การร่วมงานกับ Dropbox ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทุนที่ดินของ University of Florida ได้
มหาวิทยาลัยรัฐชั้นนำของรัฐฟลอริดาใช้ Dropbox เพื่อเชื่อมต่อศูนย์ส่งเสริมความร่วมมือในทั่วทั้ง 67 เทศมณฑลและนำการเรียนรู้ไปสู่ผู้อยู่อาศัยในรัฐโดยตรง
"ถึงจะฟังดูเป็นเรื่องที่ไม่ซับซ้อน แต่ Dropbox ก็ทำให้พนักงานทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นจริงๆ ส่วนใหญ่แล้วผู้ใช้จะสามารถจัดการโครงสร้างโฟลเดอร์และไฟล์ของตนเองได้เพราะเป็นเรื่องที่ไม่ซับซ้อนเลย"
ผลิตภัณฑ์ที่ใช้
Dropbox
อุตสาหกรรม
การศึกษา
ขนาด
1000+
ตำแหน่งที่ตั้ง
เกนส์วิลล์ รัฐฟลอริดา
ความท้าทาย: รวมวิทยาเขตให้เป็นหนึ่งด้วยเทคโนโลยี
เมื่อการเรียนและทำงานจากระยะไกลมีบทบาทมากขึ้น มหาวิทยาลัยหลายแห่งก็พยายามที่จะหาวิธีปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างสถานที่ต่างๆ แต่สำหรับ University of Florida แล้ว ความท้าทายนี้และเทคโนโลยีที่จำเป็นต้องใช้เพื่อแก้ไขความท้าทายดังกล่าวเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง
เนื่องจาก UF เป็นมหาวิทยาลัยที่เป็นที่ดินของรัฐ มหาวิทยาลัยจึงต้องมีสถานที่จริงในทุกเทศมณฑลในรัฐฟลอริดาตามที่กฎหมายกำหนดไว้ เพื่อที่จะได้มอบแหล่งข้อมูลด้านการศึกษาให้แก่ผู้ที่อยู่อาศัยในรัฐ
สำหรับสถาบันวิทยาศาสตร์การอาหารและการเกษตรของ UF ที่จัดการเรื่องข้อผูกพันเกี่ยวกับการเป็นที่ดินของรัฐของมหาวิทยาลัย จะต้องมีศูนย์ส่งเสริมความร่วมมือในทุกๆ 67 เทศมณฑลของรัฐฟลอริดา และศูนย์ดำเนินการทั้ง 102 แห่งทั่วทั้งรัฐ
สำหรับทีมฝ่ายไอทีของสถาบันนั้น ความจำเป็นในส่วนนี้ก่อให้เกิดอุปสรรคทางกายภาพที่ยิ่งใหญ่ในเรื่องการทำงานร่วมกัน ซึ่งสถาบันจำเป็นต้องแก้ไขโดยใช้เทคโนโลยี แต่การกำหนดมาตรฐานให้กับเครื่องมือและกระบวนการต่างๆ ที่ใช้ในสถานที่เหล่านั้นอาจมีความยุ่งยากได้ "ส่วนที่ยากที่สุดในงานของเราไม่ใช่เทคโนโลยีครับ" Dan Cromer ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีของ IFAS กล่าว "การทำให้ทุกคนปฏิบัติตามกระบวนการเดียวกันนั้นต้องใช้ความพยายามเป็นอย่างมาก" IFAS พบว่าในกรณีที่ไม่มีตัวเลือกที่ใช้งานง่าย พนักงานจะหันมาใช้บัญชี Dropbox ส่วนตัวเพื่อรับมือกับการที่ต้องทำงานห่างกัน การที่ข้อมูลและกระบวนการทั้งหลายกระจายไปทั่วระบบต่างๆ ส่งผลเสียทั้งในเรื่องการรักษาความปลอดภัยและการทำงานร่วมกัน
"เราพบว่าผู้ใช้ทำงานสำเร็จอย่างยอดเยี่ยมได้มากมายบน Dropbox โดยอาจไม่ได้ผลลัพธ์เดียวกันหากใช้เครื่องมืออื่น การตัดสินใจเลือกใช้งาน Dropbox ทำให้งานทั้งหมดสามารถดำเนินต่อไปได้โดยไม่หยุดชะงัก ด้วยวิธีที่ปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นได้"
