Qué hacer para que el trabajo flexible funcione

Si eres responsable de un equipo, sabrás que estar al día de todos los cambios relacionados con el trabajo nunca es fácil. 

Ahora que el trabajo remoto se está normalizando, los márgenes de error con los que cuentan los líderes empresariales se han reducido, sobre todo a la hora de diseñar un entorno de trabajo adecuado para los empleados.

Trabajo flexible: ¿el arma secreta de las pequeñas empresas?

¿Cómo pueden las pequeñas empresas utilizar el trabajo remoto como una ventaja competitiva que les ayude a prosperar? Dropbox se propuso responder esa pregunta en nuestro informe Choice Economy, una encuesta realizada a más de 2000 líderes y empleados de pequeñas empresas en ocho países. 

Queríamos ver cómo los acuerdos de trabajo flexibles han cambiado las actitudes de los empleados sobre cómo, dónde y cuándo trabajan. La pandemia hizo que casi dos terceras partes de las empresas llevaran a cabo mejoras notables o significativas en su estructura empresarial, herramientas y prácticas comerciales para posibilitar la colaboración. Después de todo, era esencial, ya que todos estuvieron encerrados en sus casas durante esos años. Pero eso fue solo el principio.

Se ha demostrado que las nuevas tecnologías pueden ayudar a los equipos a trabajar de forma remota. Pero ¿cómo se puede mantener el mismo nivel de flexibilidad cuando algunos de los miembros de nuestro equipo están en la oficina y otros en casa?

Al fin y al cabo, crear equipos muy eficientes —independientemente de dónde estén— es la máxima prioridad de toda empresa que quiera sobrevivir durante los próximos años. Así pues, y basándonos en nuestra investigación, hemos recopilado opiniones de expertos en el trabajo en remoto para descubrir cómo implementar entornos de trabajo flexibles

¿Qué significa “trabajo flexible”?

El trabajo flexible es una alternativa al horario laboral tradicional en la oficina, de 9 a 5. Esta modalidad de trabajo ofrece a los empleados un mayor control sobre cuándo, dónde y cómo trabajan, con opciones como trabajo a tiempo parcial, remoto o híbrido, horarios de trabajo comprimidos, trabajo compartido o algo completamente distinto.

Por ejemplo, un horario flexible puede permitir que uno de tus empleados trabaje en horarios de inicio y finalización flexibles para adaptarse a sus necesidades de cuidado infantil.

Básicamente, el trabajo flexible consiste en brindarles a los empleados la opción de adaptar su horario y entorno de trabajo a sus necesidades. Y puede tener beneficios significativos para empleadores y empleados, incluida la satisfacción laboral, el compromiso, la motivación y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Cómo puedes hacer que el trabajo flexible funcione para tu equipo
 

1. Pregúntales a los empleados qué quieren

Si deseas ofrecer flexibilidad a largo plazo, lo primero y lo más importante que debes hacer es saber qué es lo que realmente quieren tus equipos.Esto implica que puedan decidir, no ofrecerles soluciones de trabajo universales.

De hecho, a los empleados se les da muy bien decidir qué entorno les conviene más en cada momento. 

“Quizás prefieran trabajar desde casa cuando tengan que concentrarse mucho, o en la oficina para hacer lluvias de ideas y colaborar. Sea como sea, pueden decidirlo por su cuenta. Si se les permite hacerlo, serán más productivos”, afirma Kate Lister, presidenta de Global Workplace Analytics. 

Parece ser que la respuesta es no tomar decisiones precipitadas por los empleados, sino, simplemente, consultar los cambios con ellos y tomar la iniciativa para darles lo que quieran, aunque no sea lo que esperas.

2. Sigue desarrollando la cultura, incluso a distancia

Después de la pandemia, van surgiendo oportunidades para recuperar los aspectos atractivos de la cultura empresarial que convencían a muchos empleados. Por otro lado, no son pocas las personas que siguen trabajando sobre todo desde casa, por lo que hay que asegurarse de que esa cultura no gire solo alrededor de la oficina. La solución no tiene por qué ser compleja; solo hace falta un poco de planificación. De hecho, el café en la oficina y tomar algo después del trabajo nunca fueron propuestas especialmente sencillas, flexibles o inclusivas para muchos empleados.
 

