6 de las mejores aplicaciones de productividad para mejorar la gestión de tareas y tiempo

En un momento en el que nos distraemos más fácilmente que nunca, necesitamos herramientas que faciliten la productividad, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Pero con tantas aplicaciones que afirman hacer justamente eso, elegir la correcta se ha convertido en una distracción en sí misma.

Para ayudarte a comprender todo esto, hemos compilado una lista destacada de las herramientas de productividad favoritas del sector para liberar tu potencial todos los días.

Además, cuando sea aplicable, mostraremos cómo estas innovadoras aplicaciones de productividad pueden combinarse con Dropbox para lograr una experiencia aún mejor.

Las mejores aplicaciones de productividad para gestionar el tiempo y las tareas

Tanto si necesitas ayuda para gestionar los flujos de trabajo, el tiempo o la concentración, las aplicaciones que te presentamos a continuación son herramientas eficaces para aumentar la productividad en el trabajo y en tu vida personal.

Y como rara vez existe una aplicación de productividad que se adapte a todos, proporcionamos ejemplos para diversos casos, desde la automatización de tareas repetitivas hasta la aceleración de las firmas electrónicas.

Muchas de estas aplicaciones ofrecen su versión gratuita junto con alternativas de pago con características adicionales, por lo que es necesario señalar que algunas de las características descritas tienen un coste.
 

1. Zapier

Plataformas: aplicación web, extensión del navegador

Útil para: automatización multiplataforma

Mientras que esta lista cubre en su mayoría aplicaciones de productividad gratuitas para iPhone, Android y escritorio, Zapier existe solo como aplicación web y extensión de Chrome.

Zapier no es realmente una aplicación. Es una plataforma de automatización que mueve información entre las aplicaciones que utilizas a diario, para que puedas ahorrar tiempo, reducir tareas tediosas y concentrarte en las más importantes. Los flujos de trabajo automatizados de Zapier se llaman "Zaps", y puedes crear un Zap desde cero o elegir uno de una biblioteca de plantillas prediseñadas, sin necesidad de código.
 

Dale superpoderes a Dropbox con las automatizaciones de Zapier

Zapier no solo es una excelente herramienta para la automatización en general; cuando se combina con Dropbox, se puede utilizar para conectar el almacenamiento en la nube con miles de aplicaciones conocidas y aumentar así la productividad. Aquí tienes algunas ideas para empezar:

• Guarda los nuevos archivos adjuntos en Dropbox.
• Sube los vídeos guardados en Dropbox a YouTube al instante.
• Añade una nueva fila a una hoja de cálculo de Google por cada nueva subida de Dropbox.
• Realiza una copia de seguridad de los correos electrónicos entrantes en Dropbox.
   

2. Trello 

Plataformas: iOS, Android, aplicación web

Útil para: gestión de tareas

Trello hace que la gestión del trabajo sea simple, fácil de entender y atractiva, ya que te permite organizar y priorizar los proyectos de una manera divertida, flexible y gratificante. Las listas, las tarjetas y los tableros intuitivos de Trello facilitan la organización de ideas y el seguimiento del progreso.

Por ejemplo, supongamos que tu equipo de marketing está gestionando su calendario editorial en Trello. Pueden crear listas para cada paso del proceso, como "Ideas", "Redacción", "Edición" y "Publicaciones" y, luego, añadir una tarjeta para cada artículo. Las tarjetas se pueden asignar a los miembros del equipo, incluyen fechas de vencimiento para cada paso del proceso y los archivos adjuntos de Dropbox y Dropbox Paper. Así, se mantiene todo organizado en una ubicación central, por lo que no es necesario buscar nada en interminables cadenas de correo electrónico.

Por supuesto, esto es solo el comienzo. La flexibilidad de Trello permite adaptar la herramienta a cualquier equipo. Además, Trello cuenta con más de 150 integraciones con tus aplicaciones y servicios favoritos, con "Power-Ups" y automatización incorporada y, por eso, es un cómodo centro de productividad para equipos de todo el mundo.

