Six des meilleures applications de productivité pour améliorer la gestion des tâches et du temps

À une époque où se laisser distraire est plus facile que jamais, nous avons besoin d’outils qui favorisent la productivité, autant dans la vie personnelle que professionnelle. Avec tant d’applications qui se disent toutes capables de réaliser cette tâche, il devient difficile de trouver celle qui convient vraiment.

Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons dressé une liste des outils de productivité préférés de l’industrie. Cela vous permettra de libérer votre potentiel au quotidien.

De plus, nous montrerons, le cas échéant, comment ces applications de productivité révolutionnaires peuvent être jumelées à Dropbox pour une expérience encore plus enrichissante.

Les meilleures applications de productivité pour la gestion du temps et des tâches

Que vous ayez besoin d’aide pour gérer vos processus de travail, votre temps ou votre concentration, les applications ci-dessous sont des outils efficaces pour augmenter la productivité, que ce soit dans un contexte personnel ou professionnel.

Comme il est rare de trouver une application de productivité universelle, nous avons donné des exemples pour une variété de scénarios, allant de l’automatisation des tâches répétitives à l’accélération des signatures électroniques.

La plupart de ces applications offrent une version gratuite et des options payantes avec des fonctionnalités supplémentaires.
 

1. Zapier

Plateformes : application Web, extension de navigateur

Utilisation : automatisation multiplateforme

Bien que cette liste couvre principalement les applications de productivité gratuites pour iPhone, Android et ordinateur de bureau. Zapier n’est disponible que sous la forme d’une application Web et d’une extension Chrome.

Zapier ne correspond pas à la définition d’une application. Elle est une plateforme d’automatisation qui permet de transférer des informations entre les applications que vous utilisez tous les jours. Elle vous fait ainsi gagner du temps, en réduisant vos tâches répétitives, pour que vous puissiez vous consacrer sur l’essentiel. Les fonctions automatisées de Zapier, connues sous le nom de « Zaps », peuvent être créées de toutes pièces ou sélectionnées dans une galerie de modèles préétablis, sans nécessiter de connaissances en programmation.
 

Dotez Dropbox de pouvoirs surhumains grâce aux automatisations Zapier.

Zapier est non seulement un excellent outil d’automatisation, mais aussi, associé à Dropbox, il vous permet de relier votre espace stockage infonuagique à des milliers d’applications populaires pour accroître l’efficience au travail. Voici quelques idées pour vous commencer :

• Enregistrer les pièces jointes à vos courriels dans Dropbox.
• Téléverser instantanément des vidéos enregistrées dans Dropbox sur YouTube
• Ajouter une nouvelle ligne à une feuille Google pour chaque nouveau téléversement Dropbox
• Sauvegarder les courriels entrants sous forme de fichiers sur Dropbox
   

2. Trello 

Plateformes : iOS, Android, application Web

Utilisation : gestion des tâches

Trello simplifie, clarifie et rend la gestion du travail attrayante en vous permettant d'organiser et de prioriser les projets de manière amusante, flexible et gratifiante. Les tableaux, les listes et les cartes intuitifs de Trello facilitent l’organisation des idées et le suivi des progrès.

Par exemple, disons que votre équipe de marketing gère son calendrier éditorial dans Trello. Elle peut créer des listes pour chaque étape du processus, comme « Idées », « Rédaction », « Édition » et « Publié », puis ajouter une carte pour chaque article. Les cartes peuvent être attribuées aux membres de l’équipe, inclure les dates d’échéance de chaque étape du processus. Elles peuvent également contenir des pièces jointes pour les fichiers Dropbox et les fichiers Dropbox Paper. Cela vous permet de tout garder bien rangé dans un endroit centralisé, vous évitant ainsi de devoir fouiller dans des fils de courriels interminables pendant l’exécution de vos tâches.

Bien sûr, c’est seulement le début. Trello est un outil hautement flexible qui peut être adapté à n’importe quelle équipe. En outre, grâce à ses plus de 150 intégrations avec vos applications et services favoris avec des « Power-Ups » (Extensions) et une automatisation intégrée, Trello est une plate-forme de productivité pratique pour les équipes du monde entier.

