Samarbeid med Dropbox styrker University of Floridas landtilskudd
Floridas flaggskipuniversitet bruker Dropbox for å knytte sammen sentre for samarbeidsutvidelser i 67 kommuner, og få læring ut til alle som bor i staten.
«Det høres enkelt ut, men Dropbox forenkler samarbeid for ansatte. For det meste kan brukere administrere sine egne mapper og filstrukturer fordi det er enkelt for dem.»
Produkter som brukes
Dropbox
Industri
Utdanning
Størrelse
1000+
Sted
Gainesville, Florida
Utfordring: Forene en campus gjennom teknologi
Med fremveksten av satellittcampus og eksternt arbeid prøver mange universiteter å finne måter å forbedre samarbeidet på mellom stedene. Men for University of Florida er denne utfordringen – og teknologien som kreves for å løse den – spesielt avgjørende.
Fordi UF er et landtilskuddsuniversitet er det lovpålagt å ha en fysisk tilstedeværelse i hver kommune i Florida for å gi utdanningsressurser til delstatens innbyggere.
For UFs Institute of Food and Agricultural Science, som forvalter skolens landtilskuddsforpliktelser, betyr det et samarbeidende utvidelsessenter i hvert av Floridas 67 kommuner, og totalt 102 anlegg over hele landet.
For instituttets IT-team utgjør dette enorme fysiske barrierer for samarbeid som må håndteres med teknologi. Men standardisering av verktøy og prosesser på tvers av disse stedene kan være vanskelig. «Den vanskeligste delen av det vi gjør er ikke teknologi, det er kommunikasjon», sa IFAS sin IT-direktør Dan Cromer. «Det å få alle til å følge de samme prosessene krever mye innsats.» IFAS fant ut at på grunn av mangel på et brukervennlig alternativ, brukte ansatte sine personlige Dropbox-kontoer for å minimere avstanden mellom dem. Spredningen av data og prosesser på tvers av systemer hadde en negativ innvirkning på både sikkerheten og samarbeidet.
«Vi så at brukerne fikk gjort mye godt arbeid i Dropbox som ikke nødvendigvis ville latt seg gjøre med et annet verktøy. Da vi valgte å innføre Dropbox, kunne det gode arbeidet fortsette uavbrutt og på en så sikker måte som mulig.»
Etter hvert som samarbeidsbehovene vokste, vokste også bruken av Dropbox. Til slutt, som en del av et sikkerhetsinitiativ, rettet UFs sentrale IT-team blikket mot universitetets uadministrerte Dropbox-bruk og fant ut at det var sterke Dropbox-samarbeidsnettverk på tvers av universitetet. «Med verktøyene vi hadde på plass, hadde brukere problemer med å dele retningslinjer og samarbeide om komplekse filtyper», sa assisterende informasjonsdirektør Saira Hasnain. «Over tid ble Dropbox til et verktøy som ville tillate disse brukerne å samarbeide med minst mulig problemer.»
I stedet for å fjerne tilgangen til Dropbox – og kaste vekk brukerarbeidsflyter og -data – bestemte UF seg heller for å utnytte dette og investere i en universitetskonto.
«Etter en prat med IT-direktørene, professorer og ansatte, så vi at brukerne fikk gjort mye godt arbeid i Dropbox som ikke nødvendigvis ville latt seg gjøre med et annet verktøy», sa informasjonsdirektør Elias Eldayrie. «Da vi valgte å innføre Dropbox, kunne det gode arbeidet fortsette uavbrutt og på en så sikker måte som mulig.»
Løsning: Enkel og sikker
UFs implementering inkluderer nå over 5000 ansatte. For forskere fungerer Dropbox som et sentralt rom for internt og eksternt samarbeid om tilskudd. «Brukerne våre har kommet frem til at det å bruke Dropbox har redusert feilkommunikasjonen som kan oppstå av å sende dokumenter frem og tilbake med e-post», sa Blanchard. En professor ved College of Pharmacy bruker Dropbox for å samarbeide med forskere i Nigeria. Fordi kollegene hans har dårlig internettilgang og ikke kan laste ned store videofiler, er det avgjørende å kunne se videoer direkte i Dropbox. Og fordi Dropbox er HIPAA-kompatibel, kan forskere innen felt som medisin oppbevare alle filene sine – også de med sensitiv informasjon – på ett sted.
For UFs IT-team spiller Dropbox en sentral rolle i datahåndtering og samarbeid på tvers av universitetet. «Det høres enkelt ut, men Dropbox forenkler samarbeidet for ansatte», sa IT-direktør for College of Pharmacy, Lane Blanchard. «For det meste kan brukere administrere sine egne mapper og filstrukturer fordi det er enkelt for dem.» Ansatte på tvers av IT skryter av Dropbox for dens enkle tilnærming og den reduserte opplæringen og støtten som kreves av IT. «Jeg tror aldri jeg har hatt en eneste klage om Dropbox», sa Cromer. «Og det er en sjelden ting å si i dette yrket.»