Six des meilleures applications de productivité pour améliorer la gestion des tâches et du temps

À une époque où les occasions de se laisser distraire ne manquent pas, nous avons besoin d’outils qui favorisent la productivité aussi bien au travail que dans notre vie personnelle. Mais les applications qui prétendent nous y aider sont nombreuses et choisir la bonne est devenu une distraction en soi.

Pour que vous puissiez y voir plus clair, nous avons compilé une liste des outils de productivité préférés du secteur grâce auxquels vous pourrez libérer votre potentiel au quotidien.

De plus, lorsque c’est possible, nous montrerons comment ces applications de productivité révolutionnaires peuvent être associées à Dropbox pour une expérience encore plus enrichissante.

Les meilleures applications de productivité pour gérer son temps et ses tâches

Que vous ayez besoin d’aide pour gérer vos workflows, votre temps ou votre concentration, les applications ci-dessous sont des outils efficaces pour stimuler votre productivité tant sur le plan professionnel que sur le plan personnel.

Et comme il n’existe pas d’application de productivité unique répondant à tous les besoins, nous avons fourni des exemples pour une variété de scénarios, de l’automatisation des tâches répétitives à l’accélération des signatures électroniques.

Bon nombre de ces applications sont disponibles en version gratuite, mais proposent des versions payantes qui incluent des fonctionnalités supplémentaires. Il convient donc de noter que certaines fonctionnalités décrites ci-dessous sont payantes.
 

1. Zapier

Plateformes : application Web, extension de navigateur

Utile pour : l’automatisation multiplateforme

Bien que cette liste couvre principalement les applications de productivité gratuites pour iPhone, Android et ordinateur, Zapier n’existe que sous forme d’application Web et d’extension Chrome.

Zapier n’est pas vraiment une application. Il s’agit d’une plateforme d’automatisation qui transfère les informations entre vos applications du quotidien, ce qui vous permet de gagner du temps, de réduire les tâches fastidieuses et de vous concentrer sur vos tâches les plus importantes. Les workflows automatisés de Zapier s’appellent des “Zaps”. Vous pouvez soit créer un Zap à partir de zéro, soit choisir parmi une bibliothèque de modèles prédéfinis. Vous n’avez pas besoin de rédiger du code.
 

Donnez des superpouvoirs à Dropbox avec les automatisations Zapier

Zapier n’est pas seulement un excellent outil d’automatisation en général. Associé à Dropbox, il peut être utilisé pour connecter le stockage cloud à des milliers d’applications populaires et augmenter la productivité. Voici quelques idées pour commencer :

• Enregistrez vos pièces jointes dans Dropbox.
• Importez instantanément des vidéos enregistrées dans Dropbox sur YouTube.
• Ajoutez une nouvelle ligne dans un document Google Sheets pour chaque nouvelle importation dans Dropbox.
• Sauvegardez les e‑mails entrants sous forme de fichiers dans Dropbox.
   

2. Trello 

Plateformes : iOS, Android, application Web

Utile pour : la gestion des tâches

Grâce à Trello, organiser et classer vos projets de façon simple et claire n’est plus une contrainte. Les tableaux, listes et cartes Trello sont intuitifs et facilitent l’organisation de vos idées et le suivi de votre avancement.

Supposons par exemple que les membres de votre équipe marketing gèrent leur agenda éditorial dans Trello. Ils peuvent créer des listes pour chaque étape du processus, par exemple “Idées”, “Rédaction”, “Édition” et “Publication”, puis ajouter une carte pour chaque article. Les cartes peuvent être assignées aux membres de l’équipe, inclure des dates d’échéance pour chaque étape du processus, et contenir les pièces jointes des fichiers Dropbox et des fichiers Dropbox Paper. Tout est ainsi centralisé au même endroit, ce qui vous évite de parcourir des chaînes d’e‑mails interminables pour parvenir à vos fins.

