デジタル形式のファイルや写真、動画を 1 か所の安全なストレージ スペースにまとめて保存し、整理、利用することは、決して簡単ではありません。膨大な書類を保管する物理的なスペースや書類管理の手間をなくして、ドキュメントを効率よく保存しようとすると、さまざまな課題に直面します。
その結果、デジタル形式の文書管理システムは、ドキュメント スキャン ツールやドキュメント保管機能を備えたクラウド ファイル ストレージ システムへと移行し、オンライン化が進んでいます。オフィスのペーパーレス化や業務でのクラウド利用が広がるにつれ、オンライン文書ストレージは、どこからでも必要なファイルにアクセスするための最適なソリューションになりつつあります。
Dropbox は、デジタル ドキュメントを管理するためのクラウドベースのソフトウェア ソリューションであり、個人でもチームでも活用できるように設計されています。ドキュメントの保存場所として便利なだけでなく、デジタル ファイルの整理や検索、作業の効率化にも役立ちます。
Dropbox をオンライン ドキュメント ストレージとして利用すると、次のようなメリットがあります。
整理されたクラウド ファイル ストレージ システムがあれば、保存したデジタル ファイルにいつどのデバイスからでもアクセスできるので、作業の効率と生産性が向上します。部署やクライアント、プロジェクトごとにチームの共有スペースを作成し、オンライン ドキュメントを管理できます。
チーム スペースを使用すると、管理者がグループを設定して、チーム メンバーが簡単にファイルやフォルダを共有できるようになります。特に、チーム メンバーが定期的にファイルを共有し合う場合に便利です。管理コンソールを使用して権限を設定し、アクセスを制御し、誰が共有フォルダ内の何を見られるかを管理するだけです。
オンライン ファイルまたはオフサイトのドキュメント ストレージとは、アプリやウェブサイトを使用してデジタル ファイルを保存、整理するためのシステムです。オンライン ドキュメント ストレージなら、必要なファイルにいつでもどこからでもアクセスできます。
デジタル形式のファイルを保存する方法はさまざまですが、最もシンプルで安全なのは、クラウド テクノロジーを利用する方法です。Dropbox のようなクラウド ストレージ プロバイダは、ファイルを安全に保管するだけでなく、保管しているファイルのシンプルな編集、共有、共同作業を実現します。
ドキュメントや記録の管理にクラウド ストレージを利用するメリットは多数あります。
1 つ目は、紙の書類での作業にかかる手間や、自宅、オフィスのファイル キャビネットや収納ボックス、その他収納施設に大量の書類を保管するためのスペースを減らせることです。ペーパーレス化はコストの削減だけでなく、環境保護の責任を果たすことにもつながり、一挙両得です。
2 つ目は、重要なファイルや機密情報がクラウド上の安全なドキュメント ストレージに保管されているという安心感が得られる点です。クラウド ストレージなら、自然災害など不測の事態が発生してもデータが守られます。最後に、共同作業に適した一元的なワークスペースを使用してワークフローを効率化できるという点も、クラウド ストレージ サービスの大きなメリットと言えます。
オフサイトでのドキュメント管理を効率化するには、まず個人やチームがオンライン ドキュメントを使ってどのように作業したいかを考える必要があります。共有や共同作業のニーズを把握することで、それに基づいて Dropbox のフォルダやサブフォルダをカスタマイズし、ドキュメントを整理できます。
Dropbox では、権限の設定や、検索を容易にするためのドキュメントへのタグ付けが可能で、ドキュメントを自動でバックアップして同期するようにシステムを設定することもできます。こうすれば、常に最新のドキュメントにアクセスできます。効率的な電子ファイリング システムを導入することで、デジタル形式のファイルやドキュメントを簡単に管理できます。
詳しくは、ファイル整理に関するアイデアをご覧ください。
