Sei delle migliori app di produttività per migliorare la gestione delle attività e del tempo

In un momento in cui la distrazione è dietro l’angolo, abbiamo bisogno di strumenti che favoriscano la produttività sia a livello personale che professionale. Solo che, con così tante app che pretendono di fare proprio questo, scegliere quella giusta è diventata di per sé una distrazione.

Per aiutarti a venirne a capo, abbiamo stilato un elenco degli strumenti di produttività preferiti dal settore per sfruttare il tuo potenziale ogni giorno.

Inoltre, laddove applicabile, mostreremo come queste app di produttività rivoluzionarie possano essere abbinate a Dropbox per un’esperienza ancora migliore.

Le migliori app di produttività per la gestione del tempo e delle attività

Sia che tu abbia bisogno di aiuto nella gestione dei flussi di lavoro, del tempo o della concentrazione, le app riportate di seguito sono strumenti efficaci per aumentare la produttività per uso professionale e personale.

E poiché difficilmente esiste un’app di produttività adatta a tutti, abbiamo fornito alcuni esempi per una serie di scenari, dall’automazione di attività ripetitive all’accelerazione del processo di firma elettronica.

Molte di queste app offrono una versione gratuita insieme ad alternative a pagamento con funzionalità aggiuntive, quindi è necessario sottolineare che alcune funzionalità descritte sono a pagamento.
 

1. Zapier

Piattaforme: app web, estensione del browser

Utile per: automazione multi-piattaforma

Sebbene questo elenco comprenda principalmente app di produttività gratuite per iPhone, Android e desktop, Zapier esiste solo come app web ed estensione di Chrome.

Zapier non è davvero un’app: è una piattaforma di automazione che sposta le informazioni tra le app che usi ogni giorno, così puoi risparmiare tempo, ridurre le attività ripetitive e concentrarti sui lavori più importanti. I flussi di lavoro automatizzati di Zapier sono chiamati “Zap”: puoi creare uno Zap da zero o scegliere da una libreria di modelli preimpostati, senza bisogno di codice.
 

Dai a Dropbox dei superpoteri con le automazioni Zapier

Zapier non è solo un ottimo strumento per l’automazione in generale; infatti, se abbinato a Dropbox, può essere utilizzato per connettere lo spazio di archiviazione cloud a migliaia di app popolari e aumentare la produttività. Ecco alcune idee per iniziare a lavorare:

• Salva i nuovi allegati email su Dropbox.
• Carica istantaneamente video salvati in Dropbox su YouTube.
• Aggiungi una nuova riga a un foglio Google per ogni nuovo caricamento di Dropbox.
• Esegui il backup delle email e salvale come file su Dropbox.
   

2. Trello 

Piattaforme: iOS, Android, app web

Utile per: gestione delle attività

Trello consente di gestire il lavoro in modo semplice, intuitivo e accattivante, organizzando e assegnando priorità alle attività di progetto in modo divertente, flessibile e gratificante. Le bacheche, le schede e gli elenchi intuitivi di Trello facilitano l’organizzazione delle idee e il monitoraggio dei progressi.

Ad esempio, supponiamo che il tuo team di marketing gestisca il calendario editoriale in Trello. Le persone possono creare elenchi per ogni fase del processo, come “Idee”, “Scrittura”, “Modifica” e “Pubblicato”, quindi aggiungere una scheda per ogni articolo. È possibile assegnare le schede ai membri del team, includendo le date di scadenza di ogni fase del processo e tutti gli allegati per i file Dropbox e i file Dropbox Paper. In questo modo tutto rimane organizzato in un’unica posizione centrale, così non dovrai più cercare tra infinite catene di email per portare a termine un lavoro.

Ovviamente, questo è solo l’inizio. La flessibilità di Trello consente di adattarlo a qualsiasi team. Inoltre, con oltre 150 integrazioni con le tue app e servizi preferiti con “Power-Ups” e automazione integrata, Trello si qualifica come l’hub di produttività per i team di tutto il mondo.

Ottieni di più dall’integrazione di Trello con Dropbox

Non sarebbe fantastico se potessi vedere gli aggiornamenti rilevanti di Trello mentre controlli i file nello spazio di archiviazione cloud? Integra il tuo account Dropbox con Trello per:

• Allegare file e cartelle alle schede Trello direttamente da Dropbox.
• Visualizzare in anteprima i file Dropbox allegati senza uscire da Trello.
• Fare in modo che l’attività di Trello per tutti i file Dropbox allegati venga riflessa direttamente in Dropbox.
   

3. Slack

Piattaforme: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, app web, estensione del browser

Utile per: comunicazione e collaborazione del team

Slack è da tempo un concentrato di produttività, pubblicizzato dalle principali aziende come una soluzione completa ed essenziale per facilitare la collaborazione efficiente e produttiva tra team.

Crea canali per team e progetti e goditi strumenti specializzati per migliorare la collaborazione. I canali non solo semplificano la comunicazione internamente, ma consentono anche di collaborare con partner esterni alla tua azienda, inclusi clienti, partner o fornitori di servizi.

Favorendo una comunicazione fluida tra i membri del team che lavorano da remoto, su Slack puoi effettuare chiamate vocali e video, creare canali per progetti, condividere schermate e inviare file con facilità, in modo da poter fare ogni cosa in un’unica app completa.
 

4. Asana

Piattaforme: estensione del browser, iOS, Android

Utile per: gestione completa dei progetti

Asana facilita la produttività con una vasta gamma di strumenti di gestione del lavoro, aiutandoti a seguire un progetto dall’inizio alla fine con funzionalità che potenziano il monitoraggio, la comunicazione, la gestione del team e altro ancora.

