Como digitalizar um documento usando um dispositivo móvel iPhone ou Android

Quando devo usar um scanner de documentos?

Mesmo em nosso mundo cada vez mais digital, ainda há espaço para documentos físicos. Mas ninguém quer ficar carregando essas pilhas de papeis de um lado para o outro.

Seja por motivos pessoais ou profissionais, você pode e deve usar um scanner de documentos para:

• Proteger itens insubstituíveis, como fotos antigas, cartas manuscritas ou documentos jurídicos contra danos ou perda
• Acesse e compartilhe documentos com facilidade de qualquer lugar usando cópias digitais
• Organize seu espaço físico digitalizando a papelada
• Crie um backup digital de documentos essenciais para aumentar a segurança
• Encontre rapidamente informações específicas em documentos digitalizados usando funções de busca OCR

 

Itens comuns a serem digitalizados incluem:

• Pessoal: fotos, certidões de nascimento, passaportes, apólices de seguro, declarações de impostos, prontuários médicos e testamentos
• Profissional: contratos, faturas, recibos, cartões de visita e documentos de projeto
• Acadêmico: notas, artigos de pesquisa, certificados e livros didáticos

Digitalizar sua coleção de fotos é uma maneira popular de preservar memórias e compartilhá-las digitalmente. Com a moderna tecnologia de digitalização, você pode facilmente transformar suas impressões preciosas em imagens digitais de alta qualidade. Na verdade, é a maneira perfeita de enviar, organizar e compartilhar fotos de família.

Como digitalizar documentos para o computador usando um dispositivo móvel

Seu smartphone é mais do um simples dispositivo de comunicação: é uma poderosa ferramenta de produtividade. Com os aplicativos e as técnicas certas, você pode converter documentos físicos em arquivos digitais com facilidade.

Em vez de reunir seus documentos e passá-los por uma máquina copiadora, agora você tem três opções alternativas.

1. Tire uma foto do documento

Use a câmera do celular e tire uma foto do documento. Talvez essa seja a maneira mais fácil, mas tem suas desvantagens. Por exemplo, ela não é totalmente segura. Além disso, ter uma foto armazenada apenas no celular talvez dificulte o uso em outros dispositivos. Fora que é mais complicado ter imagens de alta qualidade dos documentos em papel. No final, você poderá acabar perdendo tempo se tiver que refazer várias vezes.

2. Tire uma foto e, em seguira, use um aplicativo de digitalização

O aplicativo de digitalização de documentos é uma boa opção para converter imagens em digitalizações de alta qualidade. Você pode salvar ou enviar a imagem como PDF, PNG, JPG, TIFF ou qualquer tipo de arquivo desejado. Isso abre uma série de novas opções para digitalizar documentos no seu dia a dia que não envolvem o descolamento até uma gráfica, uma biblioteca ou o escritório. Você pode usar isso tanto para novas digitalizações quanto para antigas.

3. Basta digitalizar com um aplicativo de digitalização

A funcionalidade de digitalização de documentos do Dropbox oferece mais recursos e segurança do que tirar uma foto, mas tem o mesmo nível de simplicidade. 

O aplicativo permite que você digitalize arquivos diretamente para sua conta do Dropbox usando a câmera do seu dispositivo. Você pode acessá-lo do celular ou computador, tanto no iOS quanto no Windows. 

Você também pode retomar uma digitalização sem começar tudo de novo, muito útil quando há uma pilha de documentos. Além disso, com as soluções simples de backup do iPhone você nunca mais vai precisar se preocupar em perder ou danificar documentos.

Como digitalizar documentos no iPhone

 

Usando o aplicativo Notas

1. Abra o aplicativo Notas no iPhone.
2. Crie uma nota nova ou abra uma existente.
3. Toque no ícone da câmera e selecione Digitalizar documentos.
4. Posicione o documento no ângulo de visão da câmera e o aplicativo fará a digitalização automaticamente.
5. Ajuste os cantos se necessário e salve a digitalização na sua nota.

Embora o aplicativo Notas possa ser prático para verificações rápidas, o Dropbox oferece muito mais recursos para digitalizar seus arquivos.

Usando o aplicativo Dropbox

A funcionalidade de scanner de documentos do Dropbox oferece mais recursos e segurança do que apenas tirar fotos. Veja como usá-la:

1. Abra o aplicativo no iPhone
2. Toque no ícone “+” (sinal de mais).
3. Toque em Digitalizar documento.
4. Tire uma foto do conteúdo que deseja digitalizar.
5. Se desejar, faça edições ou digitalize páginas adicionais.
6. Toque em Próximo.
7. Se desejar, ajuste as configurações de salvamento.
8. Toque em Salvar.

