Jak dzielić się pracą z interesariuszami projektu i uzyskiwać bardziej przejrzyste informacje zwrotne

To zagadka dla twórców. Wkładasz w projekt całe swoje serce i duszę. Jest to przemyślany i starannie wykonany projekt — każdy, najmniejszy szczegół jest idealny, jeśli można tak powiedzieć. A teraz zaczyna się najtrudniejsza część: udostępnianie swojej pracy w celu zebrania przydatnych opinii od klienta lub współpracownika.

Nie da się zaprzeczyć, że niektóre formy informacji zwrotnej są frustrujące. Każdemu z nas zdarzyło się kiedyś, że klient wysłał nam e-mailem listę komentarzy. Albo członek zespołu, który dzieli się swoimi przemyśleniami na Zoomie, zamiast je zapisać. Nawet konstruktywna informacja zwrotna jest trudna do wdrożenia, jeśli nie jest odpowiednio przekazana.

Niezależnie od tego, czy edytujesz film demonstracyjny czy dopracowujesz prezentację sprzedażową, musisz zająć się wszystkimi komentarzami, zanim będziesz kontynuować projekt. Spójny, powtarzalny proces przeglądu znacznie ułatwia pracę wszystkim zaangażowanym, a drobne ulepszenia procedur przyniosą duże korzyści w przyszłości.

W tym przewodniku pokażemy Ci szczegółowo, jak skuteczniej dzielić się swoją pracą z zespołem lub klientami, a także jak otrzymywać lepsze opinie.

Jak dzielić się pracą twórczą z interesariuszami projektu

 

1. Bądź przewidywalny — udostępniaj pliki zawsze w ten sam sposób

Podstawą każdego dobrego procesu jest konsekwencja. Jednak nie zawsze jest to łatwe do osiągnięcia, szczególnie przy udostępnianiu dużych plików z treściami tworzonymi przez użytkowników. Załączniki do wiadomości e-mail mają ograniczenia rozmiaru. A udostępniając dokumenty w formie wydruków, łatwo pominąć coś ważnego. 

Potrzebujesz prostego sposobu udostępniania zasobów kreatywnych — takiego, który działa za każdym razem, niezależnie od formatu lub rozmiaru pliku. W ten sposób nie będziesz musiał ponownie szkolić całego zespołu przy każdym nowym żądaniu. Współpracownicy zawsze będą wiedzieć, gdzie znaleźć najnowszą wersję Twojej pracy. Koniec z gonieniem maruderów lub ponownym udostępnianiem plików — otrzymasz potrzebną opinię bez całego zamieszania.

Jest jeden problem: uciążliwy proces może stwarzać więcej problemów niż rozwiązywać. Nie chcesz przytłaczać się niepotrzebnymi szczegółami. 

Właśnie dlatego maksymalnie uprościliśmy udostępnianie twórczości. Dropbox pozwala udostępniać pliki każdemu. To proste dla Ciebie i Twoich recenzentów. Wyślij cały katalog zdjęć lub duży projekt wideo za pomocą kilku kliknięć. Przesyłaj projekty demonstracyjne natychmiast po każdej aktualizacji. 

Recenzenci mogą nawet dodawać adnotacje do swoich komentarzy bezpośrednio w Dropbox. Dzięki temu cały kontekst — od opinii po historię wersji plików— jest przechowywany w jednym miejscu.

2. Znajdź odpowiedni dla siebie system i trzymaj się go

Każdy nowy proces niesie ze sobą konieczność nauczenia się go. Ale im częściej Ty i Twoi współpracownicy będziecie z niego korzystać, tym łatwiejsze i skuteczniejsze się to stanie. 

Możesz zacząć od dodania kilku zabezpieczeń do procesu przeglądu. Na początku każdego projektu kreatywnego stwórz plan pracy wstecznej i ustal liczbę rund poprawek. Nie bój się prosić o opinię w preferowanej przez siebie formie, bo to Ty dokonujesz zmian. Im bardziej szczegółowo określisz swoje potrzeby, tym bardziej Twoi współpracownicy będą mogli Ci pomóc.

Ostatecznie Ty i interesariusze Twojego projektu macie ten sam cel: stworzenie najlepszej pracy. Jednak dobre intencje giną w tłumaczeniu, jeśli informacja zwrotna nie jest przekazywana w odpowiedni sposób. Dlatego tak ważne jest usprawnienie i standaryzacja procesu przeglądu — a Dropbox może w tym pomóc. 

Możesz dodać datę wygaśnięcia uprawnień do łącza udostępnionego, aby ograniczyć czas na dodawanie komentarzy. Możesz też przyznać niektórym użytkownikom uprawnienia tylko do wyświetlania — będą oni mogli wyświetlać plik i dodawać komentarze, ale nie będą mogli wprowadzać zmian. Najlepsze jest jednak to, że korzystając z funkcji, takich jak Wyślij i śledź, zobaczysz informacje o tym, kto wyświetlił plik, a kto tego nie zrobił. Sprzyja to budowaniu odpowiedzialności w zespole.

Jak uzyskać przydatne informacje zwrotne na temat swojej pracy twórczej

Nikt nie zna Twojej pracy tak dobrze jak Ty sam. Wykorzystaj to na swoją korzyść. Zbierając opinie, dokładnie określ, czego potrzebujesz. Na przykład zapytaj:

• Pisarz lub redaktor do sprawdzenia pod kątem gramatyki 
• Twój dyrektor kreatywny może skomentować ogólny projekt
• Przedstawiciel handlowy, jeśli Twoja praca obejmuje wszystkie niezbędne elementy wymagane przez klienta

Proaktywna postawa pozwoli Ci uniknąć zbędnych komentarzy i uzyskać przydatne opinie, na których najbardziej Ci zależy.

Dawanie wskazówek nie stanowi problemu, ale istnieje jedna poważna pułapka, której należy unikać: niejasne instrukcje. Gdy pytasz recenzentów o opinię, pokaż im dokładnie, czego ma dotyczyć. Dzięki Dropbox możesz dodawać komentarze bezpośrednio w pliku, udostępnić go w celu uzyskania opinii. Gdy recenzenci otworzą plik, od razu zobaczą zostawione przez Ciebie uwagi. Możesz też dodawać komentarze i pytania do konkretnych części obrazu, filmu, pliku projektowego lub dokumentu tekstowego.Dzięki temu członkowie Twojego zespołu będą wiedzieć, do czego powinni się odnieść.

Ciesz się bardziej usprawnionym i prostszym procesem przeglądu dzięki Dropbox

Na świetną twórczość składa się wiele elementów, a recenzje stanowią kluczowy etap. Otrzymanie właściwej informacji zwrotnej może pomóc Ci wznieść się na nowy poziom pracy. 

Z drugiej strony, myląca i niejasna informacja zwrotna może doprowadzić do wstrzymania projektu. Kluczem jest pomoc recenzentom w pomaganiu Tobie. Nie bój się prosić o dokładnie to, czego potrzebujesz. 

Kiedy wszystko inne zawiedzie, staraj się dawać dobry przykład. Narzędzia udostępniania plików i adnotacji w Dropbox pomagają skuteczniej współpracować z osobami zaangażowanymi w projekt, unikać komplikacji i prosić o opinie, gdy ich potrzebujesz.