Pada ketika kita sangat mudah rasa terganggu, kita memerlukan alat yang membantu produktiviti secara peribadi dan secara profesional. Cuma, dengan begitu banyak apl yang mendakwa melakukan perkara itu, memilih yang betul telah menjadi gangguan kepada dirinya sendiri.
Untuk membantu memahami semuanya, kami telah menyusun kekili kemuncak alat produktiviti kegemaran industri untuk membuka potensi anda setiap hari.
Apatah lagi, jika berkenaan, kami akan menunjukkan cara apl produktiviti yang mengubah permainan ini boleh digandingkan dengan Dropbox untuk pengalaman yang lebih hebat.
Apl produktiviti terbaik untuk pengurusan masa dan tugas
Sama ada anda memerlukan bantuan menguruskan aliran kerja, masa atau tumpuan, apl di bawah ialah alatan untuk menggalak produktiviti untuk kegunaan profesional dan peribadi.
Dan kerana jarang terdapat apl produktiviti yang sesuai untuk semua, kami telah menyediakan contoh untuk pelbagai senario—daripada mengautomasikan tugasan berulang kepada mempercepatkan eSignatures.
Kebanyakan apl ini menawarkan versi percuma bersama alternatif berbayar dengan ciri-ciri tambahan, jadi perlu diingat bahawa sesetengah ciri yang diterangkan adalah berbayar.
1. Zapier
Platform: Apl web, sambungan penyemak imbas
Berguna untuk: Automasi merentas platform
Walaupun senarai ini kebanyakannya merangkumi apl produktiviti percuma untuk iPhone, Android dan desktop, Zapier wujud hanya sebagai apl web dan sambungan Chrome.
Zapier sebenarnya bukan sebuah apl. Zapier ialah sebuah pelantar automasi yang mengalihkan maklumat antara apl yang anda gunakan setiap hari, supaya anda boleh jimatkan masa, kurangkan masa kerja yang rumit dan tumpukan pada kerja anda yang paling penting. Aliran kerja berautomasi Zapier digelar **Zaps** dan anda boleh sama ada mencipta Zap dari awal atau pilih daripada pustaka templat yang sudah dibuat—tidak memerlukan kod.
Berikan Dropbox kuasa besar dengan automasi Zapier
Zapier bukan hanya alat yang hebat untuk automasi secara umum, apabila dipasangkan dengan Dropbox ia boleh digunakan untuk menyambungkan storan awan kepada beribu-ribu apl popular dan meningkatkan produktiviti. Berikut ialah beberapa idea untuk anda bermula:
- Simpan lampiran e-mel baru ke Dropbox
- Muat naik video yang disimpan di Dropbox ke YouTube serta-merta
- Tambah baris baru ke Google Sheet untuk setiap muat naik Dropbox baharu
- Sandarkan e-mel yang masuk sebagai fail pada Dropbox
2. Trello
Platform: iOS, Android, apl web
Berguna untuk: Pengurusan tugas
Trello menjadikan pengurusan kerja ringkas, mudah difahami dan menarik dengan membolehkan anda untuk mengatur dan mengutamakan projek dalam cara yang menyeronokkan, fleksibel dan bermanfaat. Papan, senarai dan kad intuitif Trello memudahkan mengatur idea dan menjejak perkembangan.
Contohnya, katakan pasukan Pemasaran anda sedang menguruskan kalendar editorial mereka di Trello. Mereka boleh mencipta senarai untuk setiap langkah dalam proses itu seperti "Idea", "Menulis", "Mengedit" dan "Diterbitkan", dan kemudian tambah kad ke setiap artikel. Kad boleh ditugaskan kepada ahli pasukan, termasuk tarikh untuk setiap langkah proses selesai, dan semua lampiran untuk fail Dropbox dan fail Dropbox Paper. Tindakan ini memastikan semua perkara teratur di satu lokasi pusat supaya anda tidak perlu menyelongkar rantaian e-mel berjela-jela bagi menyiapkan urusan anda.
Sudah tentu, itu baru permulaan. Fleksibiliti Trello bermaksud Trello boleh disesuaikan untuk mana-mana pasukan. Tambahan lagi, dengan lebih 150+ integrasi ke apl dan perkhidmatan kegemaran anda dengan Power-Ups dan automasi terbina dalam, menjadikan Trello sebagai pusat produktiviti untuk pasukan di mana-mana.
