A Edit Expand cria 8 vezes mais vídeos com o Dropbox - de modo rápido, acessível e seguro

Histórico

A Edit Expand é uma agência de produção de vídeos que ajuda a dar vida às ideias dos clientes. Focada em aproveitar os recursos existentes dos clientes e em trabalhar com clientes que são novos na produção de vídeo, a equipe da Edit Expand adapta o conteúdo às necessidades dos clientes e cria os processos que os mantêm ativos. A agência é apaixonada por fornecer conteúdo que não apenas chame a atenção, mas mantenha o engajamento, como demonstrações e webinars, que muitas vezes são esquecidos, mas desempenham um papel importante na retenção de clientes.

Desafio: equipe pequena para lidar com grandes cargas de trabalho

A pequena equipe remota de cinco pessoas da Edit Expand gerencia de 10 a 20 projetos por vez. Para acompanhar, eles precisam de uma maneira fácil de armazenar, compartilhar e encontrar arquivos. Além disso, eles precisam armazenar e compartilhar os arquivos com segurança, o que é especialmente crucial quando se trabalha com grandes corporações como a Adobe e a Amazon.

A Edit Expand estava procurando uma solução mais eficaz para sincronização e armazenamento de arquivos, bem como uma plataforma que reunisse as opiniões e ideias dos clientes para que toda a equipe trabalhasse sobre elas. “Para mim, o maior desafio é garantir que cada cliente se sinta ouvido e compreendido”, compartilhou Adam Nielson, fundador da Edit Expand. “Muitas vezes tenho que reunir opiniões, comentários e pensamentos de 15 discussões de e-mail diferentes, o que pode ser bastante difícil”.

Solução: ter tudo em um só lugar

A Edit Expand tentou várias soluções de armazenamento em nuvem, mas todas tinham limitações: umas falhavam ao sincronizar arquivos grandes, outras tinham reproduções lentas ou problemas ao salvar versões de arquivos. Então, Nielson nos apresentou o Dropbox, dizendo: “Sou um cliente fiel do Dropbox há muito tempo. Ele simplesmente funciona".

Hoje, a agência armazena todos os projetos no Dropbox e trabalha neles lá, fazendo dele sua única fonte de verdade. Do início ao fim, todo o processo - desde roteiros e edições até as revisões - acontece no Dropbox. “Os arquivos são sincronizados em todos os nossos dispositivos, o que elimina qualquer redundância e garante que todos trabalhemos sobre as versões mais recentes compartilhadas por nossos clientes”, afirmou Nick Spinder, editor da Edit Expand. Os membros da equipe também recebem notificações quando os arquivos são atualizados, acelerando a colaboração.

Com o Dropbox Replay, clientes e membros da equipe podem deixar observações nos rascunhos de vídeo, roteiros e até mesmo em quadros específicos do material. Com isso, Nielson pode consolidar e filtrar os comentários a fim de fornecer aos editores os detalhes necessários para efetuarem quaisquer alterações. “Recebemos muitos e-mails e mensagens do Slack com comentários que as pessoas fazem sobre os arquivos e quadros”, afirmou ele. “Logo, é importante rastrear todas as alterações que fizemos e garantir que apenas as informações mais essenciais cheguem aos editores, as quais posso colocar no Dropbox Paper”.

Resultados: economia de tempo, redução de custos, criação de mais

Ter tudo em uma só plataforma significa que a equipe do Edit Expand tem flexibilidade para realizar multitarefas sem problemas. “Eu gerencio dezenas de vídeos e faço malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo, e o Dropbox me permite alternar facilmente entre tarefas”, compartilhou Spinder.

O Dropbox também mantém tudo organizado para que a equipe localize arquivos rapidamente - um recurso essencial ao lidar com grandes quantidades de dados. Em um caso, a Adobe solicitou que a Edit Expand criasse um vídeo mostrando como seus produtos funcionam juntos. Isso exigiu capturas de tela detalhadas do produto e cerca de 10 especialistas em produtos para cada um deles.  Como a Edit Expand teve que criar os próprios recursos, o Spinder simplesmente usou as funções de pesquisa do Dropbox para encontrar facilmente as demos e os arquivos de que precisava. “No início, parecia que não tínhamos o suficiente. E assim, de repente, estávamos de volta aos trilhos”, diz ele.

Como resultado, a pequena, mas poderosa equipe da Edit Expand pode produzir uma quantidade impressionante de conteúdo. Em 2024, além de outros projetos de clientes para Cloudinary e Amazon, eles entregaram mais de 150 projetos para a Adobe, incluindo comerciais e webinars. Isso exigiu a análise de centenas de arquivos de vídeo e segmentos de áudio. “Antigamente, tínhamos que vasculhar o armário em busca de discos rígidos”, acrescenta Nielson.

O Dropbox permite que a equipe trabalhe com eficiência, em qualquer lugar e hora que escolher.

“O trabalho de criação depende de as pessoas estarem no estado de espírito certo. Ao permitir que minha equipe trabalhe quando estiver mais produtiva, poupamos milhares - se não dezenas de milhares - de dólares em cada projeto”.

Ao trabalhar remotamente, a Edit Expand também evita custos associados ao aluguel de escritórios físicos. Se o sistema de um editor não for poderoso o suficiente para renderizar o vídeo, a equipe pode simplesmente acessar o arquivo do projeto, fazer atualizações e manipular a renderização em outro computador, evitando custos desnecessários de hardware. “No geral, estimo que estamos economizando entre US$ 50.000 e US$ 100.000 por ano porque não precisamos de um prédio inteiro ou de servidores enormes para fazer as coisas acontecerem”, acrescentou Nielson.

O Dropbox também proporcionou tranquilidade à Edit Expand: a equipe não se preocupa mais em manter servidores, equilibrar cargas de trabalho ou lidar com tempos de inatividade inesperados. “Adoramos o recurso de sincronização seletiva, pois podemos escolher o que ter on-line para seguir trabalhando neles”, compartilhou Nielson. O Dropbox garante que os arquivos estejam sempre totalmente sincronizados e atualizados, mesmo quando os editores estão trabalhando em locais com conexões de internet ruins. Se a internet cair, a equipe ainda poderá trabalhar em arquivos em seus discos locais e, quando a internet voltar a ficar online, o Dropbox fará o upload das atualizações sem problemas.

Nielson também acha fácil gerenciar direitos de acesso a arquivos e configurações de segurança, como criptografia e autenticação multifator. Isso significa que a agência pode atender às necessidades dos clientes e ganhar a confiança de empresas maiores. Mesmo que grandes quantidades de dados fossem apagadas acidentalmente, Nielson receberia um alerta e seria capaz de restaurar os arquivos imediatamente para a equipe.

Essa segurança e confiabilidade também trazem tranquilidade aos seus clientes. “Quando o cliente vê que os arquivos e as opiniões estão seguros, organizados e consolidados em um só lugar, ele relaxa”, afirmou Nielson. “Isso poupa horas - às vezes dias - de vai-e-vem desnecessário e nos deixa focar no processo de criação”.