Tirez le meilleur parti de Trello grâce à Dropbox

Ne serait-il pas merveilleux d’avoir accès aux mises à jour pertinentes de Trello, tout en vérifiant les fichiers dans l’espace de stockage infonuagique? Intégrez votre compte Dropbox à Trello afin d’avoir accès aux fonctionnalités suivantes :

• Joindre des fichiers et des dossiers aux cartes Trello directement depuis Dropbox
• Afficher un aperçu des fichiers Dropbox joints sans quitter Trello
• Assurer la synchronisation automatique de l’activité Trello avec tous les fichiers Dropbox associés
   

3. Slack

Plateformes : macOS, Windows, Linux, iOS, Android, application Web, extension de navigateur

Utilisation : communication et travail d’équipe

Slack est depuis longtemps un outil de productivité puissant. Les grandes entreprises le présentent comme une solution tout-en-un essentielle pour faciliter une collaboration d’équipe efficace et productive.

Créez des canaux pour vos équipes et vos projets et bénéficiez d’outils spécialisés pour favoriser la collaboration. Les canaux de communication ne servent pas seulement à optimiser les échanges internes, mais également à collaborer avec des partenaires externes à votre entreprise, que ce soit avec des clients, des partenaires ou des fournisseurs de services.

Grâce à Slack, les équipes à distance peuvent communiquer efficacement via des appels vocaux et vidéo, organiser leurs projets dans des canaux spécifiques, partager leur écran et transférer des fichiers sans difficulté, le tout depuis une application complète.
 

4. Asana

Plateformes : extension de navigateur, iOS, Android

Utilisation : gestion complète du projet

Asana facilite la productivité grâce à une vaste gamme d’outils de gestion du travail. Vous pouvez ainsi voir un projet du début à la fin avec des fonctionnalités avancées de suivi, de communication, de gestion d’équipe et autres.

Dans Asana, vous pouvez créer plusieurs groupes pour chaque équipe ou département au sein de votre entreprise. Créez ensuite des projets. Dans chaque projet, vous aurez la possibilité d’ajouter des tâches, des sous-tâches, un échéancier ou une date limite. Vous pouvez attribuer des tâches et des projets à des équipes ou à des individus désignés. Vous pouvez également commenter les tâches pour y ajouter des informations ou des instructions additionnelles. Enfin, vous pouvez inviter d’autres membres de l’équipe comme abonnés afin que ces derniers soient tenus au courant des mises à jour.

Rester sur la bonne voie est tout aussi important que d’être productif. Heureusement, Asana offre des paramètres avancés pour simplifier cette tâche :

• Jalons : pour que les objectifs du projet soient toujours clairs
• Dépendances : pour que chacun sache quelles tâches doivent être accomplies pour que les autres puissent commencer
• Chronologies : pour qu’un aperçu complet d’un projet soit facilement accessible et analysé

C’est un récapitulatif simple de ce que peut offrir Asana, mais il y a plusieurs autres fonctionnalités avancées et intuitives dans l’application pour vous aider à gérer vos projets. Asana couvre tous les domaines, du suivi du temps à la vérification, en passant par la planification et la prise de notes.
 

Rassemblez les fichiers de projet et la gestion de projet Asana sous un même toit, avec Dropbox

Moins vous passez de temps à chercher des fichiers, plus vous pouvez consacrer de temps à faire avancer vos projets. Lorsque vous connectez Asana à Dropbox, vous pouvez joindre et partager des fichiers Dropbox directement via Asana, ce qui le rend encore plus performant.
 

5. Dropbox Sign 

Plateformes : application Web, API, iOS, Android

Utilisation : la signature électronique et l’efficacité du processus de gestion des contrats

L’époque où il fallait imprimer, signer, numériser et envoyer des documents au prochain signataire est révolue. Dropbox Sign vous permet de signer numériquement des documents. Cette fonctionnalité vous fait gagner beaucoup de temps et simplifie le processus. Elle est particulièrement utile dans l’environnement de travail numérique actuel, où il est peu probable que chaque signataire se trouve dans le même espace de travail.