Tout cela n’est évidemment qu’un début. Grâce à sa flexibilité, Trello peut s’adapter à n’importe quelle équipe. Grâce à plus de 150 intégrations avec vos applications préférées et des services basés sur les “Power-Ups” et l’automatisation intégrée, Trello est un centre de productivité privilégié pour les équipes du monde entier.

Tirez le meilleur parti de Trello avec Dropbox

Ne serait-il pas formidable de pouvoir voir les mises à jour pertinentes de Trello tout en vérifiant les fichiers dans le stockage cloud ? Intégrez votre compte Dropbox à Trello pour :

• Joindre des fichiers et des dossiers à des cartes Trello directement depuis Dropbox
• Prévisualiser les fichiers Dropbox joints sans quitter Trello
• Faire en sorte que l’activité Trello pour tous les fichiers Dropbox joints apparaisse directement dans Dropbox
   

3. Slack

Plateformes : macOS, Windows, Linux, iOS, Android, application Web, extension de navigateur

Utile pour : la communication et la collaboration en équipe

Slack est depuis longtemps le fer de lance de la productivité, vanté par les grandes entreprises comme une solution tout-en-un essentielle qui optimise l’efficacité et la productivité des équipes.

Créez des canaux pour les équipes et les projets, et profitez d’outils spécialisés pour renforcer la collaboration. Les canaux, en plus de simplifier la communication en interne, vous permettent de collaborer avec des partenaires en dehors de votre entreprise, comme des clients ou des prestataires de services.

Slack offre un mode de communication fluide pour les équipes travaillant à distance. L’outil permet de passer des appels vocaux et vidéo, de créer des canaux pour des projets, de partager des écrans et d’envoyer des fichiers en toute simplicité, le tout dans une seule application complète.
 

4. Asana

Plateformes : Extension de navigateur, iOS, Android

Utile pour : la gestion complète des projets

Asana stimule la productivité grâce à un large éventail d’outils de gestion des tâches, qui vous permettent de voir un projet du début à la fin et de bénéficier de fonctionnalités qui renforcent le suivi, la communication, la gestion d’équipe, etc.

Dans Asana, vous pouvez créer différents groupes pour chaque équipe ou département de votre entreprise. Vous pouvez ensuite créer des projets, puis y ajouter des tâches et des sous-tâches, ainsi qu’un délai ou une date d’échéance pour chacune d’elles. Vous pouvez attribuer des tâches et des projets à des équipes ou des personnes spécifiques, commenter les tâches en y indiquant des informations ou des instructions supplémentaires et ajouter d’autres collègues afin qu’ils soient informés des éventuelles mises à jour.

Rester sur la bonne voie est tout aussi important qu’être productif. Heureusement, Asana propose des paramètres supplémentaires pour y parvenir :

• Jalons – pour que les objectifs du projet soient toujours clairs
• Dépendances – pour que chacun sache quelles tâches doivent être accomplies afin d’en réaliser d’autres
• Chronologies – pour avoir un aperçu complet d’un projet, facilement accessible et analysable

Ceci n’est qu’un résumé des possibilités d’Asana. L’application propose beaucoup d’autres fonctionnalités avancées intuitives pour simplifier la gestion de projet. Qu’il s’agisse de suivre votre temps, de réviser des contenus, de planifier vos tâches ou de prendre des notes, vous pouvez compter sur Asana.
 

Rassemblez les fichiers de projet et la gestion de projet Asana au même endroit, avec Dropbox

Moins vous passez de temps à rechercher des fichiers, plus vous pouvez faire progresser vos projets. Lorsque vous connectez Asana à Dropbox, vous pouvez joindre et partager des fichiers Dropbox directement via Asana, ce qui en accroît encore l’efficacité.
 

5. Dropbox Sign 

Plateformes : application Web, API, iOS, Android

Utile pour : la signature électronique et l’efficacité du flux de travail des contrats

Finie l’époque où les documents devaient être imprimés, signés et numérisés avant d’être envoyés au prochain signataire. Dropbox Sign vous permet de signer numériquement des documents, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et simplifie le processus. Cela convient particulièrement à l’environnement de travail numérique moderne, où il est peu probable que tous les signataires se trouvent dans le même espace de travail.

