การอัปเกรดความปลอดภัยมาพร้อมกับสิทธิประโยชน์พิเศษสำหรับ Aquamarine Capital

ความท้าทาย: ระบบการจัดเก็บและแบ่งปันที่ล้าสมัย

Aquamarine เป็นพันธมิตรด้านเงินลงทุนที่ได้รับแรงบันดาลใจจากหุ้นส่วนของ Buffett ในยุค 1950 ที่ดำเนินกิจการโดย Guy Spier ผู้ซึ่งดูแลจัดการด้วยรูปแบบที่ใกล้เคียงกับกฎพันธมิตร Buffett ในยุคนั้น การจัดการสินทรัพย์มูลค่าหลายล้านดอลลาร์ เงินลงทุนมีการเติบโตอย่างต่อเนื่องและอาศัย DocSend ในการจัดการการสื่อสารกับผู้ที่มีแน้วโน้มจะเป็นลูกค้าและบุคคลภายนอกอื่นๆ อย่างปลอดภัย

 

ก่อนที่จะมาร่วมงานกับ Dropbox และ DocSend โดย David Jud ซึ่งเป็นผู้จัดการฝ่ายการเงินของ Aquamarine,  เล่าว่าองค์กรของเขาอาศัยระบบที่ล้าสมัยในการจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ภายในระหว่างทีมงานทั่วโลก นอกจากนี้ ทีมงานยังมองหาวิธีที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นในการแบ่งปันและติดตามเอกสารรายงานกับนักลงทุน ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า และบุคคลภายนอกอื่นๆ 

 

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมที่เติบโตอย่างรวดเร็วและกระจายอยู่ทั่วโลกที่จัดการด้านเงินลงทุน David ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมอย่างต่อเนื่องและสื่อสารกับนักลงทุน ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า และบุคคลภายนอกอื่นๆ ในตอนแรก Aquamarine ใช้ซอฟต์แวร์รุ่นเก่าเพื่อบันทึกและสำรองไฟล์ “เราเจอหลายปัญหาเกี่ยวกับระบบพื้นที่จัดเก็บไฟล์แบบเดิมๆ เราไม่สามารถแบ่งปันไฟล์กับบุคคลภายนอกบริษัทหรือดูเอกสารที่เปิดในเบราว์เซอร์ได้” David กล่าว David เสริมว่า การที่ไม่มีแพลตฟอร์มแชร์เอกสารที่ปลอดภัยถือเป็น “ความท้าทายสำหรับเราในการสื่อสารกับผู้คนภายนอกองค์กร” ทีมงานที่ Aquamarine ต้องการระบบบนคลาวด์เพื่อซิงค์และจัดเก็บไฟล์ได้จากทุกที่

โซลูชัน: วิธีการซิงค์และแบ่งปันไฟล์ที่ลื่นไหลด้วย Dropbox

David หันมาใช้โซลูชันการซิงค์ไฟล์ของ Dropbox และแพลตฟอร์มการแบ่งปันเอกสารที่ปลอดภัยของ DocSend เพื่อรวมพื้นที่จัดเก็บเนื้อหาขององค์กรไว้ในที่เดียว ตลอดจนกระจายการสื่อสารอย่างปลอดภัยกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและบุคคลภายนอกอื่นๆ 

 

ตอนที่องค์กรเปลี่ยนมาใช้ Dropbox เมื่อหลายปีก่อน ทีมงานสัมผัสได้ทันทีถึงประโยชน์ของระบบที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์ ซึ่งจะสำรองข้อมูลเอกสารสำคัญและการวิจัยการลงทุนทั้งหมดโดยอัตโนมัติ “ทีมของเราบางคนที่อยู่ในสหรัฐอเมริกาสามารถทำงานเกี่ยวกับการวิจัยนักลงทุนและให้สมาชิกในทีมในสวิตเซอร์แลนด์แสดงความคิดเห็นพร้อมกันได้” David กล่าว Dropbox ได้กลายเป็นแพลตฟอร์มพื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่ทีมเลือกใช้ ซึ่งช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นจากทุกที่ “เรามีความสุขมากกับ Dropbox” David เสริม

 

David สามารถอัปโหลดเอกสารไปยัง DocSend และสร้างลิงก์ที่ได้รับการป้องกันสำหรับบุคคลภายนอกองค์กรเพื่อเข้าถึงเอกสารรายงาน รายงาน และเอกสารข้อเท็จจริงของอุตสาหกรรม ไฟล์ใน DocSend ได้รับการรักษาความปลอดภัยด้วยรายการอีเมลที่อนุญาต วันที่หมดอายุ และเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ซึ่งจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลที่ได้รับการรับรอง จากนั้นเอกสารเหล่านี้ ซึ่งเดิมเก็บไว้ใน Dropbox สำหรับการทำงานร่วมกันภายใน จะถูกแชร์ภายนอกโดยใช้ DocSend ก่อนที่จะเปิดเอกสาร ผู้รับจะลงนามใน DocSend ได้ในคลิกเดียว แทนที่จะจัดการเอกสารและลิงก์หลายรายการ NDA ของ Aquamarine ถูกสร้างขึ้นเป็นพิเศษเพื่อประสบการณ์การดูเอกสารภายใน DocSend การปกป้องทั้งหมดนี้ไม่เพียงแต่ทำให้ Aquamarine สบายใจเท่านั้น แต่ยังมอบประสบการณ์การใช้งานที่ราบรื่นอีกด้วย

 

ในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด-19 Guy Spier พันธมิตรผู้จัดการของ Aquamarine ได้เปิดตัวพอดแคสต์ชื่อEducation of a Value Investor Spier ได้รับแรงบันดาลใจจากชื่อหนังสือของเขาในชื่อเดียวกัน Spier สนทนากับผู้นำทางความคิดที่มีอิทธิพล ครอบคลุมทุกเรื่องตั้งแต่กลยุทธ์การลงทุน การเจริญสติ การเรียนรู้ของเครื่อง และอื่นๆ พอดแคสต์กลายเป็นรากฐานสำคัญในการสร้างการรับรู้และขยายเครือข่ายของบริษัท ในขณะที่ Spier และทีมกำลังผลิตเนื้อหาอันทรงคุณค่า การติดตามการมีส่วนร่วมของผู้ใช้แต่ละรายในหมู่ผู้ฟังที่เข้าถึงเนื้อหาบนโฮสต์ของบุคคลที่สามนั้นก็กลายเป็นเรื่องยาก

 

วิธีที่สร้างสรรค์ของ David ในการแก้ปัญหานี้คือการรวมการถอดเสียงพอดแคสต์ไว้ใน DocSend ไว้ในคำอธิบายของแต่ละตอน “DocSend ค่อนข้างสะดวก เราอัปโหลดสำเนาพอดแคสต์ของเราลงในลิงก์ DocSend ที่ไม่ซ้ำกัน และผู้ดูแต่ละคนจะต้องป้อนอีเมลของตนก่อนที่จะเปิดอ่าน” เดวิดเล่า ผู้ฟังหน้าใหม่ที่สนใจการถอดเสียงมักจะกลายเป็นสมาชิกของเครือข่ายของ Aquamarine DocSend ทำให้ David สามารถติดตามผู้ที่อาจเป็นผู้ใช้เหล่านี้และเส้นทางการใช้งานในช่วงเวลาหนึ่ง ในขณะเดียวกันก็เสริมสร้างประสบการณ์ผู้ฟังโดยรวมด้วยการยอมให้เข้าถึงยังพอดแคสต์ในรูปแบบอื่น “ผมสามารถรับการแจ้งเตือนได้หากมีพอดแคสต์บางตอนกำลังได้รับความสนใจ และดูได้ว่าใครกำลังโต้ตอบกับเนื้อหาของเรา” David เล่า DocSend ทำให้กระบวนการกักเก็บเนื้อหาเป็นเรื่องง่าย ช่วยให้ทุกคนในบริษัทสามารถสร้างเนื้อหาที่มีการจำกัดการเข้าถึงและติดตามการมีส่วนร่วมของผู้ฟังเมื่อเวลาผ่านไป โดยไม่คำนึงถึงพื้นฐานทางการตลาดทางเทคนิค

การผสานรวมที่ใช้งานง่ายของ DocSend กับ Salesforce และ Virtual Data Rooms ช่วยให้การประชุมนักลงทุนดีขึ้น

 

การผสมผสาน DocSend กับ Salesforce ช่วยให้ David ติดตามการมีส่วนร่วมของผู้ใช้กับเนื้อหาง่ายขึ้น ในฐานะคนที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ใน Salesforce David รู้สึกยินดีที่ปฏิสัมพันธ์ของผู้ชมทั้งหมดกับการวิจัยนักลงทุนที่อยู่ใน DocSend จะสะท้อนให้เห็นในข้อมูลระดับบัญชีใน Salesforce ด้วยเช่นกัน “มันช่วยประหยัดเวลาได้มากโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างสองซอฟต์แวร์ เราสามารถเห็นได้ใน Salesforce ว่าผู้คนโต้ตอบกับเอกสารที่เราส่งออกไปอย่างไร” สำหรับ David แล้ว Salesforce คือแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวของเขา DocSend เสริมสร้างข้อมูลเชิงลึกพื้นฐานที่เขาได้รับจาก Salesforce โดยให้ “ข้อมูลที่ละเอียดมากขึ้นว่าผู้ติดต่อมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของเราอย่างไร” David เสริม

 

Guy Spier จัดการประชุมประจำปีร่วมกับเพื่อนร่วมงานเพื่อแบ่งปันข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับการวิจัยการลงทุนของตน ผู้เข้าร่วมนำเสนอข้อค้นพบของตนและการนำเสนอเหล่านี้เป็นความลับ ดังนั้นพวกเขาจึงต้องอยู่ในสภาพแวดล้อมเสมือนจริงที่ปลอดภัย

 

David อาศัยห้องข้อมูลเสมือนของ DocSend เพื่อจัดเก็บเอกสารการประชุมและการนำเสนอที่แชร์กับผู้เข้าร่วม “มันง่ายกว่ามากสำหรับเราที่จะใช้ห้องข้อมูล DocSend เพื่อนำเสนอการประชุมทั้งหมด แทนที่จะส่งลิงก์ที่ไม่ซ้ำกันยี่สิบลิงก์ไปยังผู้เข้าร่วมแต่ละคน” David อธิบาย มีเพียงรายชื่อบุคคลที่ได้รับอนุมัติเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงการนำเสนอก่อนการประชุมได้ในห้องข้อมูลที่ง่ายต่อการเข้าถึง

 

Aquamarine ได้การผสานขุมพลังของ Dropbox และ DocSend เพื่อปรับปรุงวิธีการอัปเดต จัดการ และแบ่งปันเนื้อหา ไม่ว่าจะกับพนักงานภายในหรือบุคคลภายนอก