In Asana, puoi creare gruppi diversi per ogni team o reparto della tua azienda. Quindi, puoi creare progetti e aggiungere al loro interno attività principali e secondarie con un intervallo di tempo o una scadenza per ciascuna di esse. Puoi assegnare attività e progetti a specifici team o individui, commentare le attività con informazioni o istruzioni aggiuntive e aggiungere altri membri del team come follower in modo che siano informati di eventuali aggiornamenti.

Mantenere la concentrazione è importante tanto quanto essere produttivi. Fortunatamente, Asana fornisce impostazioni aggiuntive che semplificano questa operazione:

• Tappe intermedie: fanno sì che gli obiettivi del progetto siano sempre chiari.
• Dipendenze: consentono che tutti sappiano quali attività devono essere completate affinché gli altri possano iniziare a lavorare.
• Cronologie: consentono di avere una panoramica completa di un progetto che sia facilmente accessibili e analizzabile.

Questo è un riepilogo semplificato di ciò che Asana ha da offrire, ma all’interno dell’app ci sono tante altre funzionalità complesse e intuitive che rendono la gestione dei progetti un gioco da ragazzi. Dal monitoraggio del tempo alla correzione di bozze, dalla pianificazione alla presa di appunti, Asana ti aiuta in tutto.
 

Riunisci i file di progetto e la gestione dei progetti Asana in un unico posto, con Dropbox

Meno tempo impieghi a cercare i file, più tempo puoi dedicare allo sviluppo dei tuoi progetti. Collegando Asana a Dropbox, puoi allegare e condividere i file Dropbox direttamente tramite Asana, rendendo il tutto ancora più efficiente.
 

5. Dropbox Sign 

Piattaforme: app web, API, iOS, Android

Utile per: efficienza del flusso di lavoro della firma elettronica e del contratto

Sono finiti i giorni in cui i documenti dovevano essere stampati, firmati, scansionati e inviati al firmatario successivo. Dropbox Sign consente di firmare digitalmente i documenti, facendoti risparmiare tempo e semplificando il processo. Ciò è particolarmente utile nell’ambiente di lavoro moderno e digitale, in cui è improbabile che ogni firmatario si trovi in un unico spazio di lavoro.

Puoi utilizzare Sign per qualsiasi documento, che si tratti di NDA, contratti di locazione o contratti di lavoro. Con 17 tipi di file accettati, con Sign puoi inviare praticamente tutto ciò che potrebbe richiedere una firma. Le firme elettroniche su Sign sono legalmente vincolanti e completamente crittografate, così puoi avere la certezza che tutto sia legittimo e che i tuoi dati personali siano al sicuro.

Puoi inoltre inviare richieste di massa, sia in un ordine particolare, in modo che ogni firmatario venga avvisato in sequenza una volta che il firmatario precedente ha firmato, sia tutte in una volta. I destinatari dovranno soltanto accedere, leggere il documento, aggiungere la firma elettronica e il documento verrà automaticamente restituito, firmato, sigillato e consegnato in un istante.

Semplifica ulteriormente il processo creando o utilizzando modelli preesistenti e aggiungendo loghi e branding personalizzati, il tutto con un semplice clic.

Gli strumenti di gestione del team in Sign consentono di concedere l’accesso a diversi gruppi o individui, impostare firmatari facoltativi, obbligatori e in copia, impostare promemoria per assicurarsi che tutto venga firmato in tempo e altro ancora.

6. App IFTTT

Piattaforme: solo dispositivi Android e iOS.

Utile per: automazione con dispositivi intelligenti.

IFTTT è un’app intuitiva per la produttività. Sarà letteralmente prodottuiva al posto tuo.

IFTTT stabilisce funzioni condizionali automatizzate basate sul modello “If This Then That” (Se questo allora quello). Con le “Applet” predefinite di IFTTT, se si verifica qualcosa in un luogo, un’azione specifica verrà intrapresa in un altro, in modo simile a Zapier, ma più semplice.

Ad esempio, puoi aggiungere automaticamente i brani di YouTube alle playlist Spotify ogni volta che metti “Mi piace” a un video. Integra l’app IFTTT con la tecnologia smart home in modo da poter, ad esempio, accendere il riscaldamento ogni volta che ti avvicini a casa. Oppure, ogni volta che vieni taggato in una foto di Facebook, IFTTT può salvarla su Dropbox.

Questo livello di automazione aumenta senza dubbio la produttività, prendendosi cura di attività alle quali non dovresti dedicare tempo e risorse preziose.

IFTTT funziona con molti dispositivi per la casa intelligente e app per dispositivi mobili che Zapier non supporta, e viceversa. Ha anche una migliore funzionalità per smartphone, mentre Zapier funziona prevalentemente su desktop, quindi sono entrambi utili a modo loro.

Come migliorare la gestione del tempo e la produttività con Dropbox

Dropbox è inoltre uno specialista in termini di produttività, grazie a strumenti che facilitano la gestione dei progetti, dei file e la collaborazione da remoto. Con Dropbox puoi portare avanti qualsiasi progetto, dalle prime fasi strategiche alla produzione, al feedback e altro ancora, tutto in un unico spazio.

Usa l’app gratuita su qualsiasi dispositivo (Apple, Microsoft o altri) per accedere, modificare e gestire il tuo lavoro ovunque ti trovi, mantenendo al tempo stesso i tuoi dati al sicuro. Crea piani di progetto, compila elenchi attività, prendi appunti, lascia feedback in tempo reale e tieni aggiornate le parti interessate con una varietà di strumenti di comunicazione e collaborazione in Dropbox.

Tutte le app di produttività citate possono essere facilmente integrate con il tuo account Dropbox; ciò significa che puoi seriamente ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la visibilità e l’efficienza e, di conseguenza, incrementare la produttività nell’ambiente di lavoro.