กลยุทธ์ของ TV Asahi ในการเปลี่ยนไปใช้ Dropbox: ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความปลอดภัยในการปฏิบัติงานด้านสื่อ

ความท้าทาย: สภาพแวดล้อมการแชร์ไฟล์บนคลาวด์จำเป็นต่อการช่วยบริษัทเลิกใช้กระดาษ

TV Asahi ก่อตั้งในปี 1959 ดำเนินธุรกิจกระจายเสียงและแพร่ภาพออกอากาศมายาวนานกว่า 60 ปี ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทยังได้ขยายธุรกิจโทรทัศน์บนอินเทอร์เน็ต เช่น "AbemaTV" และ "TV Asahi Douga" เพื่อตอบสนองความต้องการในการรับชมเนื้อหาที่เปลี่ยนแปลงไป ในขณะเดียวกัน จำนวนพนักงานก็มีเพิ่มขึ้นเนื่องจากธุรกิจขยายตัวอย่างต่อเนื่อง Asahi TV ค่อยๆ เติบโตเกินกว่าที่สำนักงานจะรองรับจนพบปัญหาพื้นที่สำหรับจัดเก็บเทปและสื่ออื่นๆ ไม่เพียงพอ Hajime Yasuda จากแผนกกิจการทางเทคนิคของ TV Asahi อธิบายว่า:

"เรามีความจำเป็นต้องลดปริมาณเอกสารกระดาษที่เราใช้อย่างเร่งด่วน โดยเราเริ่มใช้เซิร์ฟเวอร์ไฟล์และอุปกรณ์แท็บเล็ตเพื่อพยายามเลิกใช้กระดาษ แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะยกเลิกวัฒนธรรมการใช้กระดาษซึ่งมีมายาวนาน เพราะยังมีการถ่ายเอกสารข้อเสนอรายการทีวีเป็นหมื่นๆ แผ่นเพื่อแจกในที่ประชุมเกือบทุกสัปดาห์"

กระบวนการในการเลิกใช้กระดาษยังเผยให้เห็นถึงปัญหาบางอย่างด้วย ตอนเราสัมภาษณ์พนักงานเกี่ยวกับการใช้งานด้านไอที เราต้องแปลกใจว่ามีพนักงานเยอะพอสมควรที่ใช้เครื่องมือแชร์ข้อมูลผู้บริโภคกันอยู่แล้วทั้งแบบส่วนตัวและภายในแผนก

"เครื่องมือของผู้บริโภคมักขาดคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่จำเป็นสำหรับการใช้งานทางธุรกิจ และเป็นเรื่องยากที่ฝ่ายไอทีจะจัดการแบบรวมศูนย์ได้" เพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารทางธุรกิจ เช่น สัญญาและใบแจ้งหนี้ และเอกสารด้านการผลิตเนื้อหา เช่น ข้อเสนอและสคริปต์ รั่วไหลไปยังภายนอก เราจำเป็นต้องมีสภาพแวดล้อมการแชร์อมูลอย่างเป็นทางการทั่วทั้งบริษัท" Yasuda กล่าว

แม้ว่าเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ในองค์กรที่มีอยู่จะสะดวกสำหรับการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล แต่ก็ไม่ได้สร้างมาเพื่อแชร์ข้อมูลได้อย่างยืดหยุ่นกับบุคคลที่สามอย่างเช่น เอเจนซี่โฆษณาและบริษัทผลิตสื่อ ความจริงแล้วหากพนักงานต้องการตรวจดูเอกสารขณะอยู่นอกสถานที่ ก็จะต้องขอให้ผู้อื่นส่งต่อเอกสารให้ทางอีเมลด้วยซ้ำ ดังนั้น บริษัทจึงตัดสินใจพิจารณากลไกการแชร์ข้อมูลแบบใหม่สำหรับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่มุ่งเน้นธุรกิจเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

โซลูชัน: การจัดเก็บและการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย

หลังจากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้ว บริษัทเลือกใช้ Dropbox

ปัจจัยในการตัดสินใจที่สำคัญก็คือ จากผลการสำรวจก่อนหน้านี้ Dropbox เป็นบริการคลาวด์ที่มีคนใช้มากที่สุดในหมู่พนักงาน TV Asahi อยู่แล้ว

"พนักงานของเราหลายคนชอบที่อินเทอร์เฟซใช้งานง่าย และเรารู้สึกว่าการเริ่มใช้งานน่าจะราบรื่นมากกว่าเพราะพวกเขาจะทำความคุ้นเคยได้อย่างรวดเร็ว" Makoto Miyahara จาก TV Asahi อธิบาย

