Firma The Digitale upraszcza kompleksowe szyfrowanie dzięki Dropbox, oszczędzając 30% czasu i wysiłku

Tło

Jeśli chcesz wypromować produkt lub usługę o skomplikowanym opisie, chętnie Ci pomoże The Digitale – niemiecka agencja marketingu cyfrowego. „Zawsze, gdy firma ma długie procesy obsługi klienta, złożone profile kupujących lub wąskie grupy docelowe, brzmi to jak idealny projekt dla nas” – mówi Dominique Korschinek, dyrektor / partner zarządzający w The Digitale. Firma oferuje usługi takie jak analityka, business intelligence, opracowywanie strategii, tworzenie zawartości, projektowanie, UX i optymalizacja konwersji. „Naszą misją jest sprawienie, aby marketing cyfrowy napędzał biznes naszych klientów. Nie chodzi tylko o tworzenie zabawnych filmów. Chodzi o dostarczanie wyników, które się liczą” – dodaje Korschinek. Agencja The Digitale chętnie współpracuje z klientami i firmami, które podzielają jej wizję i napędzają cyfryzację w Europie, takimi jak Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom i Microsoft.  

Wyzwanie: Uproszczenie kompleksowego szyfrowania

Jako niemiecka agencja, która współpracuje również z międzynarodowymi korporacjami, The Digitale musi chronić wrażliwe dane, aby utrzymać zaufanie i zgodność z przepisami Unii Europejskiej (UE) dotyczącymi prywatności. „W przypadku niektórych plików, obejmujących na przykład dane potencjalnych klientów, dokumenty dotyczące kadr lub różne pliki strategiczne i finansowe, musimy stosować kompleksowe szyfrowanie (E2EE). Dzięki tej technologii tylko Ty i Twój partner posiadacie klucz szyfrowania i nawet Dropbox, który przechowuje pliki, ani rząd nie mają dostępu do tych danych” – wyjaśnia Peter Bilz-Wohlgemuth, dyrektor operacyjny / partner zarządzający w The Digitale.

Początkowo firma The Digitale korzystała z usługi E2EE o nazwie Boxcryptor, która była trudna w użyciu. „Musieliśmy specjalnie szkolić nasz personel w zakresie szyfrowania plików”, mówi Bilz-Wohlgemuth. „A jeśli oprogramowanie nie było prawidłowo używane, tylko osoba, która zaszyfrowała plik, mogła go odszyfrować, więc gdyby taki pracownik opuścił naszą firmę, plik stałby się niedostępny. Zdarzało się też, że pliki ulegały całkowitej awarii. Podsumowując, technologia była świetna, ale korzystanie z niej było skomplikowane”.

The Digitale używa Dropbox do udostępniania plików od samego początku. „Współpracujemy z freelancerami oraz innymi partnerami i potrzebujemy oprogramowania, które uprości współpracę w hybrydowych zespołach. Kiedy zaczynaliśmy, Dropbox był zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem w tym zakresie” – wspomina Bilz-Wohlgemuth. „Więc kiedy Dropbox przejął technologię Boxcryptor i wprowadził kompleksowe szyfrowanie na swojej platformie, szybko skorzystaliśmy z okazji, aby zostać jednym z pierwszych użytkowników”. 

Rozwiązanie: 2 w 1 – E2EE i udostępnianie plików w Dropbox 

Firma The Digitale zdecydowała się na korzystanie z usługi kompleksowego szyfrowania w Dropbox. Pliki, które wcześniej były szyfrowane za pomocą technologii Boxcryptor, zostały przeniesione i zaszyfrowane w Dropbox. Najpierw firma odszyfrowała pliki przy użyciu starszego oprogramowania. Następnie zespół przeniósł pliki – zachowując strukturę folderów – i skonfigurował prawa dostępu.

Po migracji firma The Digitale szyfruje pliki, podfoldery, a nawet całe foldery jednym kliknięciem. Dzięki temu firma może przechowywać wszystkie swoje pliki – od treści marketingowych po makiety stron internetowych i dane potencjalnych klientów – w jednym ekosystemie. Firma The Digitale używa funkcji Dropbox Transfer do udostępniania plików swojej globalnej sieci partnerów lub klientom. Niektórzy z nich nie mają własnych kont Dropbox. Firma The Digitale może też ustawiać dokładne daty wygaśnięcia linków i sprawdzać, kiedy pliki zostały otwarte lub pobrane.

