Співпраця з Dropbox розширює можливості Університету Флориди, що стосуються земельних грантів
Державний університет Флориди, який є одним із лідируючих навчальних закладів, використовує Dropbox для під'єднання кооперативних центрів поширення знань у 67 округах і надання можливостей навчання безпосередньо жителям штату.
![Чоловік стоїть за письмовим столом](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/university-of-florida/university-of-florida-hero.jpg?id=bdd1fb8e-9bab-4482-9b94-72cf4f2483d3&width=1024&output_type=jpg)
«Звучить просто, але Dropbox просто полегшує співпрацю для співробітників. Здебільшого користувачі можуть керувати своїми власними папками та файловими структурами, оскільки для них це просто».
![Логотип університету Флориди](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/university-of-florida/uf-university-of-florida-logowik.png?id=f2515e2b-b6a2-4009-8c15-a386e4ef4949&output_type=jpg)
Використані продукти
Dropbox
Галузь
Освіта
Розмір
Понад 1000
Місце розташування
Гейнсвілл, Флорида
Виклик: об’єднання кампусу за допомогою технологій
Із появою супутникових кампусів і віддаленої роботи багато університетів намагаються знайти способи поліпшити співпрацю між пунктами. Але для Університету Флориди цей виклик і технологія, необхідна для його вирішення, є особливо важливими.
Оскільки Університет Флориди (УФ) є університетом, що надає право на землю, закон вимагає від нього фізичної присутності в кожному окрузі Флориди, щоб надавати освітні ресурси мешканцям штату.
Для Інституту продовольчої та сільськогосподарської науки УФ, який керує зобов’язаннями школи щодо надання земельних грантів, це означає кооперативний центр розширення в кожному з 67 округів Флориди та загалом 102 об’єкти в усьому штаті.
Для ІТ‑команди Інституту це створює величезні фізичні бар’єри для співпраці, які необхідно вирішити за допомогою технологій. Але стандартизація інструментів і процесів у цих пунктах може бути важкою. «Найскладніше в тому, що ми робимо, — це не технології, а комунікація, — сказав ІТ‑директор IFAS Ден Кромер. — Щоб змусити всіх дотримуватися однакових процесів, потрібно багато працювати». IFAS виявив, що за відсутності зручної опції співробітники зверталися до особистих обліковок Dropbox, щоб подолати відстань між ними. Поширення даних і процесів між системами негативно вплинуло як на безпеку, так і на співпрацю.
![Фотопортрет Еліаса Елдайрі](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/university-of-florida/Elias-Eldayrie-Vice-President.jpg?id=82f1e2cb-a860-44ec-8d96-e3dd5d389384&output_type=jpg)
«Ми могли бачити, що користувачі виконують багато чудової роботи в Dropbox, яку не обов’язково переносити на інший інструмент. Вибір розгортання Dropbox дав змогу безперервно продовжувати всю цю чудову роботу в найбезпечніший спосіб».
![Логотип університету Флориди](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/university-of-florida/uf-university-of-florida-logowik.png?id=f2515e2b-b6a2-4009-8c15-a386e4ef4949&output_type=jpg)
Разом із зростанням потреб у співпраці зростала й потреба у використанні Dropbox. Зрештою, як частина ініціативи безпеки, центральна ІТ-команда УФ звернула увагу на некероване використання Dropbox в університеті та виявила, що в університеті існують потужні мережі співпраці Dropbox. «З інструментами, які ми мали, користувачі мали проблеми з політикою спільного використання та спільною роботою над складними типами файлів», — сказала заступник ІТ-директора Сайра Хаснайн. «З часом ці користувачі звернулися до Dropbox за інструментом, який дозволить їм співпрацювати з найменшими труднощами».
Замість того щоб скасувати доступ до Dropbox і відмовитися від робочих процесів і даних користувача, в УФ вирішили використовувати його, інвестувавши в обліковку університету.
«Поспілкувавшись із нашими ІТ‑директорами, викладачами та персоналом, ми побачили, що користувачі виконують багато чудової роботи в Dropbox, яку не обов’язково буде переносити на інший інструмент, — сказав ІТ‑директор Еліас Елдайрі. — Вибір розгортання Dropbox дав змогу безперервно продовжити всю цю роботу в найбезпечніший спосіб».
![Інтерфейс передавання файлів у Dropbox](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/university-of-florida/fss-action-bar-ui-1024x640.png?id=8173f744-3c38-4ccf-aa2c-e024b0427714&width=1024&output_type=png)
Рішення: просто та безпечно
Зараз в УФ працює понад 5000 співробітників. Для дослідників Dropbox є ключовим місцем для внутрішньої та зовнішньої співпраці щодо грантів. «Наші користувачі виявили, що використання Dropbox зменшує кількість непорозумінь, які можуть виникати під час пересилання документів електронною поштою», — зауважив Бланшар. Один професор Фармацевтичного коледжу використовує Dropbox для співпраці з дослідниками в Нігерії. Оскільки його колеги мають поганий доступ до інтернету та не можуть завантажувати великі відеофайли, можливість переглядати відеозаписи безпосередньо в Dropbox є критичною. А оскільки Dropbox відповідає HIPAA, дослідники в таких галузях, як медицина, можуть зберігати всі свої файли, включно з конфіденційною інформацією, у єдиному просторі.
Для ІТ‑команди УФ Dropbox відіграє важливу роль у керуванні даними та співпраці в університеті. «Це звучить просто, але Dropbox лише полегшує співпрацю для співробітників, — зазначив ІТ‑директор Фармацевтичного коледжу Лейн Бланшар. — Здебільшого користувачі можуть керувати своїми власними папками та файловими структурами, оскільки для них це просто». ІТ‑спеціалісти одностайно хвалять Dropbox за простий підхід і скорочене навчання та підтримку, які потрібні ІТ‑спеціалістам. «Мені здається, що я ніколи не мав жодної скарги на Dropbox, — сказав Кромер. — І це рідкість, щоб так висловитися в цій сфері діяльності».