A colaboração com o Dropbox fortalece as concessões de terras da Universidade da Flórida
A principal universidade pública da Flórida usa o Dropbox para conectar centros de extensão cooperativos em 67 condados e levar o aprendizado diretamente aos residentes do estado.
"Parece simples, mas o Dropbox apenas facilita a colaboração para os funcionários. Na maioria dos casos, os usuários podem gerenciar suas próprias pastas e estruturas de arquivos porque é simples para eles.”
Produtos usados
Dropbox
Indústria
Educação
Tamanho
Mais de 1.000
Local
Gainesville, Flórida
Desafio: Unir um campus através da tecnologia
Com o surgimento de campi satélites e do trabalho remoto, muitas universidades estão tentando encontrar maneiras de melhorar a colaboração entre as localizações. Mas, para a Universidade da Flórida, esse desafio, e a tecnologia necessária para resolvê-lo, são particularmente fundamentais.
Por ser uma universidade beneficiária de terras concedidas pelo governo, a UF é obrigada por lei a ter presença física em todos os condados da Flórida para fornecer recursos educacionais aos residentes do estado.
Para o Instituto de Ciências Agrícolas e Alimentares da UF, que administra as obrigações de concessão de terras da universidade, isso significa um centro de extensão cooperativa em cada um dos 67 condados da Flórida, totalizando 102 instalações em todo o estado.
Para a equipe de TI do Instituto, essas enormes barreiras físicas à colaboração devem ser abordadas com tecnologia. Mas, nesses locais, a padronização de ferramentas e processos pode ser um desafio. “A parte mais complexa do que fazemos não é a tecnologia, é a comunicação”, afirma o diretor de TI do Instituto, Dan Cromer. “É muito trabalhoso conseguir que todos sigam os mesmos processos.” O IFAS descobriu que, na ausência de uma opção simples, os funcionários estavam recorrendo a contas pessoais do Dropbox para superar as distâncias entre eles. A disseminação de dados e processos entre sistemas estava tendo um impacto negativo na segurança e na colaboração.
"Podíamos ver os usuários realizando um ótimo trabalho no Dropbox que não necessariamente seria possível em outra ferramenta. Escolher implementar o Dropbox permitiu que todo esse excelente trabalho continuasse, ininterruptamente, da maneira mais segura possível."
À medida que as necessidades de colaboração cresciam, o uso do Dropbox também aumentava. Ao longo do tempo, como parte de uma iniciativa de segurança, a equipe central de TI da UF voltou a atenção para o uso não gerenciado do Dropbox na universidade e descobriu que existiam sólidas redes de colaboração do Dropbox em toda a universidade. “Com as ferramentas em uso que tínhamos, os usuários tinham problemas para compartilhar políticas e colaborar em tipos de arquivos complexos”, relata Saira Hasnain, CIO (diretor de informática). “Com o tempo, esses usuários recorreram ao Dropbox em busca de uma ferramenta que permitisse uma colaboração com um mínimo de complicações.”
Em vez de remover o acesso ao Dropbox e abandonar fluxos de trabalho e dados do usuário, a UF decidiu adotá-lo investindo em uma conta universitária.
“Conversando com os diretores de TI, professores e funcionários, vimos que os usuários estavam realizando um ótimo trabalho no Dropbox que não necessariamente se traduziria em outra ferramenta," afirma Elias Eldayrie, diretor de informática. "Escolher implementar o Dropbox permitiu que todo esse excelente trabalho continuasse, ininterruptamente, da maneira mais segura possível."
Solução: Direta e segura
A implementação da UF agora abrange mais de 5.000 funcionários. Para os pesquisadores, o Dropbox serve como um espaço essencial para a colaboração interna e externa de subsídios. “Nossos usuários descobriram que o Dropbox reduz o erro na troca de informações decorrente do vai e vem de documentos enviados por e-mail”, relata Lane. Um professor da Faculdade de Farmácia usa o Dropbox para colaborar com pesquisadores na Nigéria. Como seus colegas têm pouco acesso à internet e não podem baixar grandes arquivos de vídeo, é essencial conseguir assistir a vídeos diretamente no Dropbox. E, como o Dropbox é compatível com a lei HIPAA, pesquisadores em áreas como medicina podem manter todos os seus arquivos, incluindo aqueles com informações confidenciais, em um mesmo lugar.
Para a equipe de TI da UF, o Dropbox tem um papel fundamental no gerenciamento de dados e na colaboração em toda a universidade. “Parece simples, mas o Dropbox simplesmente facilita a colaboração para os funcionários”, afirma Lane Blanchard, diretor de TI da Faculdade de Farmácia. "Na maioria dos casos, os usuários podem gerenciar suas próprias pastas e estruturas de arquivos, porque é simples para eles." Os funcionários de TI unanimemente elogiam o Dropbox por sua abordagem simples e pelo pouco treinamento e atendimento esperados da TI. “Acho que nunca recebi uma única reclamação sobre o Dropbox”, comenta Dan. “E isso é algo raríssimo de se ouvir nesta área de trabalho.”