at indstille dig selv en påmindelse. Når dine filer er organiseret, er det en fantastisk måde at spare plads påat afsætte denne tid til at vedligeholde og administrere dine filer – både på din harddisk og i enhver cloud-lagring, du bruger.
10. Sikkerhedskopier regelmæssigt dine filer og din computer
Sidst, men på ingen måde mindst: Opbevar altid sikkerhedskopier af alle dine filer og mapper. Al den filhåndtering og organisering er spildt, hvis dine filer ikke sikkerhedskopieres, bare for en sikkerheds skyld. Hvis du ikke har en sikkerhedskopi og mister eller beskadiger den computer, som din virksomhed er baseret på, har du pludselig et stort problem.
Vi har allerede nævnt, at eksterne harddiske er en god mulighed for at sikkerhedskopiere dine filer. De kan dog lige så nemt gå tabt, blive stjålet eller ødelagt. Og så er du tilbage, hvor du startede. Sikkerhedskopier i skyen er en fantastisk løsning på dette problem – så du kan se dine sikkerhedskopier, når som helst og hvor som helst.
Sikkerhedskopiering af dine filer og mapper til Dropbox betyder, at dit indhold er sikkert og nemt at gendanne, når du har brug for det. Hvis din computer eller harddisk nogensinde går i stykker eller bliver stjålet, kan du nemt få adgang til dine filer og mapper fra dit skylager og gendanne dem til en ny enhed.
Ingen internetforbindelse? Intet problem. Med Dropbox kan du arbejde på filer, mens du er offline, og dine filer og mapper synkroniseres automatisk med alle redigeringer, du har foretaget, når du er online igen.
Find et hjem til alle dine filer
Når det kommer til digital filhåndtering, er det bedste sted at starte at finde den rigtige lagringsløsning. Dropbox har sikker, brugervenlig skylagring, der gør det nemt at holde dine filer og mapper organiseret. Men vi gør mere end blot at opbevare.
Tænk på Dropbox som din centrale, samarbejdsbaserede hub. Dine filer og mapper er beskyttede og tilgængelige fra din computer, telefon eller tablet, når du har brug for dem. At sende dit arbejde til kunder, kunder eller samarbejdspartnere er lige så nemt som at oprette et delt link til en fil eller mappe. Plus, hvis du nogensinde mister adgang til dine filer, vil Dropbox holde dem sikre og organiserede –også selvom du mister din computer, eller den endelig går i stykker.
