¿Qué es la edición en tiempo real?
La edición en tiempo real permite que varios miembros de un equipo trabajen en un único archivo simultáneamente y lo editen. De este modo, cualquier cambio en ese archivo se actualizará para cada usuario casi de forma instantánea. Este tipo de colaboración en tiempo real se realiza en aplicaciones online, en la nube, que permiten a cualquier número de usuarios acceder a archivos y editarlos de forma sincronizada. Pueden hacerlo desde ordenadores, tablets o dispositivos móviles. Y con las herramientas adecuadas, también pueden hacerlo desde cualquier lugar.
En el pasado, la edición y la colaboración en tiempo real solo eran posibles con contenido de texto. Por ejemplo, se podían editar documentos almacenados online en almacenamiento en la nube o se podía trabajar en herramientas de edición colaborativa de documentos como Dropbox Paper. Ahora, sin embargo, es posible editar vídeo y audio en tiempo real gracias a herramientas como Dropbox Replay.
6 beneficios que la edición colaborativa en tiempo real puede ofrecer a tu equipo
La posibilidad de que los compañeros de trabajo colaboren en tiempo real significa que puedes ahorrar no solo tiempo, sino también dinero y recursos.
1. Reuniones más productivas
Aunque las reuniones en persona siguen siendo necesarias, se puede recurrir a la edición en tiempo real en la mayoría de las ocasiones. Dropbox Paper tiene plantillas de agenda y actas de reunión personalizables que, junto con la edición en tiempo real, permiten reuniones más centradas y productivas. Todo el mundo puede tomar notas en tiempo real en el mismo lugar, sin necesidad de depender de un único redactor de actas. Esto es fantástico para garantizar que toda la información importante sea fácilmente accesible para todo el equipo.
Imaginemos que tú y tus compañeros estáis fuera de la oficina en una formación sobre los nuevos productos de un cliente que vais a promocionar. En lugar de que cada persona tome sus propias notas y tener que juntarlas todas luego, podríais trabajar todos en el mismo documento, lo que os ahorraría tiempo y os garantizaría no perder ningún detalle.
2. Multitarea síncrona y más eficiente
Imagina que un equipo está redactando un artículo para el blog de su sitio web. Es posible que tengan a una o dos personas investigando el tema y añadiendo sus notas a un archivo de Dropbox Paper. Al mismo tiempo, el redactor del artículo puede supervisar la investigación a medida que se produce e ir adelantando la producción.
Si se producen cambios en el borrador o notas adicionales después de que haya comenzado la producción, los miembros del equipo pueden añadirlo todo en forma de notas en el mismo documento de Dropbox Paper. Pueden incluso etiquetar al redactor para que se le envíe una notificación de inmediato.
Sin la edición en tiempo real, estas tareas tendrían que haberse realizado de forma consecutiva, no simultánea. Esto no solo implicaría una mayor inversión de tiempo, sino que también significaría tener que enviar nuevas versiones de archivos o largas cadenas de correo electrónico cada vez que se produjera una actualización. Y esto podría provocar una gestión de archivos caótica y confusa cuando los documentos comenzaran a acumularse.
La edición en tiempo real permite que todo el mundo trabaje en un mismo espacio, por lo que no tendrás que navegar por interminables archivos casi idénticos para asegurarte de que tienes lo que necesitas.
3. Procesos de revisión productivos
La edición en tiempo real hace que el proceso de revisión y comentarios sea más eficiente y productivo que nunca.
Cuando se haya producido un contenido, es posible que sea necesario revisarlo no solo con un corrector o revisor, sino también con los clientes, socios, equipos jurídicos y otras partes implicadas. Con la edición en tiempo real, no es necesario esperar a que una persona añada sus notas para que la siguiente pueda hacerlo. Todo el mundo puede anotar lo que quiera en el documento o vídeo al mismo tiempo, y el equipo encargado puede pasar directamente a aplicar los comentarios a medida que vayan llegando.
Si trabajas con otras personas en un proyecto de vídeo, puedes incluso alojar una revisión virtual en tiempo real del vídeo usando Dropbox Replay para que todos los interesados puedan ver el vídeo, comentarlo y añadirle notas directamente. Esto significa que todos los comentarios, observaciones y modificaciones se registran en un solo lugar, a tu disposición para que puedas trabajar en base a una fuente de información única.
Independientemente del contenido en el que trabajes, si tienes un proceso de revisión de dos pasos, la edición en tiempo real te ahorra el engorro de tener que guardar y enviar cada versión modificada por separado. En el momento en el que se complete la primera revisión, podrás enviarle una notificación rápida al siguiente revisor con un solo clic, para que el trabajo pueda continuar fluyendo de forma natural.