Vous pouvez utiliser Sign pour tous vos documents, que ce soit pour des ententes de confidentialité, des baux ou des contrats de travail. Grâce aux 17 formats de fichiers pris en charge, vous pouvez transmettre presque tous les documents qui demandent une signature avec Sign. Les signatures électroniques sur Sign sont juridiquement contraignantes et fortement chiffrées. Vous pouvez donc être sûr que tout est légitime et que vos données personnelles sont sécurisées.

Vous pouvez envoyer des demandes en masse, soit de manière séquentielle, afin que chaque signataire soit notifié dès que le signataire précédent a signé, soit en même temps. Les destinataires n’ont qu’à se connecter, à lire le document et à y ajouter leur signature électronique. Il sera ensuite automatiquement retourné, scellé, signé et livré en un instant.

Simplifiez davantage le processus en créant ou en utilisant des modèles préexistants et en ajoutant des logos et des marques personnalisés, le tout en un seul clic.

Les outils de gestion d’équipe de Sign vous permettent d’accorder l’accès à différents groupes ou individus, de définir des signataires facultatifs, obligatoires et en copie, de configurer des rappels pour vous assurer que tout est signé à temps, et bien plus encore.

6. IFTTT

Plateformes : appareils Android et iOS seulement

Utilisation : automatisation avec des appareils intelligents

IFTTT est une application de productivité intuitive. Elle travaillera pour vous de manière productive.

IFTTT crée des fonctionnalités automatisées et conditionnelles en se fondant sur le modèle « Si ceci, alors cela ». Grâce aux « applets » intégrés d’IFTTT, il est possible d’automatiser des tâches en lien avec différents services. Par exemple, lorsqu’un événement se produit dans un service, une action spécifique peut être déclenchée dans un autre, tout comme avec Zapier, mais de manière plus simplifiée.

Par exemple, vous pouvez ajouter automatiquement des chansons de vidéos YouTube à vos listes de lecture Spotify chaque fois que vous vous cliquez sur le bouton « J’aime ». Intégrez IFTTT à la technologie de la maison intelligente pour pouvoir, par exemple, allumer le chauffage dès que vous vous approchez de votre rue. Chaque fois que vous ajoutez une étiquette à une photo Facebook, IFTTT peut enregistrer cette image sur Dropbox.

Cette automatisation augmente sans aucun doute la productivité, en prenant en charge des tâches qui ne méritent pas que l’on y consacre des ressources et du temps précieux.

IFTTT fonctionne avec plusieurs appareils domestiques intelligents et applications mobiles, ce que Zapier ne fait pas, et vice versa. Il offre également des fonctionnalités avancées pour téléphone intelligent, tandis que Zapier est principalement conçu pour un usage sur ordinateur de bureau. Par conséquent, ils sont tous deux utiles à leur manière.

Comment améliorer la gestion du temps et la productivité avec Dropbox

Dropbox est aussi un outil de productivité, avec des outils qui facilitent la gestion de projets, la gestion de fichiers et la collaboration à distance. Grâce à Dropbox, vous pouvez mener à bien n’importe quel projet, depuis sa première étape, jusqu’à sa production, en passant par le partage d’avis, le tout dans un même espace.

Utilisez l’application gratuite sur n’importe quel appareil (Apple, Microsoft ou autre) pour accéder, éditer et gérer vos fichiers professionnels où que vous soyez tout en protégeant vos données. Créez des plans de projet, créez des listes de tâches, prenez des notes, laissez des avis en temps réel et tenez les intervenants au courant grâce à une variété d’outils de communication et de collaboration dans Dropbox.

Toutes les applications de productivité mentionnées ci-dessus peuvent être facilement intégrées à votre compte Dropbox. Cela signifie que vous pouvez véritablement simplifier les processus de travail, améliorer la visibilité et l’efficacité et, par conséquent, augmenter la productivité en milieu de travail.