Mer fleksible arbeidsmuligheter – inkludert hybrid- og Virtual First-team – er kommet for å bli. I følge en studie fra PwC ønsker 83 % av de ansatte å jobbe eksternt i minst én dag i uken siden pandemien.
Etter hvert som flere bedrifter beveger seg mot fjernarbeid, blir kommunikasjons- og samarbeidsteknologier avgjørende. Videomøter er nå en vanlig metode for å holde eksterne team tilkoblet og engasjert.
Likevel kan videomøter være kaotiske – for ikke å snakke om utmattende når de brukes i overdreven grad. Langsomme Internett-forbindelser, overlappende samtaler og generell mangel på produktivitet, er bare noen problemer som fjernarbeidere møter på videomøter.
Faktisk indikerte en Atlassian-studie at møter er ineffektive 72 % av tiden. 80 % av respondentene i Atlassians undersøkelse ga til og med uttrykk for at de ville være mer produktive hvis de brukte mindre tid på møter. Spesielt når de er uproduktive, eller resulterer i at noen foreslår et oppfølgingsmøte. Ingen ønsker et møte om å sette opp flere møter.
Så hvordan kan du utnytte fordelene med virtuelle møter, uten å ofre produktivitet, teamengasjement og tilkobling? Gå inn: Asynkrone (“asynkrone”) møter.
La oss starte med det grunnleggende... hva mener vi med 'asynkron'?
Asynkron kommunikasjon oppstår når én person (eller gruppe) gir informasjon, og det er en tidsforsinkelse før mottakerne gir sitt svar.
Et klassisk eksempel på asynkron kommunikasjon er e-post – meldinger krever ikke et øyeblikkelig svar, og det er hull eller forsinkelser i utvekslingene.
Enkelt sagt, et asynkront møte skjer ikke i sanntid. Det vil til en viss grad være organisert og planlagt, men vil ikke kreve en tidsplan. Kommunikasjon kan være enveis, for eksempel en forhåndsinnspilt treningsvideo, eller mer interaksjonell som videomeldinger på forespørsel.
Asynkrone videomøter blir ikke direktestrømmet – i stedet blir de tatt opp slik at de kan ses og gjennomgås senere.
Hva er forskjellen mellom asynkrone og synkrone møter?
Så, du lurer kanskje på hva som gjør asynkrone møter annerledes. Vel, hvis du har jobbet eksternt en stund nå, er det sannsynlig at de fleste møtene dine har vært synkrone. Dette betyr at de er live og krever at deltakerne er aktive samtidig.
I likhet med asynkroniserte møter lar synkroniseringsmøter deg kommunisere med kolleger og klienter selv når plassering er et problem. Synkroniserte møter må imidlertid planlegges, og en protokoll fra møtet kan eller vil kanskje ikke bli utferdiget for fremtidig referanse.
Oppsummert:
- Synkrone møter skjer i sanntid – live videomøter på plattformer som Zoom krever en toveis samtale mellom deltakerne. Deltakerne gjennomgår møtematerialet sammen og tilbakemelding er umiddelbar.
- Asynkrone møter er det motsatte – de strømmes ikke live og kommunikasjonen skjer ikke i sanntid. Asynkrone videomøter tas opp og deles slik at innholdet kan deles og ses på et senere tidspunkt.
Hva er fordelene med asynkrone møter?
Asynkrone møter gir nye muligheter for bedrifter til å innovere og bli mer fleksible. La oss se på noen grunner til at asynkrone møter vil være til nytte for bedriften din.
Større fleksibilitet
Asynkrone møter er et must for hybride, distribuerte og virtuelle eksterne team. Ved å unngå ulempene med personlige møter, kan bedrifter utvide talentmassen og rekrutteringsmulighetene utenfor kontorets grenser.
Denne tilnærmingen lar deg også jobbe på tvers av forskjellige tidssoner og plattformer. Hvis du har kunder i andre land, trenger du ikke å bekymre deg for å planlegge et møte som er for tidlig for ett team og for sent for et annet!
Å fjerne presset fra en umiddelbar respons betyr at teammedlemmer har mindre sannsynlighet for å oppleve utbrenthet hvis det er konkurrerende stress og krav til tiden deres.
