Завдяки впровадженню Dropbox компанії Digital Yalo вдалося активізувати співпрацю та зменшити витрати

Передісторія

Digital Yalo — це агенція, що на 100 % належить міноритарним акціонерам і надає повний комплекс послуг, пропонуючи творчі маркетингові кампанії, стратегію розвитку фірмового стилю, послуги з веб‑дизайну та розробки. Команда, що налічує понад 40 працівників, складається з фахівців із вирішення проблем, колористів, слухачів, тренерів, фермерів і музикантів, які черпають натхнення в кіно, мистецтві, музиці та спорті, щоб використовувати реальний людський досвід для просування бренду.

Виклик. Неможливість досягти ефективності через існуючу систему зберігання файлів

Від самого початку засновник і генеральний директор компанії Digital Yalo Арнольд Хаффмен і його команда пишалися унікальним підходом до обслуговування клієнтів, приділяючи особливу увагу дієвим та ефективним способам доставки продуктів. 

Ще більш важливим, ніж будь‑коли, це стало після органічного зростання та кількох невеликих злиттів і поглинань. У міру зростання організації посилювалися розбіжності між зосередженістю на ефективності та громіздкою системою зберігання й доставки файлів у Digital Yalo.

Творча агенція на кшталт Digital Yalo може протягом одного дня перейти від роботи над відеоматеріалами до документів Word.

Роками всі ці документи та файли зберігалися на комп'ютері Хаффмена. Але з часом, коли до компанії залучалося більше людей, а вся документація, як і раніше, мала проходити через генерального директора, ця система стала стримуючим фактором. Кілька користувачів водночас потребували доступу до одних і тих самих документів, і всі вони ділилися інформацією електронною поштою, де існував ризик загубити важливі деталі. 

«Ми розуміли, що зростання компанії буде можливим лише завдяки вдосконаленню технологічного рівня. Ось тут і став у нагоді Dropbox», — говорить Хаффмен. 

Брендон Бредфорд, віце‑президент із операційної діяльності, очолив розробку процесу, який дозволив би кожному працювати незалежно, водночас співпрацюючи із зовнішніми клієнтами.

Рішення. Плавний перехід із платформи на платформу

Завдяки злиттям, що відбулися протягом попередніх років, компанія Digital Yalo отримала кілька децентралізованих платформ для співпраці: Dropbox, Box і Microsoft. У своєму прагненні спростити та уніфікувати співпрацю, Digital Yalo звернулася до Positive Results, стороннього продавця та технологічного партнера, щоб той допоміг їм визначитися з правильним рішенням. 

У компанії Positive Results продемонстрували кілька інструментів, зокрема Google, Box і Dropbox. Перш ніж зробити вибір, важливо було зрозуміти, які робочі процеси є найбільш важливими для операційної діяльності. Усе зводилося до трьох основних функцій. 

По‑перше, їм потрібно було прийняти на роботу нових працівників і надати їм доступ і дозволи на отримання інформації, критично важливої для їхніх бізнес‑ролей, без залучення ІТ‑фахівців. 

По‑друге, як агенція зі стратегічних досліджень і маркетингу, вони регулярно співпрацюють із клієнтами. Першочерговим пріоритетом були приватні цифрові робочі простори для клієнтів, прості в налаштуванні, керуванні та розгортанні.

І нарешті, їм потрібна була можливість інтегрувати своє рішення для зберігання документів з іншими програмами, які вони вже використовували. Dropbox став тим самим інструментом, який найкраще відповідав їхнім бізнес‑вимогам.

«Ми рекомендували Dropbox через наше глибоке партнерство, гнучкість платформи та можливість перенести терабайт даних менш ніж за тиждень із Box до Dropbox без шкоди для щоденної продуктивності, — розповідає генеральний директор Positive Results Денніс Кайл. — Ми допомогли Digital Yalo розробити повну стратегію проєктування системи, стратегію впровадження, технічне перенесення та адаптацію, а також навчання кінцевих користувачів та адміністраторів».

Dropbox також запропонував знайому кожному в Digital Yalo систему структури файлів, що значно скоротило час на освоєння нового інструменту.

Дозволяючи кільком користувачам мати доступ до документів і редагувати їх у режимі реального часу, Digital Yalo більше не потрібно було збирати оновлені документи з поетапних змін, надісланих електронною поштою. Це поліпшило співпрацю, тим самим значно заощадивши час. 

Сьогодні в кожного клієнта є спільна папка з підпапками для власного персоналу та підпапка для файлів, якими можна ділитися з клієнтами. Кожній окремій зацікавленій стороні можна призначити окремі дозволи, а інформацією можна ділитися з клієнтами та відповідним відділом обслуговування. Команда також використовує Dropbox Sign для отримання необхідних підписів у рамках існуючого робочого процесу, що є важливим кроком для усунення проблем із з затвердженням у міру зростання команди.

Digital Yalo використовує інтеграцію Dropbox із Asana, Smartsheet і Zoho. Ці інтеграції було впроваджено за допомогою компанії Positive Results.

Коли в Digital Yalo приймали рішення щодо придбання двох менших агенцій, Ninja Multimedia та My Friend's Nephew, там знову звернулися до послуг команди Positive Results, щоб перенесення не вплинуло на повсякденну роботу команди Digital Yalo. Разом там здійснили перенесення важливої інформації та об'єднали все необхідне для свого єдиного бренду в Dropbox.

Результати. Процеси здійснюються швидше, вивільняється більше часу для ще чогось

Завдяки перенесенню з Box до Dropbox Digital Yalo заощадили близько 57 % річних ліцензійних платежів. Там також оцінюють економію ресурсів у 14 % за рахунок часу, що витрачався на пересування між платформами та пошук оновлених фрагментів документів.

Продовжуючи зростання, у Digital Yalo впевнені, що Dropbox пропонує ефективність, необхідну для задоволення потреб клієнтів. «Завжди щось відбувається, — каже Хаффмен. — Наша робота полягає в тому, щоб усе тримати під контролем, а інструменти, як‑от Dropbox, допомагають нам швидко просуватися в співпраці».

Зрештою, показником успіху є відгуки команди. Dropbox допоміг спростити та зробити безперебійними робочі процеси, дозволивши працівникам Digital Yalo діставатися суті будь‑якого бренду швидше, ніж будь‑коли раніше.

«Dropbox являє собою один із інструментів співпраці, який дає змогу синхронізувати роботу із клієнтами, — каже Хаффмен. — Він дозволяє бути ефективними та результативними в обробці результатів або змін до них, щоб дістатися кінцевої точки або завершити роботу блискучим фіналом якомога швидше».