นอกจากนี้ บริษัทยังพิจารณาคุณสมบัติด้านความปลอดภัยของ Dropbox ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง นอกเหนือจากการพิสูจน์ตัวตนแบบหลายปัจจัยและการจัดการบันทึกขั้นสูงแล้ว ผู้ดูแลระบบยังสามารถตรวจสอบการใช้งานของบริษัทจากส่วนกลางได้ด้วย จึงทำให้บริษัทวางใจ

“ด้วยความที่เราสามารถติดตามตรวจสอบบริการได้ตลอดเวลา เราจึงสามารถใช้นโยบายการกำกับดูแลและการควบคุมได้ เราคิดว่าการทำเช่นนี้จะทำให้พนักงานเลิกใช้เครื่องมือสำหรับผู้บริโภค และยังเป็นการสร้างสภาพแวดล้อมสำหรับการแชร์ข้อมูลที่พนักงานสามารถเข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ได้ทุกที่ทุกเวลา" — Hajime Yasuda

Dropbox สามารถจัดการข้อมูลปริมาณมากได้อย่างง่ายดาย ซึ่งนับเป็นข้อดีอีกประการหนึ่ง สถานีโทรทัศน์ทำงานในหลายๆ พื้นที่ที่ต้องใช้ไฟล์ที่มีเนื้อหาข้อมูลขนาดใหญ่ เช่น วิดีโอและกราฟิกคอมพิวเตอร์ (CG) ก่อนหน้านี้ TV Asahi จะจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ แต่พนักงานรายงานว่าวิธีนี้ไม่สะดวกกับการใช้แชร์ข้อมูลไปภายนอก “แต่ก่อนนี้เมื่อผู้กำกับถ่ายทำรายการนอกสถานที่ พวกเขาจะขอดูคลิปเก่าๆ ตอนอยู่ตรงนั้น แต่เราแทบจะไม่มีทางทำตามคำขอของพวกเขาได้เลย แต่ Dropbox ช่วยให้เราสามารถดูตัวอย่างไฟล์ส่วนใหญ่ได้ แม้ว่าจะอยู่ในรูปแบบเฉพาะ เช่น Avid DNxHD และ Apple ProRes ซึ่งแอปวิดีโอและ CG ใช้ก็ตาม และเนื่องจากเราสามารถตรวจสอบได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดทั้งไฟล์ เราจึงสามารถดูได้แม้แต่ในที่ที่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตจำกัด เราพิจารณาทั้งข้อดีและข้อเสียของบริการต่างๆ แล้ว แต่เรารู้สึกว่า Dropbox เป็นตัวเลือกเดียวของเราสำหรับการจัดการเนื้อหาวิดีโอ" Takatoshi Yamamoto จากศูนย์ออกแบบของบริษัทของ TV Asahi กล่าว

ผลลัพธ์: ขยายการใช้ Dropbox สำหรับวิดีโอและกราฟิก

TV Asahi จึงหันมาใช้ Dropbox ซึ่งในขณะนี้กำลังเริ่มนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท สิทธิ์ใช้งานถูกแจกจ่ายตามความต้องการของแต่ละแผนก เริ่มจากแผนก CG และธุรกิจอินเทอร์เน็ตที่ต้องการมากที่สุด จุดมุ่งหมายคือการทำให้การดำเนินงานนอกสถานที่และการแชร์ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

"ผมทำงานในฝ่ายการผลิต CG ซึ่งเราได้เริ่มใช้ระบบนี้อย่างเต็มรูปแบบแล้ว ทำให้การติดต่อสื่อสารกับผู้คนภายนอกบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากฟังก์ชันแสดงตัวอย่างไฟล์วิดีโอที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้แล้ว Dropbox Transfer ยังช่วยให้โอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่ไปมาจากสถานที่ภายนอกได้โดยง่ายอีกด้วย ความสามารถในการกำหนดวันหมดอายุการดาวน์โหลดได้อย่างยืดหยุ่นนั้นมีประโยชน์อย่างยิ่ง Dropbox ยังเป็นผู้ริเริ่มนำเทคโนโลยีล่าสุดมาใช้ ดังนั้นเราจึงรู้สึกมั่นใจว่าเราจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมสำหรับการจัดการไฟล์และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้ทันกับการพัฒนาใหม่ๆ ที่ล้ำสมัยเสมอ" — Yamamoto