Você pode acessar de qualquer dispositivo e refazer as digitalizações sem precisar recomeçar do zero. Além disso, o recurso de OCR do Dropbox torna seus documentos pesquisáveis, e o armazenamento seguro em nuvem garante que você nunca perca seus arquivos importantes.

Como digitalizar documentos no Android

 

Usando o Google Drive

1. Abra o aplicativo Google Drive.
2. Toque no ícone "+" (sinal de mais) e selecione Digitalizar.
3. Posicione o documento no ângulo de visão da câmera e capture a digitalização.
4. Ajuste a área de digitalização, se necessário, e salve-a no seu Drive.

Embora o Google Drive seja uma opção sólida para digitalizações básicas, ele não oferece o mesmo nível de segurança e funcionalidade que os aplicativos de digitalização dedicados. Por exemplo, pode não ter recursos avançados como OCR para buscar textos e fácil integração com outras ferramentas de produtividade.

 

Usando o aplicativo Dropbox

A funcionalidade de scanner de documentos do Dropbox oferece recursos e segurança aprimorados em comparação com a captura de fotos básica. O processo de utilização é simples:

1. Abra o aplicativo no seu dispositivo Android.
2. Toque no ícone “+” (sinal de mais).
3. Toque em Digitalizar documento.
4. Tire uma foto do conteúdo que deseja digitalizar ou selecione uma imagem existente em seu dispositivo móvel. Para refazer a digitalização, toque em Tirar novamente. 
5. Se desejar, faça edições ou digitalize páginas adicionais. Você pode cortar, girar ou adicionar um filtro à imagem, bem como adicionar, excluir ou reorganizar a ordem das páginas digitalizadas.
6. Toque em Próximo.
7. Se desejar, ajuste as configurações de salvamento.
8. Toque em Salvar.

Você pode acessar de qualquer dispositivo, refazer as digitalizações sem precisar recomeçar do zero e aproveitar o OCR para obter documentos pesquisáveis. Além disso, o armazenamento seguro em nuvem garante que seus documentos estejam sempre salvos em backups e acessíveis.

Por que o OCR é melhor para documentos digitalizados?

OCR é a sigla em inglês para Reconhecimento Ótico de Caracteres. O OCR converte texto digitalizado em dados de texto que podem ser pesquisados. Um dos principais benefícios do OCR é a organização dos documentos digitalizados. O aplicativo de scanner do Dropbox usa OCR, assim você pode achar qualquer documento digitalizado com uma única pesquisa por palavra-chave em sua conta do Dropbox.

Então, se você fez o upload de um extrato bancário com a data impressa no canto, basta pesquisar a data para encontrar o documento rapidamente. Facilitando a conversão para PDF da papelada e consequentemente a localização e pesquisa, você basicamente pode eliminar os documentos impressos. Ou você pode substituir o aplicativo de notas por um aplicativo para escanear usando OCR, digitalizando instantaneamente documentos e notas com apenas um toque.

Como garantir digitalizações de alta qualidade

Seja qual for o método utilizado para escanear, certifique-se de que seus documentos estão nas melhores condições para ter uma digitalização nítida e clara:

• Tente garantir que os documentos não estejam amassados, dobrados nem descoloridos
• Certifique-se de que os detalhes não estão desbotados
• Mantenha o pano de fundo organizado ao digitalizar com o celular
• Se estiver usando um scanner sem OCR, preste atenção na resolução. Ela é medida em DPI, ou pontos por polegada:
• Para fotografias, utilize uma resolução superior ou mesmo sem perdas até 600 dpi
• Para documentos simples em tons de cinza, use 300 dpi para garantir que eles estejam legíveis e seu tamanho de arquivo seja pequeno
• Qualquer resolução menor que 300 dpi pode parecer boa na tela, mas ficará desfocada ou pixelizada caso precise ser impressa

A maioria dos softwares de edição de imagens pode corrigir problemas em seu documento digitalizado, mas pode custar tempo e dinheiro para deixá-lo bom.

Armazenamento das digitalizações

Manter suas digitalizações em segurança no armazenamento em nuvem garante que não se percam no disco rígido, nem sejam excluídos por acidente. O mesmo vale para seus documentos pessoais, como extratos bancários, que você também pode querer digitalizar e manter em versão digital. O Dropbox tem uma proteção que garante que só você tenha ou conceda acesso a quem precisa. Com o Dropbox, seu gabinete de arquivos cabe no celular e vai consigo para onde você for.