如何提升檔案安全性與存取流程，簡化客戶協作流程

面臨挑戰：發生資料外洩，意味著須加強檔案安全防護

The Shopping Center Group (TSCG) 成立於 1984 年，是規模相當大的商業房地產私人公司，主要專精於零售業和餐館業務。該公司專心耕耘零售業，因此與多家知名零售商締結了緊密的長期關係。由於致力投入零售業，加上持續不懈地學習零售空間需求，該公司的心力不會分散他處，且能針對客戶面臨的挑戰提供敏銳的深入見解。

對於 TSCG 而言，妥善保護客戶資訊至關重要。除了保護財務資料外，還得避免策略資訊落入不肖人士手中，否則可能會導致嚴重後果。舉例來說，假設某間大型零售商有興趣進入特定市場，想必很多人都想提前掌握相關資訊。

TSCG 的長期合作夥伴曾經歷過一次安全事件，該工作團隊就此意識到需要更換新的服務供應商，並全面審視自身的檔案儲存措施。

由於 TSCG 的工作性質，並非所有事務都能在公司內部處理。TSCG 在公司內部建立了大量資訊，但必須與客戶共享相關內容。共享過程極為複雜，工作團隊必須聯繫 IT 合作夥伴，請他們設立共享資料夾，而這些資料夾都集中在傳統的檔案儲存系統中。
該公司希望找到更輕鬆有效的工作流程，因此向許多託管服務供應商 (MSP) 提出挑戰，看看誰能給出最佳解決方案。

解決方案：安全的雲端儲存空間，方便輕鬆共享與存取

TSCG 與潛在 MSP 在溝通過程中，彼此都針對檔案安全、儲存和共享方面，提出了相關的顧慮和挑戰。經歷一番討論後，最終由 Dropbox 脫穎而出。原因在於 Dropbox 深知安全性的重要，且具備完善的系統，不僅能保護資訊，還能供適切的對象輕鬆存取檔案。對於 TSCG 資深副總裁暨創新與技術總經理 Bryan Chandler 而言，Dropbox 與其他客戶合作的經驗可供借鏡，進而消除疑慮並確信資訊安全無虞，這點亦是關鍵所在。當客戶問道：「貴公司如何保護我們的資訊？」時，TSGC 就能大方分享 Dropbox 所採取的安全防護措施。Chandler 表示：「如此有助於建立我們與客戶之間的信賴關係。」

Dropbox 成為 TSCG 的核心檔案共享機制，TSCG 300 名全體員工都可以使用 Dropbox。他們將 Dropbox 安裝至所有新使用者的筆電上，將文件、下載內容和圖片全部集中到該平台。TSCG 仲介在外出時也能透過行動裝置登入 Dropbox。由於 Dropbox 在所有裝置上同步處理檔案，因此每位員工都能取得檔案的最新版本。Chandler 表示：「Dropbox 讓人不再擔心找不到文件所在位置。可以放心儲存檔案，無論身在何處都能輕鬆存取。」仲介必須處理錯綜複雜的交易、五花八門的文件，不過現在只要有網路連線，就能輕鬆存取所需檔案。由於獲得了這種彈性和行動力，也讓 TSCG 能夠採用混合辦公模式。

Dropbox 不僅提供安全的檔案儲存空間，更透過各種功能讓 TSCG 仲介及其客戶都能更輕鬆協作。舉例來說，檔案共享功能可讓 TSCG 為客戶建立虛擬儲存空間，在其中提供所有資訊。只須傳送連結給客戶，對方便能獲得存取權限，並確保所有人使用的資料均相同。Chandler 表示：「我們的仲介和客戶都熱愛這項功能。」處理收購時，需要進行許多盡職調查。而在近期一筆交易中，某間公司與多家不同廠商之間有各種訂購方案和合約，涉及到大量的協議。處理此類交易往往需要不斷來回溝通，通常都是透過電子郵件討論。Chandler 在此使用了 Dropbox 的檔案請求功能，讓對方將資料分享至他建立的儲存空間中。

Chandler 表示：「有了這項功能，就不用來來回回寄送電子郵件。客戶可直接將檔案上傳到雙方都能存取的空間，我的收件匣從此不再雜亂無章，工作流程變得更加順暢。手上必須處理大量檔案時，那種『我以為已經傳送過這個檔案了』的問題也大幅減少。」此外，TSCG 也十分依賴追蹤特定資料夾的功能。只要有人新增內容至儲存空間，使用者就會收到通知。Chandler 表示：「沒多少人知道 Dropbox 有資料夾追蹤功能，但這功能相當珍貴、潛力無窮。我會將電子報、文章和其他實用資源上傳至資料夾。如果有人對這些資源感興趣，只要追蹤該資料夾，就能在我新增內容時收到通知。」

Dropbox 也能與 TSCG 的其他技術堆疊完美結合，包括專案管理工具 monday.com 以及資產與內容追蹤管理工具 Airtable 等應用程式。Chandler 表示：「只要點擊兩個按鈕，就能將 Dropbox 中的任何檔案導入這些應用程式，享受流暢的工作流程。」此外，Dropbox 整合功能也具備可擴充性，TSCG 希望能在近期善用這這項優勢。「我們會好好利用這個絕佳機會，讓日常使用的應用程式與 Dropbox 之間激盪出更多協作的火花。」