户田建设株式会社
将施工现场的物理服务器迁移至云存储。
利用快速的文件同步和高级的搜索功能，简化与内部和外部合作伙伴的信息共享。
“在施工过程中经常会出现许多问题和变更，及时在现场共享信息至关重要。安装 Dropbox 后，我们公司的人能够和外部合作伙伴（包括众多合作公司）实时共享文件。”
使用的产品
Dropbox
工业
建筑
大小
1,000+
位置
日本
挑战：每个施工现场的物理服务器导致与外部人员顺畅共享信息变得困难。
户田建设株式会社是一家拥有 140 年历史的建筑总承包商。公司业务涵盖建筑、土木工程、城市开发、房地产、发电等多个领域，在广泛的行业中实现了稳步增长。
户田建设过去在施工现场部署物理服务器，用于编辑和存储图纸、照片、流程图等施工数据。
在施工阶段，包括设计监理办公室和合作公司在内的许多关联方都需要编辑和检查各种类型的文件，例如图纸。这些文档每天都在更新。但是，物理服务器主要只有总承包商的员工才能访问。
户田建设生产系统推进一科经理池畑浩之表示：“因此，在这些施工现场工作的总承包商员工花费了大量时间和金钱来共享施工信息，压缩大型图纸文件，通过电子邮件或专用文件传输服务发送，然后还要额外提供外部文件存储。”
在建筑行业，能够快速共享信息极其重要，户田建设过去通过电子邮件向外部合作伙伴发送图纸等文件，结果发生了代价高昂的延误。
这种运作方式还导致文件管理变得非常繁琐。由于每天收到近 100 封电子邮件，许多邮件都附带了图纸，验证哪些图纸是最新版本、解压缩加密或有密码保护的图纸，并将图纸保存在按施工细节分类的文件夹中，这些都是很麻烦的工作。
“在建筑施工中，在图纸上插入一条错误的线就可能导致巨大的成本和返工。为了防止发生这种情况，我们每次都必须打电话核实，询问包含最新文件的电子邮件的确切发送时间。”户田建设负责实际施工现场的工地经理斋藤俊宏回忆说。
各个现场的员工还经常因操作失误而意外删除物理服务器上的数据，所以备受困扰。这就需要从旧版本重新创建文件，因为已删除的文件无法轻易恢复。每一个错误都会导致额外的工作量。
解决方案：采用 Dropbox，因为它提供快速的文件同步和高级搜索功能
大约在这个时候，公司决定在 2019 年 12 月总部大楼重建期间搬迁到临时办公楼。在准备搬迁的过程中，解决现有问题这一话题被提了出来。
在为施工现场实施云文件服务器之前，他们首先为搬迁到临时办公楼的内部各部门搭设了同样的系统。
这不仅加快了信息共享的速度，还增强了 BCP 并减少了文件服务器的安装空间。这为在全国范围内的施工现场实施该系统奠定了基础。
户田建设一直使用 Google Drive 在内部工作组之间共享信息。但许多人表示与电脑同步文件的速度很慢，而且由于帐户注册问题，他们无法与各种外部合作公司共享文件，因此该公司开始寻找更适合施工工作需求的替代解决方案。
池畑回忆说：“我们当时考虑两个选择：Dropbox Business（以下简称 Dropbox）和另一家公司的云存储服务。但经过调研，我们发现这两者完全不同。我们觉得 Dropbox 就像一张可供多人一起工作的‘办公桌’，而另外那个服务就像是存放完成文件的‘抽屉’。我们需要与合作公司频繁地编辑和共享文件，所以前者更适合我们。”
这就是他们最终采用 Dropbox 的过程。决定性的因素有两个：一是文件同步速度，这对共享和协作至关重要；二是直观的操作，可以像使用本地文件夹一样使用 Dropbox 的产品。
结果：Dropbox 成为了全公司的标准环境，而且实现了与合作公司的有效互动
高效灵活的文件共享
自该公司大约半年前开始全面转型以来，存储在各分支机构和现有建筑及土木工程工地物理服务器上的图纸、文档和数据已逐步迁移到 Dropbox。公司还将 Dropbox 作为新工地的标准配置。文件存储在 Dropbox 上之后，他们自然能够共享文件。
另外，通过将 Dropbox 许可证借给主要的设计事务所和合作公司，他们现在能够创造一个环境，让所有内部和外部建筑成员都能访问完成工作所需的信息。
斋藤说：“为每个合作公司创建共享文件夹，我们在共享最新图纸时便不再遇到错误。这也为我们省去了管理文件的麻烦。”
通过在 Dropbox 中为每个会议组织者创建共享文件夹并在这些文件夹中存储所有相关文档，该公司也能够将其用于远程网络会议。
户田建设建筑设备科的坂本浩二说：“这加速了无纸化办公的进度，减少了准备文档的工作量。”
此外，对于那些并未借用许可证的关联公司，他们可以使用链接共享功能和 Dropbox Transfer 向其批量发送必要的文件。
高效灵活的文件共享
版本历史功能使他们能够轻松恢复已删除的文件。
加速的信息搜索
文件搜索效率也显著提高。池畑强调说：“查找文件的速度比以前快了 3 到 4 倍。”
他们现在可以将所有文件存储在一个地方，并且进一步体验到 Dropbox 的高级搜索能力。
附带收益：得益于 Dropbox，在新冠疫情期间提高了远程办公效率
顺利过渡到远程办公
Dropbox 的优势在新冠疫情期间得到了充分体现。
户田建设国际分公司的行政部经理青木正和表示：“我们认为，能够顺利过渡到远程办公是 Dropbox 带来的最大好处。”
该公司使用 Dropbox Paper 进行各种操作，包括日程管理、任务管理以及向远程办公的员工共享信息。他们表示这促进了沟通交流。
青木说：“虽然 Google Calendar 也可以用来管理日程，但它无法管理每个成员的具体任务。用 Dropbox Paper 同时管理这两项，就不必切换应用，也不再需要通过电话确认工作细节，减少了很多麻烦，提高了远程办公的效率。”
与海外分支机构和工地的互动更顺畅
该公司发现，Dropbox Paper 在跨时区与海外分支机构和工地的沟通方面也很有效。
由于可以在工作时间里在同一个文件中写评论，员工可以密切互动，不必再费心安排一个适合所有人的会议时间。
“我们认为，在新冠疫情期间能够顺利过渡到远程办公是 Dropbox 给我们带来的最大好处。Dropbox Paper 帮助我们直观地了解每个成员当前的活动，提高了远程办公的工作效率。”
青木正和，国际分公司行政部经理采用 Dropbox 的主要好处
高级搜索功能提高了文件搜索效率，消除了设计文件夹结构的需求。
Dropbox Paper 有助于直观呈现每位员工自身的情况，促进了远程工作期间的内部交流。它还简化了与位于不同时区的海外分支机构和合作公司的信息共享。
得益于顺畅的同步功能，即使共享的是图纸和其他大型文件，文件的更改也能立即反映出来。这让管理最新的数据变得更加轻而易举。