Saca el máximo partido a Trello con Dropbox

¿No sería fantástico si pudieras ver actualizaciones importantes de Trello mientras revisas archivos en el almacenamiento en la nube? Integra tu cuenta de Dropbox con Trello para:

• Adjuntar archivos y carpetas a tarjetas Trello desde Dropbox
• Previsualizar archivos adjuntos en Dropbox sin salir de Trello
• Hacer que la actividad de Trello para cualquier archivo adjunto de Dropbox se refleje directamente en Dropbox
   

3. Slack

Plataformas: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplicación web, extensión del navegador

Útil para: comunicación y colaboración en equipo.

Slack ha sido durante mucho tiempo un recurso muy útil para la productividad que las principales corporaciones han promocionado como solución integral esencial para facilitar una colaboración en equipo eficiente y productiva.

Crea canales para equipos y proyectos y disfruta de herramientas especializadas con las que podrás impulsar la colaboración. Los canales no solo optimizan la comunicación interna, sino que también te permiten colaborar con colaboradores ajenos a la empresa, como clientes, socios o proveedores de servicios.

Con Slack, los equipos remotos pueden comunicarse de forma fluida, ya que permite hacer llamadas de voz y vídeo, crear canales para proyectos, compartir pantallas y enviar archivos con facilidad, de modo que todo se puede hacer en la misma aplicación.
 

4. Asana

Plataformas: extensión del navegador, iOS, Android

Útil para: gestión integral de proyectos

Asana facilita la productividad con una enorme variedad de herramientas de gestión del trabajo y te permite ver los proyectos de principio a fin con funciones que refuerzan el seguimiento, la comunicación, la gestión de equipos y mucho más.

En Asana, puedes crear diferentes grupos para cada equipo o departamento de tu empresa. Después, puedes crear proyectos, y a esos proyectos puedes añadirles tareas y subtareas, así como un calendario o un plazo para cada una. Puedes asignar tareas y proyectos a equipos o personas concretas, comentar las tareas con información o instrucciones adicionales y añadir a otros compañeros de equipo como seguidores para que se les envíe una notificación si se produce cualquier actualización.

Mantenerse en el buen camino es tan importante como ser productivo. Afortunadamente, Asana ofrece configuraciones adicionales que facilitan esta tarea:

• Hitos: para que los objetivos del proyecto estén siempre claros
• Dependencias: para que todos sepan qué tareas deben completarse de modo que otros puedan comenzar
• Cronologías: para que sea fácil acceder y analizar una descripción general completa de un proyecto

Este es un resumen básico de lo que ofrece Asana, pero hay muchas más características avanzadas e intuitivas en la aplicación que facilitan mucho la gestión de proyectos. Asana cubre todos los aspectos, desde el seguimiento del tiempo hasta las pruebas, pasando por la programación y la toma de notas.
 

Reúne los archivos de proyectos y la gestión de proyectos de Asana bajo un mismo techo con Dropbox

Cuanto menos tiempo dediques a buscar archivos, más tiempo podrás dedicar a avanzar en tus proyectos. Si conectas Asana con Dropbox, puedes adjuntar y compartir archivos de Dropbox directamente a través de Asana, lo que lo hace aún más eficiente.
 

5. Dropbox Sign 

Plataformas: aplicación web, API, iOS, Android

Útil para: firma electrónica y eficiencia del flujo de trabajo de contratos

Eso de imprimir documentos, firmarlos, escanearlos y enviarlos al siguiente firmante ha pasado a la historia. Dropbox Sign te permite firmar documentos digitalmente, lo que te permite ahorrar mucho tiempo y simplificar el proceso. Esto resulta especialmente útil en el entorno de trabajo digital moderno, donde es poco probable que todos los firmantes estén en un mismo espacio de trabajo.