Entonces, ¿qué alternativa hay?

Una buena cultura no implica invertir un gran presupuesto en herramientas nuevas y sofisticadas. Todo el mundo sabe qué son las videollamadas, y no hay que olvidar que sirven para más cosas aparte de trabajar. Las reuniones híbridas permiten que los empleados que trabajan en la oficina y los que trabajan a distancia colaboren mediante videoconferencia. Por ejemplo, las empresas pueden mantener la pausa del café fomentando que las personas que trabajen en remoto se reúnan con sus compañeros y amigos durante la jornada laboral para, simplemente, ponerse al día.

Dicho esto, la cultura va más allá de las cervezas y el café. Hay que unir los aspectos más ligados al ocio con elementos más personales de la cultura. Según Britt, el camino a seguir se marca desde los puestos más altos: “Los responsables definen cómo vive la cultura el 90 % de los trabajadores. Aun así, muchas empresas nunca han invertido en formar a sus responsables”.

La formación de los responsables es crucial porque, al fin y al cabo, la cultura se resume en gran medida en hacer bien lo más básico: que no cueste pedir ayuda o tiempo libre, hablar de los problemas que surjan, etc. Para que una empresa prospere en un entorno de trabajo flexible, tendrá que dominar los diferentes aspectos.
 

3. Comparte las herramientas de colaboración adecuadas

La comunicación y la colaboración son fundamentales en cualquier proyecto, flujo de trabajo o negocio. Cuando se intenta lograr una, pero no la otra, las cosas empiezan a fallar. 

Nuestra investigación lo corrobora:

• Más de una tercera parte de las empresas (el 36 %) identificó la falta de herramientas de colaboración adecuadas como un obstáculo importante a la hora de trabajar en remoto. 
• El 48 % afirmaron que el hecho de no poder colaborar afecta negativamente a la productividad de los empleados. 
• Además, el 87 % estuvieron de acuerdo en que mejorar la colaboración en equipo sería vital para su futuro.

Desde el punto de vista de las empresas, encontrar una plataforma que permita a los equipos colaborar de manera sencilla, integrar las herramientas que ya usan en todas partes y que ayude a gestionar los proyectos, es una necesidad más que evidente. 

Y no hablamos de hacer unos pocos cambios superficiales. Las empresas deben aprovechar la tecnología para hacer cambios de calado y duraderos en los procesos laborales a fin de conseguir el máximo beneficio.

Dropbox es un ejemplo. Ofrecemos un conjunto completo de herramientas que permiten una colaboración fluida, una  gestión de tareas sencilla,  intercambio y sincronización de información sin barreras y mucho más.

4. Innova todo lo que puedas

Por último, es importante que no enfoques la innovación como un proceso puntual. Hagas lo que hagas para crear un entorno de trabajo flexible, no dejes de buscar mejoras. 

En realidad es bastante sencillo: además de ir recopilando comentarios, audita tus procesos empresariales a menudo y, en caso de duda, pide ayuda a profesionales externos. Si inviertes en nuevas tecnologías, colabora con tus proveedores de confianza para aprovechar al máximo la inversión. Por otro lado, organiza un equipo multidisciplinar que se encargue de supervisar la implementación y el uso general en la empresa.

Por último, asegúrate de que todas las personas implicadas formen parte de cada fase del proceso. Los perfiles de dirección más veteranos son fundamentales para impulsar los cambios en la empresa, pero también lo es que todos los empleados adopten estos cambios. Si no consigues que los trabajadores vean el valor de las herramientas y los procesos que les proporciones, o no les consultas cómo o si las usan, probablemente ni las prueben, y tu estrategia de trabajo flexible estará abocada al fracaso.

Trabaja con flexibilidad con Dropbox

Tanto si trabajas a tiempo parcial como a jornada completa, en la oficina o de forma remota, Dropbox dispone de las herramientas para ayudarte a administrar tu horario flexible.

Desde la tecnología de sincronización en la nube, que te permite trabajar desde cualquier lugar, hasta las funciones para compartir archivos, que facilitan la colaboración con colegas, tú y tu equipo podéis colaborar para el éxito con Dropbox.