Keio University Shonan Fujisawa Campus – casestudie

Utfordring: overgang fra filservere 

Keio University Shonan Fujisawa Campus (SFC) ble grunnlagt i 1990 med mål om å fremme innovative tilnærminger til utdanning for å skape et praktisk læringsprogram som passer for det 21. århundre. Den avanserte infrastrukturen for utdanning ble utviklet under ledelse av professor Jun Murai, også kjent som internettets far i Japan. Den dag i dag utvikler studiestedet sitt digitale nettverk for å sikre at det fortsetter å støtte undervisnings- og forskningsaktivitetene. 

Filhåndteringssystemet, en plattform der studenter og professorer samhandler, er en sentral del av dette. Keio University hadde lenge hatt en policy om å bruke både lokale filservere og nettskylagringstjenester på alle studiestedene sine. Filserverne opplevde imidlertid flere strømbrudd i året, samtidig som kostnadene for håndtering av arbeidsmengde og gjenoppretting fortsatte å øke. De universitetsansatte merket at infrastrukturen var i ferd med å nå sin grense.

«Vi trengte hovedsakelig lokal lagring av sikkerhetshensyn, men i løpet av de siste årene har nettskylagring blitt sikkert nok til at vi kan stole på det. Vi følte at det var på tide å flytte så godt som alt over til nettskylagring, med unntak av et lite antall filer», forklarer professor Jin Nakazawa fra fakultetet for miljø- og informasjonsstudier ved SFC.

Dette førte til at SFC gikk i spissen for en endring av IT-infrastrukturen ved universitetet. De begynte å vurdere ulike aspekter ved overgangen, blant annet nettskylagringsløsningene på universitetsområdet. «Frem til da hadde universitetet hovedsakelig brukt Google Disk og Box, men vi syntes ikke de var så brukervennlige», sier professor Nakazawa. For SFC var det største irritasjonsmomentet at de måtte åpne en nettleser for å få tilgang til mapper i nettskyen. Ettersom enkelte studenter ikke var kjent med PC-er og nettskyen, visste SFC at de trengte et miljø som var intuitivt for alle brukerne. 

 

Løsning: forenkle anmodning om filer og lagring av data 

Etter å ha gått gjennom alternativene, valgte SFC å gå for Dropbox. I tillegg til den avanserte sikkerheten og all den lagringskapasiteten de trengte, vurderte SFC-fakultetet Dropbox-brukergrensesnittet som meget bra. De satte pris på hvordan mapper vises på skrivebordet, og kan brukes på samme måte som lokale mapper.

Alle studenter og fakultetsmedlemmer ved Keio University SFC har begynt å bruke Dropbox, og 7000 lisenser er aktivert. I løpet av de første månedene hadde 55 terabyte med data blitt lastet opp og brukt til en rekke ulike formål.

«Vi gjorde ikke Dropbox obligatorisk for hele universitetet, fordi hver av professorene våre har sin egen tilnærming til forelesninger og forskning. I stedet har vi brukt ulike typer nettskylagring til ulike formål. I dette økosystemet er Dropbox vårt viktigste delte arbeidsområde for studenter og lærere», forklarer professor Nakazawa.

Dropbox har gitt mange fordeler. For eksempel ble utvekslingen mellom studenter og lærere mye mer strømlinjeformet. «I forelesningene mine bruker jeg Dropbox til å dele materiale og filer med studentene, og jeg bruker også kommunikasjonsverktøy som Slack og LINE for å forbedre gruppearbeidet», legger professor Nakazawa til. SFC bruker også Dropbox som datalagringsløsning for Slack. 

SFC-professorer finner også Dropbox nyttig når de underviser på universitetets tilknyttede videregående skoler. De bruker filanmodningsfunksjonen til å samle inn oppgaver og andre innleveringer. «I motsetning til universitetet, der studenter og ansatte kan få tilgang til forelesninger via LMS (Learning Management System), har ikke de videregående skolene digitale systemer på plass. Det er derfor vi bruker Dropbox for å gjøre oppgaveinnleveringer papirløse», forklarer professor Nakazawa. 

 

Resultater: styrket digital transformasjon 

For å forbedre IT-kompetansen fremmer SFC også et Bring Your Own Device (BYOD)-initiativ, der studentene bruker sine egne datamaskiner til å studere. Dette har ført til store endringer, blant annet at datarommene på universitetsområdet ble fjernet i april 2020. Og Dropbox har vært uunnværlig for å holde dette initiativet på rett kurs. 

«Pandemien gjorde det vanskelig å holde forelesninger ansikt til ansikt. Men takket være BYOD og Dropbox kunne vi fortsette å forelese på nettet uten større forstyrrelser», sier professor Nakazawa. Dropbox gir et betydelig bidrag til den digitale transformasjonen av læring og bærekraft.

Og professor Nakazawa har også høstet fruktene av dette i sin egen forskningsvirksomhet. Nå kan han lettere utveksle filer med forskere i Japan og andre land i arbeidet med å fremme forskningssamarbeid.

«Det har virkelig blitt et uunnværlig verktøy», fortsetter professor Nakazawa. 

Dropbox Paper, som gjør det mulig for flere brukere å redigere det samme dokumentet i nettskyen, har for eksempel vist seg å være utrolig nyttig. SFC-fakultetet har også funnet nye måter å effektivisere forskningsarbeidet på med Dropbox Papers oppgavelistefunksjon, for eksempel ved å koordinere internasjonale konferanser og sjekke arrangørenes notater i sanntid.

Fremover planlegger de å øke bruken ytterligere ved å promotere Dropbox på campus. «Ved å kommunisere fordelene håper vi å øke antallet aktive Dropbox-brukere blant både studenter og ansatte», sier professor Nakazawa. 

Integrering av Dropbox med Canvas LMS, et e-læringssystem som Keio University snart vil innføre på alle sine studiesteder, vil sannsynligvis utgjøre en viktig del av denne planen. Ved å koble Dropbox og Canvas LMS kan studentene få tilgang til filer i Dropbox både fra e-læringssystemet og fra sine egne datamaskiner.

Professor Nakazawa har store forhåpninger: «Vi bør kunne integrere systemene, og det vil øke brukervennligheten og utvide mulighetene våre innen både utdanning og forskning.»

Med støtte fra Dropbox bruker SFC nettskytjenester for å øke den digitale transformasjonen av undervisning og forskning.