Как компания Cully Automation оптимизировала работу с договорами при помощи Dropbox
Дистанционная работа сильно усложняла ручные процессы управления документами в инженерной компании Cully Automation. Но при помощи Dropbox и Dropbox Sign она достигла огромных успехов.
![Воздуховоды кондиционера выделены на потолке розовым цветом](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/dmep/assets/customer-success-stories/cully-header.jpg?id=161201ef-cfb1-40ec-9168-55399c92209d&width=1920&output_type=jpg)
«Использование Dropbox и Dropbox Sign стало главным условием роста и успеха нашей компании. Без этих инструментов работа не была бы настолько эффективной и продуктивной».
![Логотип Cully Automation Ltd](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/cully-automation/cully_logo1.png?id=2052066e-d8b7-4b34-b5a7-6e52d1a8c5d8&output_type=png)
Используемые продукты
Промышленная отрасль
Производство
Размер
2-249
Расположение
Килдэр, Ирландия
Задача
Cully Automation — ирландская проектная компания, предлагающая широкий спектр услуг, начиная проектированием и монтажом и заканчивая автоматизацией крупномасштабных процессов. Команда специализируется на планировании, создании, автоматизации и обслуживании критически важных систем водоснабжения в Ирландии.
В течение нескольких лет Cully Automation использовала Dropbox для управления совместной работой групп, присутствующих на объекте и в офисе. Но во время пандемии COVID-19 компании потребовалось решение, способное расширить сотрудничество в режиме реального времени для подписания договоров. Несмотря на дистанционный режим работы сотрудников, Cully Automation по-прежнему использовала электронную и обычную почту для отправки договоров и документов на подпись. Это стоило денег, отнимало ценное время коллег и затрудняло процесс защиты подписи.
Подобное решение также должно было учитывать интересы команд, работающих в полевых условиях в районах с низкой пропускной способностью интернет-каналов. Таким сотрудникам необходимо было делать обновления в автономном режиме, а синхронизировать их позже — после восстановления соединения.
«Совместные усилия Dropbox и Sign привели к созданию первого в мире встроенного решения для электронной подписи и хранения документов, поэтому сомнений в выборе Sign не было».
![Логотип Cully Automation Ltd](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/cully-automation/cully_logo1.png?id=2052066e-d8b7-4b34-b5a7-6e52d1a8c5d8&output_type=png)
Решение
Поскольку перед входом на территорию предприятия каждый посетитель и сотрудник должен был заполнить анкету для возвращения к работе и официально заявить об отсутствии симптомов COVID-19, старый метод печати, подписания и сбора бумажных форм быстро стал отнимать много времени и средств. Кроме этого, появилась необходимость регулярно подписывать и обновлять важную документацию по охране труда, технике безопасности, оценке рисков, а также отчеты о травмах. В результате компания имела дело с большим количеством бумаг и ненужными административными задержками.
Желая предоставить сотрудникам, посетителям и подрядчикам возможность удаленно подписывать документы и декларации, Cully Automation решила использовать Sign и Dropbox. Это позволило компании в режиме реального времени создавать, подписывать и надежно хранить юридически обязывающую документацию для каждого из вводимых объектов и офисов. Более того, настройка программ была быстрой и простой, так что команда начала пользоваться преимуществами новой технологии уже через несколько дней.
![Трое мужчин смотрят на компьютер на строительной площадке](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/cully-automation/8X47SA7o.jpeg?id=1c7a7585-3fb4-4bb9-950e-f9b77787cdec&width=3840&output_type=jpg)
Результаты
Благодаря тому, что освоение программ не составляло труда для большинства сотрудников, а также повышению скорости и точности процесса определения COVID-19, отделы финансов, персонала и договоров в компании Cully Automation решили внедрить аналогичный рабочий процесс. Теперь все задачи, начиная с выставления счетов и заканчивая подбором персонала и заключением договоров, управляются при помощи Dropbox и Sign.
Вместе эти инструменты создают общее объединенное пространство для всех отделов компании Cully Automation, позволяющее эффективно управлять документами. Dropbox и Sign обеспечивают безопасное хранение всех документов в легкодоступном месте на протяжении всего цикла, начиная со старта работ по проекту до его реализации. Это позволяет улучшать сотрудничество и обновлять информацию в режиме реального времени.
![Мужчина с планшетом стоит перед строящимся зданием](https://fjord.dropboxstatic.com/warp/conversion/dropbox/warp/en-us/customers/cully-automation/pQhGVRZZ.jpeg?id=6fd2b9a7-66c9-40d9-a2c3-9cabef898816&width=3840&output_type=jpg)
«Я не могу представить жизнь без Dropbox или Sign. Они критически значимы для всего, чем мы занимаемся. Эти продукты включены в весь наш цикл деятельности, начиная с предквалификации и заканчивая тендерами и послепродажным обслуживанием».
Дэвид КаллиУправляющий директор Cully Automation Ltd