เมื่อความต้องการในการทำงานร่วมกันเพิ่มขึ้น การใช้ Dropbox ก็เพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน ท้ายที่สุด ในฐานะส่วนหนึ่งของความคิดริเริ่มด้านการรักษาความปลอดภัย ทีมฝ่ายไอทีส่วนกลางของ UF ก็ได้จับตาดูการใช้ Dropbox ที่ไม่ได้มีการจัดการของมหาวิทยาลัย และพบว่ามีเครือข่ายการทำงานร่วมกันใน Dropbox ที่แน่นแฟ้นอยู่ทั่วทั้งมหาวิทยาลัย “เครื่องมือที่เราได้เคยติดตั้งไว้ใช้ทำให้ผู้ใช้มีปัญหาเกี่ยวกับนโยบายการแบ่งปันและการทำงานร่วมกันบนประเภทไฟล์ที่ซับซ้อน” Saira Hasnain ผู้ดำรงตำแหน่งรอง CIO กล่าว “เมื่อเวลาผ่านไป ผู้ใช้เหล่านั้นก็ได้หันมาใช้ Dropbox เพื่อเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้โดยมีความยุ่งยากน้อยที่สุด”
แทนที่จะลบสิทธิ์การเข้าถึง Dropbox และละทิ้งเวิร์กโฟลว์และข้อมูลของผู้ใช้ UF กลับตัดสินใจที่จะเปิดรับ Dropbox โดยทำการลงทุนไปกับบัญชีของมหาวิทยาลัยแทน
"จากที่ได้พูดคุยกับผู้อำนวยการฝ่ายไอที อาจารย์ และบุคลากรของเรา เราพบว่าผู้ใช้ทำงานสำเร็จอย่างยอดเยี่ยมได้มากมายบน Dropbox โดยอาจไม่ได้ผลลัพธ์เดียวกันหากใช้เครื่องมืออื่น" Elias Eldayrie ผู้ดำรงตำแหน่ง CIO กล่าว "การตัดสินใจเลือกใช้งาน Dropbox ทำให้งานทั้งหมดสามารถดำเนินต่อไปได้โดยไม่หยุดชะงัก ด้วยวิธีที่ปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะเป็นได้"
ทางออก: ตรงไปตรงมาและปลอดภัย
ในปัจจุบันนี้ UF ได้ต่อยอดการนำไปใช้งานสู่พนักงานมากกว่า 5,000 คน สำหรับนักวิจัยแล้ว Dropbox ทำหน้าที่เป็นพื้นที่สำคัญในการร่วมกันทำงานวิจัยที่มีทุนอุดหนุน ทั้งกับบุคลากรภายในและภายนอก Blanchard กล่าวว่า "ผู้ใช้ของเราพบว่าการใช้ Dropbox ช่วยลดปัญหาการสื่อสารผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการส่งอีเมลให้กันกลับไปกลับมาได้" มีอาจารย์ท่านหนึ่งในวิทยาลัยเภสัชศาสตร์ใช้ Dropbox เพื่อทำงานร่วมกันกับนักวิจัยที่อยู่ในไนจีเรีย เนื่องจากเพื่อนร่วมงานของอาจารย์ท่านนี้มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ช้าและไม่สามารถดาวน์โหลดไฟล์วิดีโอขนาดใหญ่ได้ การที่สามารถดูวิดีโอใน Dropbox ได้โดยตรงจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง และเนื่องจาก Dropbox เป็นไปตามข้อกำหนดของ HIPAA ทำให้นักวิจัยในสาขาต่างๆ เช่น การแพทย์ สามารถเก็บไฟล์ทั้งหมดของตน รวมถึงไฟล์ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไว้ในที่เดียวได้
สำหรับทีมฝ่ายไอทีของ UF นั้น Dropbox มีบทบาทที่สำคัญในเรื่องการจัดการข้อมูลและการทำงานร่วมกันในมหาวิทยาลัย "ถึงจะฟังดูเป็นเรื่องที่ไม่ซับซ้อน แต่ Dropbox ก็ทำให้พนักงานทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นจริงๆ" Lane Blanchard ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีของวิทยาลัยเภสัชศาสตร์กล่าว "ส่วนใหญ่แล้วผู้ใช้จะสามารถจัดการโครงสร้างโฟลเดอร์และไฟล์ของตนเองได้เพราะเป็นเรื่องที่ไม่ซับซ้อนเลย" พนักงานในฝ่ายไอทีต่างชื่นชม Dropbox เป็นเสียงเดียวกันว่าเป็นวิธีที่ไม่ซับซ้อน และช่วยลดปริมาณการฝึกอบรมและการสนับสนุนที่ฝ่ายไอทีต้องทำไปได้ "ผมว่าผมไม่เคยได้รับข้อร้องเรียนเกี่ยวกับ Dropbox เลยสักครั้ง" Dan Cromer กล่าว "ซึ่งนั่นเป็นสิ่งที่แทบจะไม่เคยได้พูดเลยในสายงานนี้"