Seis de las mejores aplicaciones de productividad para mejorar la gestión de las tareas y el tiempo

En un momento en que distraerse es más fácil que nunca, necesitamos herramientas que faciliten la productividad tanto a nivel personal como profesional. Pero con tantas aplicaciones que afirman hacer precisamente eso, elegir la adecuada se ha convertido en una distracción en sí misma.

Para ayudarte a entender todo esto, hemos recopilado las herramientas de productividad favoritas del sector que te ayudarán a liberar tu potencial todos los días.

Además, cuando corresponda, mostraremos cómo estas innovadoras aplicaciones de productividad pueden combinarse con Dropbox para lograr una experiencia aún mejor.

Las mejores aplicaciones de productividad para la administración del tiempo y las tareas

Ya sea que necesites ayuda para administrar los flujos de trabajo, el tiempo o la concentración, las aplicaciones que se presentan a continuación son herramientas eficaces para impulsar la productividad tanto para el uso profesional como personal.

Y como rara vez existe una aplicación de productividad que se adapte a todo, proporcionamos ejemplos para una variedad de escenarios, desde la automatización de tareas repetitivas hasta la agilización de las firmas electrónicas.

Muchas de ellas ofrecen su versión gratuita junto con alternativas de pago con funciones adicionales, por lo que vale la pena señalar que algunas de las funciones descritas tienen un costo.
 

1. Zapier

Plataformas: aplicación web, extensión de navegador

Útil para: automatización multiplataforma

Mientras que esta lista cubre mayormente aplicaciones de productividad gratuitas para iPhone, Android y escritorio, Zapier existe solo como una aplicación web y una extensión de Chrome.

Zapier no es realmente una aplicación. Es una plataforma de automatización que mueve información entre las aplicaciones que utilizas a diario para que puedas ahorrar tiempo, reducir las tareas tediosas y centrarte en tu trabajo más importante. Los flujos de trabajo automatizados de Zapier se llaman "Zaps", y puedes crear un Zap desde cero o elegir uno de una biblioteca de plantillas diseñadas previamente, sin necesidad de código.
 

Dota a Dropbox de superpoderes con las automatizaciones de Zapier

Zapier no es solo una gran herramienta para la automatización en general, cuando se combina con Dropbox se puede utilizar para conectar el almacenamiento en la nube a miles de aplicaciones populares y aumentar la productividad. Estas son algunas ideas para comenzar:

• Guardar nuevos archivos adjuntos de correo electrónico en Dropbox
• Subir inmediatamente a YouTube los videos que se guardan en Dropbox
• Agregar una nueva fila a una hoja de cálculo de Google para cada carga nueva de Dropbox
• Obtener una copia de seguridad de los correos electrónicos entrantes como archivos en Dropbox
   

2. Trello 

Plataformas: iOS, Android, aplicación web

Útil para: Gestión de tareas

Trello hace que la administración del trabajo sea simple, digerible y atractiva, lo que permite organizar y priorizar proyectos de una manera divertida, flexible y gratificante. Los tableros, listas y tarjetas intuitivos de Trello facilitan la organización de ideas y el seguimiento del progreso.

Por ejemplo, supongamos que tu equipo de marketing está gestionando su calendario editorial en Trello. Pueden crear listas para cada paso del proceso, como “Ideas”, “Escritura”, “Edición” y “Publicado”, y luego agregar una tarjeta para cada artículo. Las tarjetas pueden asignarse a los miembros del equipo, incluyir fechas para cada paso del proceso y adjuntar archivos de Dropbox y Dropbox Paper. De este modo, todo queda organizado en una ubicación lugar central, así que no necesitas buscar en interminables cadenas de correo electrónico para hacer el trabajo.

Por supuesto, eso es solo el comienzo. La flexibilidad de Trello significa que puede adaptarse a cualquier equipo. Asimismo, con más de 150 integraciones a tus aplicaciones y servicios favoritos con potenciadores y automatización integrada, Trello es un práctico centro de productividad para equipos de todo el mundo.

Aprovecha al máximo Trello con Dropbox

¿No sería fantástico poder ver las actualizaciones relevantes de Trello mientras revisas los archivos en el almacenamiento en la nube? Integra tu cuenta de Dropbox con Trello para:

• Adjuntar archivos y carpetas a tarjetas de Trello directamente desde Dropbox
• Obtener una vista previa de los archivos adjuntos de Dropbox sin salir de Trello
• Reflejar directamente en Dropbox la actividad de Trello para cualquier archivo adjunto de Dropbox.
   

3. Slacks

Plataformas: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplicación web, extensión de navegador

Útil para: comunicación y colaboración en equipo.

Desde hace mucho tiempo, Slack ha sido un centro de productividad, impulsado por importantes corporaciones como una solución todo en uno esencial para facilitar la colaboración eficiente y productiva en equipo.

Crea canales para equipos y proyectos, y disfruta de herramientas especializadas para impulsar la colaboración. Los canales no solo agilizan la comunicación interna, sino que también permiten colaborar con socios externos a la empresa, como clientes, socios o proveedores de servicios.

Al permitir una comunicación fluida para los equipos remotos, en Slack puedes hacer llamadas de voz y video, crear canales para proyectos, compartir pantallas y enviar archivos con facilidad, por lo que todo puede suceder en una aplicación completa.
 

4. Asana

Plataformas: extensión de navegador, iOS, Android

Útil para: gestión integral de proyectos

Asana facilita la productividad con una amplia gama de herramientas de gestión del trabajo, al ayudarte a ver un proyecto de principio a fin con funciones que refuerzan el seguimiento, la comunicación, la gestión de equipos y mucho más.

