Come proteggere con password qualsiasi file

Non ci sono più i malintenzionati che frugano negli armadietti con una torcia. Oggi, chiunque può visualizzare, rubare o distruggere informazioni in un attimo. Questa minaccia è molto reale per dati come i dati finanziari, ma anche per le informazioni personali dei clienti.

La protezione con password non è una novità, ma molte aziende non la sfruttano in modo corretto. Puoi crittografare documenti o fogli di calcolo con la suite di Office, ma che fare con i file o le cartelle sconosciuti?

I formati dei file immagine, video, grafiche e di database non si proteggono allo stesso modo. Però, puoi salvarli nel tuo account Dropbox e impostarli come protetti da password e il gioco è fatto.

In questa guida spiegheremo come proteggere i tuoi file tramite password su un Mac, su un computer Windows o su qualsiasi dispositivo con Dropbox. Ma prima di tutto vediamo perché è così importante proteggere i file tramite password.

Perché dovrei proteggere con password i miei file?

I motivi per cui dovresti proteggere i tuoi file con una password spaziano da quello di evitare imbarazzi e di dover fare una telefonata difficile, fino alla perdita del vantaggio competitivo della tua attività. Se non lo fai, ecco alcuni problemi che potresti riscontrare:

• Perdita di vantaggio: se i business plan, le idee per i nuovi prodotti, le strategie di marketing o i dati finanziari arrivano nelle mani sbagliate, potrebbero essere usati contro di te. Aggiungere una password potrebbe avvantaggiarti.
• Perdita di fiducia: lasceresti i tuoi dati, anche un semplice indirizzo, a un’azienda che non protegge le informazioni personali? Nemmeno noi lo faremmo, e nemmeno i tuoi clienti.
• Incidenti: un errore di battitura in un indirizzo email, un link condiviso per sbaglio e altre disattenzioni possono accadere in modo innocente, ma se i file sono protetti tramite password, la maggior parte degli errori è irrilevante.
• Compromissione del dispositivo: non è sufficiente fare affidamento alla password del dispositivo per proteggere i dati. Proteggendo i file di Dropbox tramite password, però, aggiungi un ulteriore livello di sicurezza all’azienda intera.
• Mancanza di conformità: è facile incorrere in violazioni degli enti di regolamentazione a causa di misure di sicurezza poco rigorose, il che può avere conseguenze per la tua attività, come multe o addirittura azioni legali. Le password servono proprio a prevenire il problema.

Secondo un rapporto della Harvard Business Review, le prestazioni delle aziende che hanno subito violazioni sono diminuite dell’11,9% dopo 2 anni sul NASDAQ, a dimostrazione dell’impatto della sicurezza dei dati e della protezione tramite password sulla spinta economica.

Sono tanti i motivi per proteggere i file tramite password, ma quello più importante per le aziende riguarda la protezione delle finanze e della reputazione.

Come proteggere con password file o cartelle su Windows

È possibile proteggere con password file come i documenti di Microsoft Word presenti nella suite per ufficio di un computer Windows. Sono presenti alcune istruzioni da parte di Microsoft che affermano quanto segue:

1. Apri il documento, seleziona File > Informazioni > Proteggi documento > Crittografa con password.
2. Digita una password e inseriscila di nuovo per confermarla.
3. Salva il file per importare la password.

Seguendo questa procedura, puoi anche impostare una password per le cartelle su Windows:

1. Fai clic con il pulsante destro sulla cartella in Windows Explorer.
2. Seleziona Proprietà.
3. Vai su Generale, quindi fai clic sul pulsante Avanzate nella sezione Attributi.
4. Seleziona Crittografa contenuto per la protezione dei dati.
5. Quando torni alla cartella, visualizzerai un piccolo lucchetto giallo su ogni icona dei file.

Ora la cartella è protetta con password. Questa impostazione funziona a livello di account, quindi mentre usi Windows i file vengono decrittografati in automatico.

L’utilizzo di Windows per proteggere file o cartelle tramite password può presentare alcuni svantaggi rispetto all’utilizzo di Dropbox. La protezione tramite password è limitata al computer e all’account Windows su cui viene impostata, il che la rende meno efficace per l’accesso ai file da dispositivi diversi o per la loro condivisione. Anche gli accessi non autorizzati al tuo account Windows potrebbero aggirare la protezione tramite password, compromettendo la sicurezza del file.

Tuttavia, nonostante questi punti deboli, la protezione con password di Windows può essere sufficiente per attività non complesse.

Protezione con password rapida, semplice ed efficace con Dropbox

I suggerimenti sopra riportati per un dispositivo Mac o Windows sono utili se hai bisogno di sapere come proteggere un file o una cartella tramite password sul tuo computer locale. Ma cosa succede se vuoi archiviare tali dati altrove o condividerli con qualcun altro? Cosa mai potrai fare? Beh, con Dropbox puoi proteggere o condividere tutti i tipi di file e cartelle con un’efficienza ineguagliabile.

Dropbox rende tutto più semplice. Non solo per l’archiviazione o la sincronizzazione, ma per mantenere i tuoi dati al sicuro e sotto il tuo controllo, ovunque si trovino. Ecco come Dropbox ti aiuta a gestire le informazioni sensibili:

• Aggiungi la protezione tramite password a qualsiasi file: prima di condividere un link a una cartella o a un file,imposta semplicemente una password per controllare chi può visualizzare le tue informazioni. Per poter visualizzare o scaricare un file, l’utente dovrà inserire la password.
• Autenticazione a più fattori: è facile aggiungere l’autenticazione a più fattori al tuo account Dropbox, che ti garantisce il miglior livello di protezione per qualsiasi dato che potresti archiviare lì.
• Imposta autorizzazioni sui link: Dropbox semplifica l’impostazione delle autorizzazioni, l’aggiunta di password e l’impostazione di date di scadenza sui link, in modo da poter controllare con precisione l’accesso ai file nell’intera organizzazione.

Per proteggere un file tramite password su dropbox.com:

1. Passa con il cursore del mouse sul nome del file e fai clic su Condividi.
2. Fai clic su Impostazioni.
3. Fai clic su Link per la modifica o su Link per la visualizzazione, a seconda del link a cui desideri aggiungere una password.
4. Accanto a Richiedi password, attiva l’opzione On.
5. Imposta la password del file.
6. Fai clic su Salva.

Dropbox garantisce un livello di sicurezza tale per cui le password sono solo un elemento di difesa su più fronti.

Controlla chi può visualizzare cosa tramite la protezione con password per ogni file

Tutto ciò che archivi su Dropbox è già protetto da diversi livelli di sicurezza, ma la protezione tramite password ti consente di ulteriori livelli di sicurezza per avere il totale controllo di tutti i file.

Ogni volta che carichi contenuti, condividi un file o condividi una cartella tramite Dropbox, hai a disposizione un’opzione per aggiungere una password. È semplice da fare su qualsiasi dispositivo o sistema operativo, tutto all’interno del tuo account in pochi clic.