The Digitale förenklar kryptering från slutpunkt till slutpunkt med Dropbox och sparar 30 % av tiden och arbetet

Bakgrund

The Digitale är en tyskbaserad digital marknadsföringsbyrå som kan hjälpa dig om du behöver marknadsföra en produkt eller tjänst som är svår att förklara. ”När ett företag till exempel har långa kundresor, komplicerade köparpersonor eller snäva målgrupper är det ett perfekt projekt för oss”, säger Dominique Korschinek, VD (verkställande direktör) och delägare på The Digitale. Företaget erbjuder tjänster som analys, omvärldsbevakning, strategi, innehållsskapande, design, UX och konverteringsoptimering. ”Vår uppgift är att driva kundernas verksamhet med hjälp av digital marknadsföring. Det handlar inte bara om att skapa roliga videor. Det handlar om att leverera resultat som räknas”, säger Korschinek. The Digitale arbetar gärna med kunder och företag som delar deras vision och som driver digitaliseringen i Europa framåt, till exempel Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom och Microsoft.  

Utmaning: Förenkla kryptering från slutpunkt till slutpunkt

Eftersom The Digitale är en tysk byrå som också arbetar med internationella, ledande storföretag måste de skydda känsliga data och upprätthålla förtroende och efterlevnad av EU:s sekretesslagar. ”Vi måste använda kryptering från slutpunkt till slutpunkt (E2EE) för filer som till exempel innehåller leaddata, personaldokument eller olika strategiska och finansiella filer. Med denna teknik är det bara du och din partner som äger krypteringsnyckeln. Inte ens Dropbox, som lagrar filerna, eller myndigheterna kommer åt dessa data”, säger Peter Bilz-Wohlgemuth, verksamhetschef och delägare på The Digitale.

Till en början använde The Digitale E2EE-tjänsten Boxcryptor, men den var svår att använda. ”Vi var tvungna att särskilt utbilda vår personal i hur man krypterar filer”, berättar Bilz-Wohlgemuth. ”Och om programvaran inte användes på rätt sätt kunde bara den person som hade krypterat filen dekryptera den, så om den personen lämnade företaget blev filerna oåtkomliga. Filer kraschade ibland också helt. Sammantaget var tekniken toppen – men den var väldigt rörig att använda.”

The Digitale har använt Dropbox för fildelning sedan starten. ”Vi arbetar med frilansare och andra partners, och vi behöver programvara som förenklar samarbetet mellan olika hybridteam. När vi började var Dropbox utan tvekan den bästa lösningen för detta”, säger Bilz-Wohlgemuth. ”Så när Dropbox började med Boxcryptor-tekniken och lanserade kryptering från slutpunkt till slutpunkt på plattformen, tog vi chansen att börja använda det i ett tidigt skede.” 

Lösning: Både E2EE och fildelning i Dropbox 

The Digitale beslutade att använda Dropbox tjänst för kryptering från slutpunkt till slutpunkt. De filer som tidigare hade krypterats med Boxcryptor migrerades till och krypterades med Dropbox. Först dekrypterade företaget filerna med den äldre programvaran. Därefter flyttade teamet filerna – med bibehållen mappstruktur – och konfigurerade åtkomsträttigheterna.

Efter migreringen kan The Digitale nu kryptera filer, undermappar och till och med en hel mapp med ett enda klick. På så sätt kan företaget lagra alla filer i ett enda ekosystem – allt från marknadsföringsmaterial till webbplatsprototyper och leaddata. The Digitale använder sedan Dropbox Transfer för att dela filerna med sitt globala partnernätverk eller sina kunder, av vilka vissa inte har egna Dropbox-konton. The Digitale kan också ställa in utgångsdatum för länkar och se när någon har öppnat eller laddat ner filerna.

Slutligen tillgängliggjorde The Digitale kryptering för fler anställda. ”Tidigare var vi tvungna att begränsa antalet licenser, eftersom det kostade extra”, säger Bilz-Wohlgemuth. ”Nu är det en icke-fråga. Eftersom 100 % av våra anställda redan använder Dropbox kan de också använda krypteringen.”

Resultat: Kryptering av filer utan problem 

Idag krypterar The Digitale filer i Dropbox istället för att trassla med två tjänster. ”Processen är fem gånger smidigare, och vi lägger ungefär 30 % mindre tid på att hantera kryptering och dekryptering”, säger Bilz-Wohlgemuth. Detta gör det möjligt för The Digitales personal att fokusera på att leverera kvalitetsarbete till kunderna. ”Vårt fokus är att göra jobbet åt våra kunder, utarbeta strategier med dem, skapa innehåll och leverera utmärkta resultat. Allt annat ska bara fungera och inte stjäla vår tid. Den här funktionen förändrar allt för oss, eftersom den förbättrar både säkerheten och användarvänligheten”, säger Bilz-Wohlgemuth.

Detta gjorde att The Digitale kunde förenkla tillvägagångssättet för utbildning och onboarding av personal. ”Vi brukade ägna ungefär en timme åt att utbilda en ny anställd i den tidigare E2EE-lösningen. Nu är det istället bara ett samtal på fem minuter om var allt ligger och varför det är organiserat på det sättet”, säger Bilz-Wohlgemuth.

The Digitales ledningsgrupp hanterar känsliga data regelbundet och kan nu dela filer på ett smidigare sätt. Detta har även förenklat processen för företagets skattekonsulter. ”Tidigare behövde vårt skatteföretag installera krypteringsprogramvaran på sina datorer för att kunna arbeta med oss. Nu kan de komma åt Dropbox från en webbläsare”, säger Bilz-Wohlgemuth.

Dessutom har migreringen medfört ökad säkerhet för The Digitale. Tack vare enklare kryptering motiveras personalen att skydda fler filer. ”Nu när det är så här smidigt att kryptera data krypteras dubbelt så många filer”, säger Bilz-Wohlgemuth. Eftersom Dropbox uppfyller EU:s och Tysklands regelverk kan The Digitale också enklare bevisa att de följer ISO-standarder och andra certifieringar. Detta gör det enklare att samarbeta med cyberförsäkringsbolag och prestigefyllda partners eller kunder.

Idag letar The Digitale efter nya sätt att förenkla fildelningen ännu mer. På företaget funderar man först och främst på att skaffa en tjänst som Dropbox Sign för att integrera e-signaturer i samma ekosystem. ”Det är avgörande att ha pålitlig, användarvänlig och snabb fildelning, särskilt för företag som vårt med hög innehållsproduktion”, säger Bilz-Wohlgemuth sammanfattningsvis. Han har även några råd till alla som letar efter en fildelningslösning: läs på ordentligt och investera i funktioner för säkerhet och kryptering från slutpunkt till slutpunkt. ”Ju bättre våra lösningar för programvara, lagring och delning fungerar, desto mer tid kan vi lägga på intäktsgenererande aktiviteter”, säger han.