En Asana puedes crear diferentes grupos para cada equipo o departamento de tu empresa. Luego, puedes crear proyectos y, dentro de esos proyectos, puedes agregar tareas y subtareas y un plazo o fecha límite para cada una de ellas. Puedes asignar tareas y proyectos a equipos o individuos específicos, comentar las tareas con información o instrucciones adicionales, y agregar a otros compañeros de equipo como seguidores para que se los notifique sobre cualquier actualización.

Mantener el rumbo es tan importante como ser productivo. Afortunadamente, Asana ofrece configuraciones adicionales que facilitan esta tarea:

• Hitos: para que los objetivos del proyecto estén siempre claros.
• Dependencias: para que todo el mundo sepa qué tareas deben completarse para que puedan comenzar otras.
• Plazos: para que sea fácil acceder a una visión completa del proyecto y analizarla.

Ese es un resumen básico de lo que Asana tiene para ofrecer, pero hay muchas más características intrincadas e intuitivas dentro de la aplicación que hacen que la gestión del proyecto sea algo muy sencillo. Desde el control del tiempo hasta las pruebas, la programación o la toma de notas, Asana cubre todas las bases.
 

Unifica los archivos de proyecto y la gestión de proyectos de Asana con Dropbox

Cuanto menos tiempo dediques a buscar archivos, más tiempo podrás dedicar al progreso de tus proyectos. Cuando vinculas Asana con Dropbox, puedes adjuntar y compartir archivos de Dropbox directamente a través de Asana, lo que lo hace aún más eficiente.
 

5. Dropbox Sign 

Plataformas: aplicación web, API, iOS, Android

Útil para: firma electrónica y eficiencia en el flujo de trabajo contractual

Se acabaron los días en los que era necesario imprimir, firmar, escanear y enviar los documentos al siguiente firmante. Dropbox Sign te permite firmar documentos digitalmente, lo que ahorra mucho tiempo y simplifica el proceso. Esto resulta especialmente útil en el entorno de trabajo digital moderno, donde es poco probable que todos los firmantes estén en un mismo espacio de trabajo.

Puedes usar Sign para cualquier documento, ya sean acuerdos de confidencialidad, contratos de alquiler o contratos de trabajo. Con 17 tipos de archivos aceptados, puedes enviar casi todo lo que requiera una firma a través de Sign. Las firmas electrónicas de Sign son legalmente vinculantes y tienen un sólido cifrado, por lo que puedes asegurarte de que todo sea legítimo y de que tus datos personales estén seguros.

Puedes enviar solicitudes masivas, ya sea en un orden particular para que cada firmante sea notificado en secuencia una vez que el firmante anterior haya firmado o todos a la vez. Los destinatarios solo deben acceder, leer el documento, agregar su firma electrónica, y el documento les será devuelto automáticamente, firmado, sellado y entregado en un instante.

Agiliza el proceso aún más creando o usando plantillas preexistentes, y agrega logotipos y marcas personalizadas con solo presionar un botón.

Las herramientas de gestión de equipos de Sign te permiten conceder acceso a diferentes grupos o individuos, establecer firmantes opcionales, obligatorios y con CC, establecer recordatorios para asegurarte de que todo se firme a tiempo y mucho más.

6. IFTTT

Plataformas: Solo dispositivos Android e iOS

Útil para: automatización con dispositivos inteligentes

IFTTT es una aplicación de productividad intuitiva. Será literalmente productiva para ti.

IFTTT establece funciones automatizadas y condicionales basadas en su modelo “Si esto es así, entonces eso”. Con los “Applets” prediseñados de IFTTT, si una cosa sucede en un lugar, entonces una acción específica se llevará a cabo en otro, similar a Zapier, pero más simple.

Por ejemplo, puedes hacer que las canciones de YouTube se agreguen automáticamente a las listas de reproducción de Spotify siempre que “te gusten” los videos. Integra IFTTT con la tecnología doméstica inteligente para que, por ejemplo, se encienda la calefacción cada vez que te acerques a tu calle. Cuando te etiqueten en una foto de Facebook, IFTTT podrá guardarla en Dropbox.

Este nivel de automatización, sin duda, aumenta la productividad y se encarga de las tareas a las que no deberías dedicar tiempo y recursos valiosos.

IFTTT funciona con muchos dispositivos domésticos inteligentes y aplicaciones para dispositivos móviles con los que Zapier no funciona, y viceversa. También tiene una mejor funcionalidad para teléfonos inteligentes, mientras que Zapier funciona predominantemente en computadoras de escritorio, por lo que ambos son útiles a su manera.

Mejorar la gestión del tiempo y la productividad con Dropbox

Dropbox es también un potenciador de la productividad, con herramientas que facilitan la gestión de proyectos, la administración de archivos y la colaboración a distancia. Con Dropbox, puedes llevar cualquier proyecto desde las primeras etapas de estrategia hasta la producción, pasando por los comentarios y más allá de todo en un solo espacio.

Utiliza la aplicación gratuita en cualquier dispositivo —Apple, Microsoft o cualquier otro— para acceder a tu trabajo, editarlo y administrarlo desde cualquier lugar mientras mantienes tus datos seguros. Crea planes de proyectos, elabora listas de tareas pendientes, toma notas, deja comentarios en tiempo real y mantén a los interesados al tanto con una variedad de herramientas de comunicación y colaboración en Dropbox.

Todas las aplicaciones de productividad mencionadas pueden integrarse fácilmente con tu cuenta de Dropbox, lo que significa que puedes optimizar los flujos de trabajo, mejorar la visibilidad y la eficiencia y, a su vez, aumentar la productividad en el lugar de trabajo.