Med Dropbox forenkler The Digitale kryptering fra start til slut og opnår en tidsbesparelse på 30 %

Baggrund

Hvis du skal markedsføre et produkt eller en serviceydelse, der er svær at forklare, kan du få hjælp af The Digitale, der er et digitalt marketingbureau med base i Tyskland. "Det perfekte projekt for os, er når en virksomhed f.eks. har lange kunderejser, komplekse køberpersonaer eller smalle målgrupper," siger Dominique Korschinek, CEO/Managing Partner hos The Digitale. Virksomheden tilbyder serviceydelser som analyser, business intelligence, strategi, oprettelse af indhold, design, UX og konverteringsoptimering. "Vores mission er at lade den digitale markedsføring drive kundernes forretning. Det handler ikke bare om at lave sjove videoer. Det handler om at levere resultater, der tæller," tilføjer Korschinek. The Digitale elsker at arbejde med klienter og virksomheder, der deler denne vision og arbejder med at fremme digitaliseringen i Europa, f.eks. Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom og Microsoft.  

Udfordring: Forenkle krypteringen fra start til slut

Som et tysk bureau, der også arbejder med internationale velrenommerede virksomheder, skal The Digitale sikre følsomme data for at opretholde tilliden og overholde EU's persondatalovgivning. "Vi er nødt til at bruge kryptering fra start til slut i forbindelse med forskellige filtyper, f.eks. HR-dokumenter, strategi- og økonomifiler samt filer, der indeholder data om kundeemner. Med denne teknologi er det kun dig og din partner, der ejer krypteringsnøglen. Ikke engang Dropbox, som gemmer filerne, eller de offentlige myndigheder kan få adgang til disse data,” forklarer Peter Bilz-Wohlgemuth, COO/Managing Partner hos The Digitale.

I starten brugte The Digitale krypteringstjenesten Boxcryptor, som var vanskelig at bruge. "Vi var nødt til specifikt at uddanne vores personale i at kryptere filer," siger Bilz-Wohlgemuth. "Og hvis softwaren ikke blev brugt korrekt, var det kun den person, der krypterede en fil, der kunne dekryptere den. Det vil altså sige, at hvis denne medarbejder forlod virksomheden, ville vi ikke længere kunne få adgang til filen. Filer kunne også nogle gange bryde helt sammen. I sidste ende var det en fantastisk teknologi, men det var noget rod at bruge den."

Siden starten har The Digitale brugt Dropbox til fildeling. "Vi samarbejder med freelancere og andre partnere, og vi har brug for programmer, der gør det lettere at samarbejde i hybride teams. Da vi startede, var Dropbox langt den bedste løsning til dette," siger Bilz-Wohlgemuth. "Så da Dropbox købte Boxcryptor-teknologien og introducerede kryptering fra start til slut på sin platform, sprang vi til, da vi fik chancen for at være nogle af de første til at implementere denne løsning." 

Løsning: 2-i-1 – krypteringer fra start til slut samt fildeling i Dropbox 

The Digitale besluttede sig for at bruge Dropbox-løsningen med kryptering fra start til slut. Filer, der tidligere blev krypteret ved hjælp af Boxcryptor, blev nu migreret til og krypteret ved hjælp af Dropbox. Først dekrypterede virksomheden filerne ved hjælp af den gamle software. Derefter flyttede teamet filerne – men bevarede mappestrukturen – og konfigurerede adgangsrettigheder.

Efter migreringen kan The Digitale kryptere filer, undermapper eller endda hele mapper med bare ét klik. På denne måde kan virksomheden gemme alle sine filer – fra marketingindhold til websitemodeller og data om kundeemner – i ét samlet økosystem. The Digitale bruger derefter Dropbox Transfer til at dele filerne med sit globale partnernetværk eller sine kunder. Og det er ikke engang dem alle, der har deres egne Dropbox-konti. The Digitale kan også angive udløbsdatoer for deres links og se, om samarbejdspartnerne har åbnet eller downloadet filerne.

Og sidst men ikke mindst har The Digitale gjort kryptering tilgængelig for endnu flere medarbejdere. "Tidligere var vi nødt til at begrænse antallet af licenser, fordi de var forbundet med meromkostninger," forklarer Bilz-Wohlgemuth. "Nu er det helt oplagt. Da 100 % af vores medarbejdere allerede bruger Dropbox, kan de også anvende krypteringsfunktionen."

Resultater: Problemfri filkryptering 

I dag krypterer The Digitale filer ved hjælp af Dropbox i stedet for at skulle skifte mellem to tjenester. "Processen er fem gange lettere, og vi bruger ca. 30 % mindre tid på at håndtere kryptering og dekryptering," udtaler Bilz-Wohlgemuth. Dermed bliver det muligt for medarbejderne hos The Digitale at fokusere på at levere kvalitetsarbejde til klienterne. "Vores fokus er klienternes opgaver, på at arbejde på deres strategier sammen med dem, skabe indhold og levere flotte resultater. Alt andet skal bare fungere og ikke stjæle vores tid. Denne funktion er en gamechanger for os, da den er brugervenlig og øger sikkerheden på samme tid," siger Bilz-Wohlgemuth.

Dermed kan The Digitale forenkle sin tilgang til uddannelse og onboarding af medarbejdere. "Tidligere brugte vi en time på at uddanne nye medarbejdere i den gamle løsning med kryptering fra start til slut. Nu er det bare en 5-minutters snak om, hvor tingene ligger, og hvorfor de er struktureret på denne måde," tilføjer Bilz-Wohlgemuth.

Da The Digitale nu løbende håndterer følsomme data, kan ledelsesteamet sikre en mere problemfri fildeling. Det har også forenklet processen for virksomhedens eksterne økonomirådgivere. "Tidligere var vores revisionsfirma nødt til at installere krypteringsprogrammet på deres computere for at kunne arbejde sammen med os. Nu kan de får adgang til Dropbox via en browser," siger Bilz-Wohlgemuth.

Og sidst men ikke mindst har migreringen betydet øget sikkerhed for The Digitale. Da det er blevet lettere at kryptere, er medarbejderne mere motiverede for at beskytte flere filer. "Nu, hvor data let kan krypteres, krypterer vi faktisk dobbelt så mange filer," udtaler Bilz-Wohlgemuth. Da Dropbox opfylder både EU-regler og tyske regler, kan The Digitale nu også lettere bevise, at virksomheden overholder ISO-standarderne og øvrige certificeringer. Det gør det lettere at samarbejde med udbydere af cyberforsikringer samt højprofilpartnere og kunder.

I dag leder The Digitale efter nye måder at forenkle fildeling yderligere på. Som en start overvejer virksomheden tjenester som Dropbox Sign for at integrere e-signaturer i samme økosystem. "Det er afgørende at have pålidelig, brugervenlig og hurtig fildeling, især for virksomheder som vores, der har et højt output af indhold," opsummerer Bilz-Wohlgemuth. Bilz-Wohlgemuths har følgende råd til dem, der stadig undersøger fildelingsløsninger: Gør dit hjemmearbejde, og invester i sikkerhed og komplette krypteringsfunktioner. "Jo bedre vores software-, lager- eller delingsløsninger fungerer, jo mere tid kan vi bruge på at fokusere på indtægtsskabende aktiviteter," tilføjer han.