Ponadto firma The Digitale udostępniła szyfrowanie większej liczbie pracowników. „Wcześniej musieliśmy ograniczać liczbę stanowisk, bo to wiązało się z dodatkowymi kosztami” – wyjaśnia Bilz-Wohlgemuth. „To nie wymaga zastanowienia. Ponieważ 100% naszych pracowników już korzysta z Dropbox, mogą oni również skorzystać z szyfrowania”.

Efekt: Bezproblemowe szyfrowanie plików 

Obecnie firma The Digitale szyfruje pliki w Dropbox, zamiast żonglować dwiema usługami. „Proces ten przebiega pięć razy sprawniej, a zarządzanie szyfrowaniem i odszyfrowywaniem zajmuje nam o 30% mniej czasu” – mówi Bilz-Wohlgemuth. Dzięki temu pracownicy The Digitale mogą skupić się na dostarczaniu klientom usług najwyższej jakości. „Skupiamy się na realizacji potrzeb naszych klientów, opracowywaniu z nimi strategii, tworzeniu treści i dostarczaniu znakomitych wyników. Wszystko inne powinno po prostu działać i nie zabierać nam czasu. „Ta funkcja to dla nas prawdziwy przełom, który za jednym zamachem poprawia bezpieczeństwo i ułatwia użytkowanie” – dodaje Bilz-Wohlgemuth.

Dzięki temu firma The Digitale uprościła swoje podejście do szkolenia i wdrażania pracowników. „Kiedyś poświęcaliśmy około godziny na przeszkolenie nowego pracownika w zakresie poprzedniego rozwiązania E2EE. Teraz wystarczy pięć minut rozmowy o tym, gdzie wszystko się znajduje i dlaczego jest zorganizowane w ten sposób – mówi Bilz-Wohlgemuth.

Mając regularnie do czynienia z poufnymi danymi, zespół kierowniczy The Digitale może teraz cieszyć się płynniejszym udostępnianiem plików. Uprościło to również proces dla doradców podatkowych. „Wcześniej nasza firma podatkowa musiała instalować oprogramowanie szyfrujące na swoich komputerach, aby móc z nami współpracować. Teraz może uzyskiwać dostęp do Dropbox za pośrednictwem przeglądarki” – mówi Bilz-Wohlgemuth.

Wreszcie, migracja zapewniła firmie The Digitale większe bezpieczeństwo. Prostsze szyfrowanie motywuje personel do zabezpieczania większej liczby plików. „Ponieważ szyfrowanie danych stało się bezproblemowe, liczba szyfrowanych plików wzrosła dwukrotnie” – mówi Bilz-Wohlgemuth. Dropbox spełnia przepisy UE i Niemiec, więc firma The Digitale może teraz łatwiej udowodnić swoją zgodność z normami ISO i innymi certyfikatami. Ułatwia to współpracę z dostawcami ubezpieczeń danych oraz renomowanymi partnerami i klientami.

Firma The Digitale poszukuje obecnie nowych sposobów na dalsze uproszczenie udostępniania plików. Na początek firma rozważa skorzystanie z usług takich jak Dropbox Sign, aby zintegrować ePodpisy w ramach tego samego ekosystemu. „Niezawodne, przyjazne dla użytkownika i szybkie udostępnianie plików ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza dla firm tworzących duże ilości treści, takich jak nasza” – podsumowuje Bilz-Wohlgemuth. Dla tych, którzy wciąż szukają rozwiązań do udostępniania plików, Bilz-Wohlgemuth radzi: starannie się przygotuj i zainwestuj w bezpieczeństwo oraz kompleksowe funkcje szyfrowania. „Im lepiej działa nasze oprogramowanie, przechowywanie plików i rozwiązania do udostępniania, tym więcej czasu możemy poświęcić na działania generujące przychody” – dodaje.