Puedes utilizar Sign para firmar cualquier documento, ya sea un acuerdo de confidencialidad, un contrato de arrendamiento o uno de trabajo. Como acepta 17 tipos de archivos diferentes, a través de Sign puedes enviar prácticamente cualquier cosa que requiera una firma. Las firmas electrónicas de esta plataforma son legalmente vinculantes y se protegen mediante un cifrado de alta seguridad, por lo que tendrás la certeza de que todo será válido y de que tus datos personales no correrán ningún peligro.

Puedes enviar solicitudes en lote, ya sea en un orden determinado de modo que se envíen a la siguiente persona una vez que la anterior haya firmado, o todas a la vez. Los destinatarios solo deberán iniciar sesión, leer el documento y añadir su firma electrónica. Se te enviará de nuevo el documento automáticamente para que lo tengas firmado y sellado al instante.

Optimizarás aún más el proceso si creas plantillas o usas las existentes. También podrás añadir tus logotipos y personalización de la marca con solo hacer clic en un botón.

Las herramientas de gestión de equipos de Sign te permiten conceder acceso a diferentes grupos o personas, establecer firmantes opcionales, obligatorios y en copia, configurar recordatorios para asegurarte de que todo esté firmado a tiempo y mucho más.

6. IFTTT

Plataformas: solo dispositivos Android y iOS

Útil para: automatización con dispositivos inteligentes

IFTTT es una aplicación de productividad intuitiva. Se encargará en tu nombre, literalmente, de que aumentes la productividad.

IFTTT establece funciones automatizadas y condicionales basadas en su modelo "If This Then That" (Si ocurre esto, haz esto otro). Con los "applets" prediseñados de esta aplicación, si se produce una situación en un lugar, se realizará una acción específica en otro; es similar a Zapier, pero más simple.

Por ejemplo, puedes hacer que las canciones de YouTube se añadan automáticamente a las listas de reproducción de Spotify cada vez que indiques que te gusta un vídeo. Integra IFTTT con la tecnología de hogares inteligentes para que puedas, por ejemplo, encender la calefacción cada vez que te acerques a tu calle. Cada vez que te etiqueten en una foto de Facebook, IFTTT puede guardarla en Dropbox.

Sin duda, este nivel de automatización aumenta la productividad y se encarga de las tareas para las que no deberías tener que renunciar a un tiempo y unos recursos valiosos.

IFTTT funciona con muchos dispositivos domésticos inteligentes y aplicaciones móviles con los que Zapier no funciona, y viceversa. También tiene una mejor funcionalidad para teléfonos inteligentes, mientras que Zapier funciona predominantemente en computadoras de escritorio, por lo que ambos son útiles a su manera.

Cómo mejorar la gestión del tiempo y la productividad con Dropbox

Dropbox también es un recurso útil para la productividad, ya que ofrece herramientas que facilitan la gestión de proyectos, la gestión de archivos y la colaboración a distancia. Con Dropbox, puedes completar cualquier proyecto, desde las primeras etapas de estrategia hasta la producción, pasando por la fase de comentarios y todas las demás. Y siempre en un único espacio.

Utiliza la aplicación gratuita en cualquier dispositivo (Apple, Microsoft u otro) para editar y gestionar el trabajo, además de acceder a él desde cualquier lugar sin que se comprometa la seguridad de tus datos. Gracias a la gran variedad de herramientas de comunicación y colaboración de Dropbox, podrás crear planes de proyecto, crear listas de tareas, tomar notas, dejar comentarios en tiempo real y mantener a las partes interesadas al tanto.

Todas las aplicaciones de productividad mencionadas anteriormente pueden integrarse fácilmente con tu cuenta de Dropbox, lo que significa que puedes agilizar significativamente los flujos de trabajo, mejorar la visibilidad y la eficiencia y, a su vez, aumentar la productividad en el lugar de trabajo.