Vous pouvez utiliser Dropbox Sign pour tout type de document, qu’il s’agisse d’accords de confidentialité, de contrats de bail ou de contrats de travail. Avec 17 types de fichiers acceptés, vous pouvez envoyer à peu près tout ce qui peut nécessiter une signature via Dropbox Sign. Les signatures électroniques Dropbox Sign ont une valeur juridique et sont chiffrées à l’aide d’un chiffrement puissant, ce qui garantit la légitimité de toutes les données ainsi que la protection de vos données personnelles.

Vous pouvez envoyer des demandes groupées, soit dans un ordre particulier (afin que chaque signataire soit notifié une fois que le signataire précédent a signé), soit simultanément. Les destinataires n’ont qu’à se connecter, lire le document et ajouter leur signature électronique pour que le document vous soit automatiquement renvoyé, signé, scellé et livré en un instant.

Simplifiez davantage le processus en créant ou en utilisant des modèles prédéfinis. Ajoutez une identité de marque et des logos personnalisés d’un seul clic.

Les outils de gestion d’équipe dans Dropbox Sign vous permettent d’octroyer l’accès à différents groupes ou personnes, de définir des signataires facultatifs, obligatoires et en copie, ou encore de configurer des rappels pour vous assurer que tout est signé dans les temps.

6. IFTTT

Plateformes : appareils Android et iOS uniquement

Utile pour : l’automatisation avec des appareils connectés

IFTTT est une application de productivité intuitive. Elle est véritablement productive à votre place.

IFTTT établit des fonctions automatisées et conditionnelles basées sur le modèle “Si ceci, alors cela”. Avec les “applets” prédéfinis d’IFTTT, si un événement se produit à un endroit, alors une action spécifique est entreprise dans un autre. Son comportement est semblable à celui de Zapier, mais en plus simple.

Par exemple, vous pouvez ajouter automatiquement des chansons de YouTube aux listes de lecture Spotify lorsque vous “aimez” des vidéos. Intégrez IFTTT à votre technologie de maison intelligente pour pouvoir, par exemple, allumer votre chauffage dès que vous approchez de votre rue. Chaque fois que vous êtes identifié sur une photo Facebook, IFTTT peut l’enregistrer sur Dropbox.

Ce niveau d’automatisation augmente indubitablement la productivité, en se chargeant de tâches qui vous feraient perdre un temps précieux.

IFTTT fonctionne avec de nombreux appareils connectés et applications mobiles avec lesquels Zapier n’est pas compatible, et vice versa. L’application offre de meilleures fonctionnalités sur les smartphones que Zapier, qui fonctionne principalement sur ordinateur. Chacun de ces outils a donc ses avantages.

Comment améliorer la gestion du temps et la productivité avec Dropbox

Dropbox est également un booster de productivité, avec des outils qui facilitent la gestion de projets, la gestion de fichiers et la collaboration à distance. Avec Dropbox, vous pouvez mener à bien n’importe quel projet, des premières étapes de définition de la stratégie à la phase de production, en passant par la phase de commentaires, le tout dans un seul espace.

Utilisez l’application gratuite sur n’importe quel appareil (Apple, Microsoft ou autre) pour accéder à vos fichiers professionnels, les modifier et les gérer où que vous soyez tout en protégeant vos données. Créez des plans de projet, dressez des listes de tâches, prenez des notes, laissez des commentaires en temps réel et tenez les parties prenantes informées grâce aux différents outils de communication et de collaboration dans Dropbox.

Toutes les applications de productivité mentionnées ci-dessus peuvent être facilement intégrées à votre compte Dropbox, ce qui signifie que vous pouvez réellement simplifier les workflows, améliorer la visibilité et l’efficacité, et ainsi booster la productivité au travail.