Digital Yalo использует Dropbox для улучшения сотрудничества и сокращения расходов

О компании

Все совладельцы Digital Yalo принадлежат к различным меньшинствам. Компания предоставляет полный спектр услуг по разработке рекламных и маркетинговых кампаний, стратегий брендинга, веб-дизайна и разработки. В Digital Yalo работают 40 представителей самых разных профессий, которые черпают вдохновение в кинематографе, изобразительном искусстве, музыке и спорте, что позволяет привнести неповторимую индивидуальность при разработке бренда.

Проблема: неэффективная система хранения файлов

Основатель и генеральный директор Digital Yalo Арнольд Хаффман и его сотрудники всегда гордились своим уникальным подходом к оказанию услуг и прилагали особые усилия, чтобы доставка готовых материалов была своевременной и удобной. 

По мере роста компании и нескольких слияний этот аспект приобрел еще большее значение. Но громоздкая система хранения файлов и доставки Digital Yalo подрывала эффективность процессов.

Рекламные агентства, к числу которых принадлежит Digital Yalo, могут одновременно работать над видеоматериалами и текстовыми документами.

В течение многих лет все файлы хранились на компьютере Хаффмана, но по мере увеличения штата такой подход привел к задержкам в рабочих процессах, если нескольким сотрудникам требовался одновременный доступ к одному и тому же файлу. Кроме того, общение между сотрудниками велось по электронной почте, и многие важные нюансы терялись при переписке. 

«По мере роста нам приходилось совершенствовать технологии. Именно тогда мы начали использовать Dropbox», — говорит Хаффман. 

Брэндон Брэдфорд, вице-президент по производству, внедрил процесс, который позволил бы все сотрудникам работать самостоятельно и сотрудничать с клиентами.

Решение: переход на новую платформу

Из-за слияний у Digital Yalo приходилось использовать несколько платформ для децентрализованного сотрудничества: Dropbox, Box и Microsoft. В своем стремлении упростить и унифицировать сотрудничество Digital Yalo обратились к компании PositiveResults, продавцу технологических решений, чтобы выбрать наиболее подходящий продукт. 

PositiveResults показали Хаффману и его коллегам несколько решений, включая Google, Box и Dropbox. Прежде чем сделать выбор, нужно было определить наиболее важные рабочие процессы для деятельности компании. Ими стали три следующих направления. 

Прежде всего, Digital Yalo требовалось наладить процесс адаптации новых сотрудников, то есть предоставлять доступ к должностной информации и соответствующие полномочия без привлечения ИТ-специалистов. 

Кроме того, агентствам по маркетингу и стратегии регулярно требуется вести сотрудничество с клиентами. Предоставление частных цифровых рабочих пространств для клиентов, которые можно было легко настроить и контролировать, стало одним из приоритетов.

И, наконец, Digital Yalo требовалось интегрировать свое решение для хранения документов с другими приложениями, которые они уже использовали. Dropbox стал инструментом, который наиболее полно отвечал требованиям компании.

«Мы рекомендовали Dropbox, потому что тесно сотрудничаем с ними, а также за гибкие возможности этой платформы и способность менее чем за неделю перенести терабайт данных из Box в Dropbox без перерывов в рабочих процессах», — говорит генеральный директор PositiveResults Деннис Кайл. — «Мы помогли Digital Yalo разработать комплексную стратегию проектирования системы, стратегию внедрения, перехода и адаптации, а также обучение конечных пользователей и администраторов».

Структура файлового хранилища, используемая в Dropbox, была знакома всем в Digital Yalo, что значительно сократило время обучения.

Таким образом сотрудники Digital Yalo получили возможность работать с документами в режиме реального времени, и им больше не нужно было просматривать всю переписку, чтобы выяснить, какие изменения были внесены. Это позволило улучшить качество совместной работы и значительно сэкономить время. 

Теперь для каждого клиента заведена общая папка, в которой находятся подпапки с материалами для внутреннего использования и отдельная подпапка с файлами для передачи клиенту. Всем участникам рабочего процесса назначены разные полномочия для обмена данными с клиентами и коллегами. Сотрудники используют Dropbox Sign для подписания документов прямо в хранилище — это позволяет быстрее проходить этапы утверждения по мере расширения команды.

Digital Yalo использует интеграции Dropbox с Asana, Smartsheet и Zoho, внедренные с помощью Positive Results.

Когда Digital Yalo приобрели еще два небольших агентства, Ninja Multimedia и My Friend’s Nephew, они снова обратились к PositiveResults за поддержкой, чтобы миграция не повлияла на повседневную работу в компании. Таким образом Digital Yalo смогли перенести большой объем информации и объединить все свои данные под единым брендом в Dropbox.

Результат: повышение скорости и эффективности труда

Переход с Box на Dropbox сэкономил Digital Yalo около 57 % в год на стоимости лицензий. Экономия ресурсов по оценкам составила 14 % за счет времени, затрачиваемого на переключение между платформами и поиск изменений в документах.

Компания Digital Yalo продолжает расти, и генеральный директор Арнольд Хаффман уверен, что Dropbox обеспечивает им необходимую эффективность. «Всегда что-то происходит», — говорит Хаффман. — «Наша задача — быть в курсе происходящего, а такие инструменты, как Dropbox помогают нам успешно сотрудничать».

Мнение сотрудников — наглядный показатель этого успеха. Благодаря Dropbox рабочие процессы стали проще и эффективнее, что позволяет сотрудникам Digital Yalo проникнуть в душу любого бренда быстрее, чем прежде.

«Dropbox — это один из инструментов для удобного сотрудничества, который позволяет нам синхронизировать работу с клиентами», — говорит Хаффман. — «Он позволяет нам эффективно и оперативно анализировать результаты и изменения в них, чтобы быстро и качественно выполнять заказы».