The Digitale спрощує наскрізне шифрування за допомогою Dropbox і заощаджує 30% часу та зусиль.

Передісторія

Якщо вам необхідно вивести на ринок продукт або послугу, які важко описати, The Digitale, німецьке агентство цифрового маркетингу, до ваших послуг. «Щоразу, коли бізнес стикається з такими речами, як довгі подорожі клієнтів, складні характеристики покупців або вузькі цільові аудиторії, цей проєкт ідеально нам підходить», — каже Домінік Коршинек, генеральний директор / керівний партнер The Digitale. Компанія надає такі послуги, як аналітика, бізнес-аналітика, стратегія, створення вмісту, дизайн, UX і оптимізація конверсії. «Наша місія полягає в тому, щоб зробити цифровий маркетинг рушієм бізнесу наших клієнтів. Справа не тільки в тому, щоб знімати смішні відео. Йдеться про досягнення важливих результатів», —додає Коршинек. The Digitale подобається співпрацювати з клієнтами та компаніями, які поділяють її бачення та стимулюють цифровізацію в Європі, як-от Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom і Microsoft.  

Завдання: спростити наскрізне шифрування

Як німецьке агентство, яке також працює з міжнародними компаніями-синіми фішками, The Digitale має захищати конфіденційні дані, задля збереження довіри та дотримання законів Європейського Союзу (ЄС) про конфіденційність. «Для деяких файлів, наприклад тих, що містять дані про потенційні контакти, кадрові документи або різні стратегічні та фінансові файли, необхідно використовувати наскрізне шифрування (E2EE). Із цією технологією лише ви та ваш партнер володієте ключем шифрування, і навіть Dropbox, який зберігає файл, або держава не можуть отримати доступ до цих даних», — пояснює Пітер Білц-Вольгемут, головний операційний директор / керівний партнер The Digitale.

Спочатку The Digitale використовував Boxcryptor, службу послуги E2EE, якою було важко користуватися. «Нам довелося спеціально навчати наших співробітників шифруванню файлів, — зізнався Білз-Вольгемут. — І якщо програмне забезпечення використовували неналежним чином, лише той, хто зашифрував файл, міг його розшифрувати, тому, якби цей співробітник залишив компанію, файл став би недоступним. Інколи файли також повністю виходили з ладу. Зрештою, технологія була чудовою, але користуватись нею було неможливо».

The Digitale використовує Dropbox для надання спільного доступу до файлів із самого початку. «Ми працюємо з фрілансерами та іншими партнерами, і нам потрібне програмне забезпечення для спрощення співпраці в гібридних командах. Коли ми починали, Dropbox був, безумовно, найкращим рішенням для цього, — згадує Білц-Вольгемут. — Отже, коли Dropbox придбала технологію Boxcryptor і запровадила наскрізне шифрування на своїй платформі, ми скористалися шансом стати одними з перших». 

Рішення: 2 в 1 — E2EE та надання спільного доступу до файлів у Dropbox 

The Digitale вирішила скористатися послугою наскрізного шифрування Dropbox. Файли, які раніше були зашифровані за допомогою Boxcryptor, тепер перенесені та зашифровані за допомогою Dropbox. Спершу, компанія розшифрувала файли застарілим програмним забезпеченням. Далі, команда перемістила файли, зберігаючи структуру папки, і налаштувала права доступу.

Після перенесення The Digitale шифрує файли, вкладені папки чи навіть цілі папки одним натиском. Отже, компанія може зберігати всі свої файли, від маркетингового вмісту до макетів вебсайтів і потенційних клієнтів, в одній екосистемі. Потім The Digitale використовує Dropbox Transfer щоб поділитися файлом зі своєю глобальною партнерською мережею або своїми клієнтами, деякі з яких не мають власних обліковок Dropbox. The Digitale також може встановлювати дати закінчення терміну дії посилань і бачити, коли користувачі відкривали або завантажували файли.

Нарешті The Digitale зробила шифрування доступним для більшої кількості співробітників. «Раніше нам доводилось обмежувати кількість місць через додаткові витрати, — пояснює Білц-Вольгемут. — Тепер це взагалі не питання. Оскільки 100% наших співробітників уже використовують Dropbox, вони також можуть використовувати й шифрування».

Результати: шифрування файлів без зайвих клопотів 

Сьогодні The Digitale шифрує файли в Dropbox замість того, щоб жонглювати двома послугами. «Процес став уп’ятеро стабільніше, і ми витрачаємо приблизно на 30% менше часу на керування шифруванням і дешифруванням», — каже Білц-Вольгемут Це дає змогу персоналу The Digitale зосередитися на якісному виконанні завдань для клієнтів. «Ми зосереджені на тому, щоб виконати роботу для наших клієнтів, працювати з ними над стратегіями, створювати вміст і досягати чудових результатів. Решта має просто працювати, а не забирати наш час. Ця функція кардинально змінила для нас правила гри, одним махом покращивши безпеку та зручність використання», — додав Білц-Вольгемут.

Це дало змогу The Digitale спростити підхід до навчання та адаптації співробітників. «Раніше ми присвячували близько години навчанню нового співробітника попередньому рішенню E2EE. Тепер це лише п’ятихвилинна розмова про те, де розміщуються речі, та чому вони організовані в такий спосіб», — каже Білц-Вольгемут.

Керівництво The Digitale, яке регулярно має справу з конфіденційними даними, тепер може насолоджуватися безперешкодним обміном файлами. Це також спростило процес для її податкових консультантів. «Раніше наша податкова компанія повинна була встановлювати шифрувальне програмне забезпечення на свої комп’ютери, щоб працювати з нами. Тепер вони можуть отримати доступ до Dropbox із браузера», — каже Білц-Вольгемут.

Зрештою, міграція принесла The Digitale більше безпеки. Завдяки простішому шифруванню, співробітники мають змогу зберігати більше файлів. «Тепер, коли шифрувати дані легко, шифрується вдвічі більше файлів», —каже Білц-Вольгемут. Оскільки Dropbox відповідає нормам ЄС і Німеччини, The Digitale тепер також може легше довести, що він відповідає стандартам ISO та іншим сертифікатам. Це полегшує роботу з постачальниками кіберстрахування та високопоставленими партнерами чи клієнтами.

Сьогодні The Digitale шукає нові, ще простіші способи надавати спільний доступ до файлів. Для початку компанія розглядає такі сервісні послуги, як Dropbox Sign, щоб інтегрувати електронні підписи в одну екосистему. «Дуже важливо мати надійний, зручний і швидкий спосіб надання спільного доступу до файлів, особливо для компаній з великим обсягом контенту, як наша», — підсумовує Більц-Вольгемут. Для тих, хто все ще досліджує рішення надання спільного доступу до файлів, ось порада Білца-Вольгемута: проведіть дослідження та інвестуйте в безпеку та можливості наскрізного шифрування. «Що краще працює наше програмне забезпечення, сховище або рішення для спільного використання, то більше часу ми можемо зосередитися на діяльності, яка приносить дохід», — додає він.