Dapatkan lebih banyak daripada Trello dengan Dropbox
Bukankah bagus jika anda dapat melihat kemas kini Trello yang berkaitan semasa menyemak fail dalam penyimpanan awan? Integrasikan akaun Dropbox anda dengan Trello untuk:
- Lampirkan fail dan folder pada kad Trello terus dari Dropbox
- Pratonton fail Dropbox yang dilampirkan tanpa meninggalkan Trello
- Sediakan aktiviti Trello untuk mana-mana fail Dropbox yang dilampirkan dicerminkan terus dalam Dropbox
3. Kendur
Platform: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, apl web, sambungan penyemak imbas
Berguna untuk: Komunikasi dan kerjasama pasukan
Slack sudah lama menjadi penjana produktiviti, disebut-sebut oleh syarikat besar sebagai penyelesaian semua dalam satu yang penting untuk memudahkan kerjasama pasukan yang produktif dan cekap.
Cipta saluran untuk pasukan dan projek serta nikmati alat dikhususkan untuk meningkatkan kerjasama. Saluran bukan hanya melancarkan komunikasi secara dalaman malah membenarkan anda untuk bekerjasama dengan rakan niaga di luar syarikat anda, termasuk klien, rakan niaga atau penyedia perkhidmatan, servis.
Membolehkan komunikasi yang lancar untuk pasukan bekerja dari jauh, pada Slack, anda boleh membuat panggilan suara dan video, mencipta saluran untuk projek, kongsi skrin dan hantar fail dengan mudah—supaya semua perkara boleh berlaku dalam sebuah aplikasi menyeluruh.
4. Asana
Platform: Sambungan penyemak imbas, iOS, Android
Berguna untuk: Pengurusan projek yang komprehensif
Asana memudahkan produktiviti dengan julat besar alatan pengurusan kerja, membantu anda melihat projek dari mula hingga selesai dengan ciri-ciri yang menyokong penjejakan, komunikasi, pengurusan pasukan dan banyak lagi.
Dalam Asana, anda boleh mencipta kumpulan berbeza untuk setiap pasukan atau jabatan dalam perniagaan anda. Kemudian, cipta projek dan dalam projek tersebut anda boleh menambah tugas dan subtugas serta tempoh masa atau tarikh akhir untuk setiap tugas. Anda boleh memberikan tugas dan projek kepada pasukan atau individu khusus, komen pada tugas dengan maklumat atau arahan tambahan dan tambah ahli pasukan lain sebagai pengikut supaya mereka dimaklumkan tentang sebarang kemas kini.
Kekal di landasan adalah sama pentingnya dengan menjadi produktif. Nasib baik, Asana menyediakan tetapan tambahan yang memudahkannya:
- Pencapaian-jadi matlamat projek sentiasa jelas
- Ketergantungan—supaya semua orang tahu tugasan mana yang mesti diselesaikan untuk membolehkan orang lain bermula
- Garis masa—supaya gambaran keseluruhan projek mudah diakses dan dianalisis
Itu ialah ringkasan mudah yang Astana tawarkan, tetapi terdapat banyak lagi ciri-ciri rumit dan intuitif dalam apl itu yang menjadikan pengurusan projek lancar. Daripada menjejak masa kepada pemeriksaan kepada penjadualan kepada mencatat nota, Astana merangkumi semua asas.
Bawa fail projek dan pengurusan projek Asana di bawah satu bumbung—dengan Dropbox
Semakin sedikit masa yang anda luangkan untuk mencari fail, semakin banyak masa yang boleh anda luangkan untuk memajukan projek anda. Apabila anda menyambungkan Asana dengan Dropbox, anda boleh melampirkan dan berkongsi fail Dropbox terus melalui Asana, menjadikannya lebih cekap.
5. Tanda Dropbox
Platform: Apl web, API, iOS, Android
Berguna untuk: eSignature dan kecekapan aliran kerja kontrak
Sudah berlalu hari-hari dokumen perlu dicetak, ditandatangan, diimbas dan dihantar ke penandatangan seterusnya. Dropbox Sign membolehkan anda menandatangani dokumen secara digital, menjimatkan banyak masa dan memudahkan proses. Ini amat berguna dalam persekitaran kerja digital moden, di mana tidak mungkin setiap penerima berada dalam satu ruang kerja.
