Space Machines Company экономит средства при выполнении критически важной работы

О компании

Спутникам, как и автомобилям, тоже нужен техосмотр. В космосе их обслуживание может обеспечить Space Machines Company. Компания, основанная в Австралии в 2019 году, создала парк аппаратов для ремонта орбитальных спутников. Ее миссия — сделать космос более экологически устойчивым, продлевая срок службы космической инфраструктуры.

Задача: простое и надежное решение для хранения данных

Space Machines Company обменивается данными и содержимым между тремя офисами в двух странах, а также сотрудничает с глобальной сетью партнеров. Раньше сотрудникам компании приходилось работать с беспорядочно расположенными общими папками, дублирующимися файлами и запутанными разрешениями на доступ. Нужно было найти централизованное решение для хранения данных и удобной совместной работы.

Одним из главных вопросов была безопасность и целостность данных. Для соблюдения местных норм информация должна была храниться в австралийских центрах обработки данных. «Наша работа с клиентами требует конфиденциальности. Поэтому безопасность и целостность данных имеют решающее значение», — рассказывает Шармила Фернандо, руководитель отдела маркетинга Space Machines Company.

Space Machines Company также требовалось удобное решение, обеспечивающее бесперебойную работу, быструю загрузку и возможность централизованного управления иерархией файлов. «Наши инженеры работают с большими файлами проектов и делятся ими в подразделениях компании в Индии и Австралии. Для нас важно получать к ним доступ максимально быстро, чтобы и дальше работать без сбоев», — добавляет Фернандо. 

Наконец, отделу бизнес-операций Space Machines Company требовалось решение со встроенными возможностями подписи. «Раньше мы пересылали PDF-файлы на подпись по электронной почте. Часто они возвращались в неправильном формате, и было очень хлопотно повторять весь процесс заново, — говорит Бен Спор, директор по административным вопросам и бизнес-операциям Space Machines Company. — Единственным решением, которое отвечало всем нашим требованиям, был Dropbox».

Решение: четкая иерархия файлов и заранее настроенные права доступа

Прежде всего компании необходимо было создать четкую файловую архитектуру и систему контроля доступа. Затем нужно было перенести данные из предыдущего решения. «Использовать консоль администрирования Dropbox очень просто, поэтому миграция прошла без проблем, — вспоминает Спор. — Наши данные были доставлены в целости, с сохранением файловой структуры и прав доступа».

Затем сотрудники компании начали использовать Dropbox Sign для подписи документов. Достаточно было нажать документ правой кнопкой мыши, включить его в рабочий процесс подписи, установить порядок подписания и отправить. Рабочая группа получает уведомления, когда сотрудники подписывают документ, а готовая версия сохраняется в исходной папке Dropbox. «Такие инструменты нужны, чтобы оптимизировать наше время и усилия. Это важно для успеха стартапа», — говорит Фернандо.

Наконец, Dropbox интегрировали с Microsoft Word и Google Suite. Благодаря этому сотрудники могут создавать в Dropbox документы Microsoft или Google или сохранять внешние ссылки во внутренней файловой системе. «Dropbox предлагает множество других интеграций, но для нас главное — связать хранилище с нашими офисными инструментами», — добавляет Спор.

Результаты: экономия времени, простота обслуживания и безопасность данных

Благодаря понятной и простой структуре файлов у сотрудников возникает меньше вопросов о том, где искать или хранить информацию. Одни сотрудники систематизируют документы по папкам, другие чаще пользуются функцией поиска в Dropbox.

При наличии соответствующих прав доступа каждый может легко выполнять свою работу. Новый сотрудник назначается в заранее настроенную группу со всеми необходимыми правами доступа, что упрощает процесс его адаптации.

Результат — экономия времени и повышение производительности.

Новое решение для хранения не только эффективнее — его проще обслуживать. «Для стартапа, которому в первую очередь нужна прибыль, Dropbox — это именно то, что нужно. Мы не можем содержать целый штат сотрудников, которые будут обслуживать решение по управлению документами. Чтобы все настроить и обеспечить бесперебойную работу, достаточно одного человека, поэтому мы экономим на накладных расходах», — добавляет Фернандо. Это означает, что компании также не нужно вкладывать средства в обучение — достаточно нескольких вики-страниц, чтобы подключить к работе всю команду.

Еще одно важное преимущество — четкий журнал аудита для каждого документа. Это особенно важно, когда над документами в общих папках работают несколько человек. Также предусмотрены автоматические оповещения на случай, если кто-то непреднамеренно переместит данные, что обеспечивает их целостность. «Dropbox — это централизованный контроль при минимуме усилий», — добавляет Спор.

Партнерам Space Machines Company, особенно государственным организациям, также необходима уверенность в том, что их данные в безопасности. Ключевую роль здесь играет локализация данных. Соблюдая законы Австралии, компания снижает риск несанкционированного доступа. «Многие клиенты предпочитают использовать для конфиденциальных проектов решение Dropbox, так как оно обеспечивает безопасность и локализацию данных», — говорит Фернандо.

Dropbox уже прошел испытания во время запуска сервисного орбитального аппарата Optimus. Space Machines Company использовала Dropbox для обмена файлами и настройки прав доступа для разных заинтересованных сторон. Следующий шаг — космическая миссия MAITRI. Компания будет сотрудничать с Индийской организацией космических исследований при запуске еще одного аппарата на индийской ракете-носителе, что потребует большого количества проверочных испытаний. Большое значение будут иметь эффективное управление и обмен данными испытаний между рабочими группами в Австралии и Индии. «У нас был отличный старт с Dropbox, поэтому я уверен, что все пройдет без проблем. Для волнения нет причин», — добавляет Спор.

С появлением сотен новых спутников объекты в космосе будут сталкиваться, а мусор — накапливаться. Space Machines Company стремится поддерживать экологическую устойчивость космического пространства. Благодаря безопасному и интуитивно понятному решению для хранения данных компания готова к масштабированию и решению сложных задач.