Designit

Każdego dnia firma Designit bada, jak ludzie myślą, zachowują się i wchodzą w interakcje ze swoim środowiskiem. Ta strategiczna firma projektowa wykorzystuje nabytą wiedzę, aby pomóc ambitnym markom w tworzeniu atrakcyjnych produktów, usług i przestrzeni, które podobają się ludziom, ponieważ to, co jest ważne dla ludzi, jest ważne także dla firmy.

Podejście firmy Designit, w którym liczy się przede wszystkim człowiek, znajduje odzwierciedlenie w jej kulturze. Firma Designit kładzie nacisk przede wszystkim na doświadczenia pracowników, elastyczność i współpracę. W 2015 roku właśnie to utorowało drogę dla rozwiązania Dropbox, które stało się standardem współpracy w firmie. Gdy firma Designit odkryła, że wielu pracowników korzysta z prywatnych kont Dropbox, kupiła konto firmowe, które obecnie ma prawie 1000 użytkowników. „Staramy się korzystać z narzędzi, których wolą używać pracownicy” – mówi Kjersti Lund, globalna dyrektor wykonawcza. „Postrzegamy to jako kluczowy element zapewnienia im dobrego samopoczucia”.

Jednak rozwój technologii wpływa także na pracowników. Biorąc pod uwagę, że pracownicy są rozmieszczeni w 16 biurach, firma Designit szukała prostego rozwiązania, które umożliwiłoby różnym zespołom pracę nad tą samą treścią w czasie rzeczywistym.

Zaczęto korzystać z rozwiązania Dropbox Paper, które wkrótce stało się kolejnym niezbędnym narzędziem współpracy w firmie. „Paper jest wszędzie w Designit” – mówi Morten Thomsen, globalny dyrektor IT. „Najlepsze jest to, że nigdy tak naprawdę nikogo nie szkoliliśmy z obsługi tego programu. Każdy wie, jak go używać, ponieważ jest prosty i działa dokładnie tak, jak powinien”.

W firmie Designit ponad 550 pracowników aktywnie używa Dropbox Paper, aby współpracować nad projektami w czasie rzeczywistym i usprawniać przepływy pracy. Znacząco skróciło to czas poświęcany na zadania administracyjne, takie jak rozsyłanie zawartości pocztą e-mail lub wprowadzanie zespołów do projektów. Oto dwa przykłady użycia Dropbox Paper przez zespoły w firmie Designit.

Zespół ds. badań projektowych

Zespół ds. badań projektowych najczęściej używa rozwiązania Paper na wczesnym etapie projektu. W tym czasie najważniejsze jest zdobycie jak największej ilości informacji o wyzwaniu, przed którym stoi klient. „Koordynowanie badań i przetwarzanie danych, których potrzebujemy, aby w pełni zrozumieć wyzwania klientów, wymaga dbałości o szczegóły” – wyjaśnia James Bailey, kierownik ds. badań projektowych. „Paper ułatwia pracę z danymi i zwracanie uwagi na najważniejsze punkty”.

Funkcje takie jak szybkie renderowanie łączy Dropbox na zrzuty ekranu szczególnie przyspieszają cały proces dla zespołu Jamesa. „To oszczędza tak wiele czasu! Po prostu robisz zrzut ekranu, wklejasz łącze i już wszystko jest w dokumencie. Uwielbiam to”. Ponadto zespół projektowy używa narzędzia do zaznaczania, aby podkreślać kluczowe cytaty z wywiadów, które następnie są grupowane tematycznie. Tabele służą do porównywania odpowiedzi różnych osób ankietowanych, a emotikony pomagają dostarczać wskazówki wizualne.

Zespół marketingowy

Zadaniem zespołu marketingowego firmy Designit jest rozpowszechnianie informacji o firmie i jej podejściu do projektowania wśród jak najszerszego grona odbiorców na całym świecie. To sprawia, że zespół jest odpowiedzialny za wszystko, od mediów społecznościowych, przez analizę przypadków klientów, po treści umieszczane na blogu przywództwa myślowego na platformie Medium. Rozwiązanie Paper jest używane zarówno jako miejsce gromadzenia tych treści na etapie ich opracowywania, jak i elastyczna platforma do koordynowania projektów. „Głównym zadaniem Paper jest udostępnianie, dzięki czemu zmiany w naszych projektach są lepiej widoczne” – mówi Nicole Okumu, dyrektorka ds. marketingu w firmie Designit. „Każde z naszych 16 biur zarządza własną zawartością, a dzięki Paper wszystko jest przejrzyste, co zapewnia naszym biurom zdalnym więcej niezależności”.

Zespół marketingowy wykorzystuje Paper również do zarządzania cotygodniowymi planami dotyczącymi mediów społecznościowych. W każdym z tych dokumentów uporządkowane są kluczowe elementy zawartości każdego wpisu, takie jak data publikacji, treść, intencje tematyczne i obrazy, a także codzienne zadania do wykonania i elementy działania. Gdy nadchodzi czas opublikowania wpisu, specjalista ds. strategii cyfrowej kopiuje zawartość z dokumentu i publikuje wpis. „Paper to pierwsze rozwiązanie, które naprawdę pozostało w naszym zespole jako zamiennik koordynowania za pomocą poczty e-mail” – mówi Okumu. „Nie ma problemów z kontrolą wersji i ułatwia tworzenie spójnego, opartego na szablonach podejścia, w którym wszystko jest w jednym miejscu”.

Zespół marketingowy firmy Designit jest na dobrej drodze, aby w tym roku utworzyć ponad 100 materiałów marketingowych w Paper. Dzięki zminimalizowaniu zależności od poczty e-mail i wyeliminowaniu problemów z kontrolą wersji Paper pomaga zespołom firmy Designit pozostać na bieżąco.

Te wszystkie wspaniałe możliwości usprawniające pracę są zasługą zespołu IT firmy Designit, który zarządza wdrożeniem rozwiązania Dropbox Enterprise. Według nich największą zaletą Dropbox jest zredukowanie barier we współpracy. „Członkowie naszego zespołu stale pracują w różnych krajach, strefach czasowych i biurach” – mówi Thomsen. „Obecnie wiele rozwiązań jest przystosowanych do takiej rzeczywistości, ale żadne nie radzi sobie z nią tak bezproblemowo jak Dropbox i Dropbox Paper”.

Jak mówią, nie jest to duże obciążenie, nawet dla konta z prawie tysiącem użytkowników. „Nasi użytkownicy uważają, że Dropbox jest naprawdę łatwy w użyciu” – mówi Anh Le, globalny administrator IT. „Po prostu nie musimy zapewniać wiele pomocy technicznej”.