Anda boleh menggunakan HelloSign untuk sebarang dokumen, sama ada NDA, perjanjian penyewaan atau kontrak pekerjaan. Dengan 17 jenis fail yang diterima, anda boleh menghantar hampir dokumen yang memerlukan tandatangan melalui HelloSign. E-tandatangan di HelloSign adalah sah di sisi undang-undang dan disulitkan secara ketat, supaya anda yakin bahawa semua adalah sah dan data peribadi anda selamat.
Anda boleh menghantar permintaan besar-besaran, sama ada dalam susunan tertentu supaya setiap penerima dimaklumkan mengikut urutan sebaik sahaja penerima tandatangan sebelumnya menandatangani atau sekaligus. Penerima hanya perlu log masuk, membaca dokumen, menambah tandatangan elektronik mereka dan dokumen anda dikembalikan secara automatik kepada anda, ditandatangan, dimeterai dan dihantar serta-merta.
Terus memperkemaskan proses dengan mencipta atau menggunakan templat sedia ada dan menambah logo dan penjenamaan tersuai dengan mengklik butang.
Alat pengurusan pasukan membenarkan anda untuk memberikan akses kepada kumpulan atau individu berbeza, menetapkan penandatangan pilihan, wajib dan CC, menyediakan peringatan untuk memastikan semua fail ditandatangan tepat pada masanya, dan banyak lagi.
6. IFTTT
Platform: Peranti Android dan iOS sahaja
Berguna untuk: Automasi dengan peranti pintar
IFTTT merupakan sebuah apl produktiviti yang intuitif. Apl ini akan menjadi produktif bagi pihak anda.
IFTTT mewujudkan fungsi bersyarat yang diautomasikan berdasarkan pada model "Jika Ini Kemudian Itu". Dengan "Applet", prabina IFTTT, jika satu perkara berlaku di satu tempat, kemudian tindakan khusus akan diambil di tempat lain, serupa seperti Zapier, tetapi lebih ringkas.
Contohnya, anda boleh menambahkan lagu daripada Youtube secara automatik ke senarai main Spotify setiap kali anda "suka" video. Sepadukan IFTTT dengan teknologi rumah pintar supaya anda boleh, sebagai contoh, menghidupkan haba anda apabila anda menghampiri jalan anda. Setiap kali anda ditandakan dalam foto Facebook, IFTTT boleh menyimpannya ke Dropbox.
Tahap automasi ini pasti meningkatkan produktiviti, menguruskan tugas tanpa anda perlu membuang masa dan sumber yang bernilai.
IFTTT berfungsi dengan banyak peranti rumah pintar dan apl mudah alih yang Zapier tidak, dan begitu juga sebaliknya. Ia juga mempunyai fungsi telefon pintar yang lebih baik, manakala Zapier berfungsi terutamanya pada desktop, jadi kedua-duanya berguna dengan cara mereka sendiri.
Bagaimana untuk meningkatkan pengurusan masa dan produktiviti dengan Dropbox
Dropbox juga merupakan penggalak produktiviti, dengan alatan yang memudahkan pengurusan projek, pengurusan fail dan kerjasama jauh. Dengan Dropbox, anda boleh mengambil apa-apa projek dari peringkat strategi awal hingga pengeluaran, hingga maklum balas dan seterusnya—semuanya dalam satu ruang.
Gunakan apl percuma pada mana-mana peranti—Apple, Microsoft atau lain-lain—untuk mengakses, mengedit dan mengurus kerja anda dari mana-mana sambil memastikan keselamatan data anda. Buat rancangan projek, bina senarai tugasan, ambil nota, tinggalkan maklum balas masa nyata dan pastikan pihak berkepentingan sentiasa berada dalam gelung dengan pelbagai alat komunikasi dan kerjasama dalam Dropbox.
Semua apl produktiviti yang disebutkan di atas boleh diintegrasikan secara mudah dengan akaun Dropbox anda. Ini bermaksud anda benar-benar boleh memperkemaskan aliran kerja, meningkatkan kebolehlihatan dan kecekapan yang kelak akan menggalakkan produktiviti tempat kerja.