4. Procesos de valoración eficaces
Puedes agilizar todo el proceso de comentarios con la edición en tiempo real. Si los comentarios y las respuestas provienen de más de una persona, deberás asegurarte de que sea fácil ver todas las notas importantes desde un mismo lugar. Es un verdadero quebradero de cabeza tener que pasar por numerosas cadenas de correos electrónicos, chats y notas en documentos o vídeos para reunir todos los comentarios y notas que necesitas, y es posible que se pierdan puntos importantes.
Las notas en Dropbox Paper permiten a cualquier usuario con acceso añadir sus comentarios directamente al documento que está revisando. Además de documentos de Paper, puedes añadir notas en fotos, archivos PDF, archivos de Excel, archivos de Photoshop, etc., sin necesidad de usar ningún software adicional.
Cuando se etiqueta a un compañero de trabajo, ya sea en un comentario o en el cuerpo de un documento de Dropbox Paper, se le envía una notificación de inmediato; al propietario del archivo se le avisa de cualquier cambio, independientemente de si se le ha etiquetado o no. Lo mismo ocurre al añadir comentarios a un vídeo en Dropbox Replay. Esto significa que el flujo no se interrumpe nunca y que todo puede seguir avanzando sin retrasos.
Con la edición en tiempo real, los comentarios importantes son siempre fáciles de encontrar, gestionar y aplicar. Se puede ver fácilmente:
- cuáles son los comentarios
- la sección específica de un documento o la marca de tiempo de un vídeo a la que se refieren los comentarios.
- quién ha hecho los comentarios
- cualquier conversación entre los miembros del equipo sobre ese comentario en concreto
…y todo ello cuidadosamente organizado en conversaciones fáciles de leer, para que puedas actuar rápidamente.
De este modo, disfrutarás de un entorno de trabajo más organizado, lo que mejorará la calidad del resultado final, ya que dispondrás de más herramientas para identificar y superar los problemas que surjan a medida que vayan apareciendo.
5. Proyectos más fluidos y jefes de proyecto más satisfechos
La edición en tiempo real facilita la gestión de los proyectos y evita que los gestores de proyectos trabajen con procesos enrevesados y una comunicación caótica.
En su lugar, optimiza el flujo de trabajo desde un espacio central en el que todos los miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar juntos en tiempo real.
6. Una forma sencilla de editar archivos de Microsoft Office y Google Docs en tiempo real
En Dropbox, puedes editar muchos tipos de archivos en tiempo real, no solo los de Paper o vídeos. Si integras tu cuenta de Dropbox con Microsoft Office, también podrás editar archivos de Word, Excel y PowerPoint online de forma colaborativa. También podrás colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google directamente desde Dropbox.com.
Verás en tiempo real quién está trabajando en el documento y podrás comunicarte directamente con esa persona a través de los comentarios. Los cambios realizados se guardarán automáticamente en tu Dropbox, y tus compañeros de equipo podrán seguir trabajando en el archivo aunque lo cierres.
Esto te permite optimizar los procesos. Por ejemplo, en lugar de tener cinco hojas de cálculo distintas para varios componentes de un proyecto de análisis, todos podéis trabajar en un único archivo de Excel con pestañas para cada sección, sabiendo que los cambios se guardarán instantáneamente en tu Dropbox.
Herramientas de edición en tiempo real a tu alcance
Dropbox no solo permite la edición en tiempo real, sino que la refuerza.
Puedes empezar transformando el lienzo en blanco de Dropbox Paper en un espacio de trabajo totalmente funcional para cada paso del desarrollo de un proyecto. Crea listas de verificación y listas de tareas sobre la marcha y notifica al instante a tus compañeros de trabajo cada vez que se realicen cambios. Incluso puedes añadir clips de SoundCloud y vídeos de YouTube.
¿Estás trabajando en un proyecto de vídeo? Planifícalo y crea un storyboard en Dropbox Paper, y cuando llegue el momento de revisar el vídeo y solicitar comentarios, solo tendrás que abrirlo en Dropbox Replay. Con un simple enlace compartido, puedes recopilar y ordenar comentarios con marca de tiempo, y todo ello en tiempo real. Los revisores ni siquiera necesitan disponer de una cuenta de Dropbox para colaborar contigo.
Desde la planificación inicial de la estrategia hasta las etapas de obtención de comentarios y finalización, puedes mejorar el flujo de trabajo, la productividad y la producción de tu equipo con herramientas de edición en tiempo real como Dropbox Paper y Dropbox Replay. Mejorar el rendimiento de tu equipo con la edición en tiempo real es así de fácil. Lo único que debes hacer es comenzar con Dropbox.