På et personlig nivå viser en asynkron tilnærming at du stoler på teammedlemmene dine. Det viser at du har tillit til deres evner til å oppfylle rollene deres uten konstant kontakt med veiledere eller ledere.
Du kan gjenvinne kontrollen over timeplanen din og frigjøre tiden du vil bruke på møter du må delta på (som kanskje er produktive eller ikke!) Teammedlemmer kan se et videomøte i sitt eget tempo, på et tidspunkt og sted som passer for dem.
Bedre produktivitet
Sammenlignet med synkron kommunikasjon – og dens tilsynelatende endeløse strøm av varsler – er det færre avbrudd involvert i asynkront arbeid.
Fordi du kan konsumere asynkront innhold når det passer deg, har du muligheten til å avholde et videomøte når du føler deg mest produktiv i løpet av arbeidsdagen eller når du er i riktig headspace for å virkelig konsentrere deg.
Asynkrone møter gjør at du kan være mer proaktiv enn reaktiv i arbeid og samarbeid med kolleger. Du trenger ikke skynde deg å se en video eller føle presset til å svare på et møte så raskt som mulig.
Uten tretthet etter møtet, som du kanskje opplever etter direktesendte videosamtaler, vil du være friskere og mer forberedt. Når du får plass til å se et asynkront møte med din fulle oppmerksomhet – og har muligheten til å pause eller spole tilbake videoen – vil all tilbakemelding som forventes av deg være skarpere og mer fokusert.
I tillegg gjør asynkrone møter det mulig for flere kolleger å bidra til diskusjoner. Flere stemmer eller dominerende personligheter i synkrone videosamtaler kan overdøve roligere teammedlemmer. Asynkronalternativet oppmuntrer til bedre deltakelse og samarbeid.
Så, er asynkrone møter fremtidens arbeid?
I en studie fra 2020 av Buffer fant 20 % av fjernarbeiderne at det var en kamp å samarbeide og kommunisere med teamet sitt. Buffer har gjentatt studien hvert år siden, og sett fjernarbeidernes utfordringer med samarbeid og kommunikasjon reduseres hvert år, til 15 % i 2023. Likevel er det fortsatt noe arbeid å gjøre for å få distribuerte team til å fungere bedre sammen.
Hvis dette høres kjent ut, kan asynkrone møter tilby en løsning – de fjerner mange av begrensningene ved synkrone møter og gir teamene mer fleksibilitet. Asynkrone møter hjelper deg med å innovere og tilpasse virksomheten din i en tid med skiftende arbeidskulturer og enestående utfordringer for produktivitet.
En balanse mellom synkroniserte og asynkrone møter er viktig
Synkroniseringsmøter trenger ikke å erstattes helt – men de bør heller ikke være din prioritet. Noen teammedlemmer og klienter foretrekker kanskje samtaler ansikt til ansikt fremfor innspilte videoer. I tillegg må du huske på forsinkelsen i responstiden knyttet til asynkroniserte møter for prosjekter som har stramme tidsfrister.
Ideelt sett bør du finne en balanse med verktøy som lar virksomheten din vokse i tråd med dine langsiktige mål. Start med å se på måter å redusere unødvendige møter på, og fortsett derfra.
La Dropbox bidra til å ta den synkroniseringsfølelsen ut av møter
Med eksternt og hybridarbeid en sentral del av arbeidsplassen, har videomøter blitt normen for mange bedrifter. Men det betyr ikke at alle videomøter betyr at alle trenger ned verktøy for å unngå å gå glipp av nøkkelinformasjon.
Dropbox integreres sømløst med vanlige videomøteverktøy som Zoom og Microsoft Teams, noe som gjør det enkelt å automatisk laste opp eventuelle møteopptak til nettskylagring. Bare lag en dedikert Dropbox-mappe for møteopptak, del mappen med teamet ditt, slik at de kan få tilgang til opptak hvor som helst, når som helst.
Teamene dine, både nært og fjernt, vil takke deg for at de lar dem ta kontroll over timeplanene sine og fokusere på å få arbeidet gjort fremfor å delta på møter som ikke krever deres umiddelbare oppmerksomhet.
