Jak lepsze bezpieczeństwo plików i dostęp do nich uprościły współpracę z klientami

Wyzwanie: naruszenie danych ujawnia potrzebę dodatkowego zabezpieczenia plików

Założona w 1984 roku The Shopping Center Group (TSCG) to największa prywatna firma zajmująca się nieruchomościami komercyjnymi, skupiająca się w szczególności na sektorze handlu detalicznego i restauratorach. Pozostając wierną branży detalicznej, firma rozwinęła silne, długotrwałe relacje ze znanymi detalistami. Skupienie się na sektorze handlu detalicznego i zaangażowanie na rzecz ciągłego poszerzania wiedzy na temat przestrzeni handlowych pozwala firmie uniknąć czynników rozpraszających uwagę, i bacznie obserwować wyzwania, przed którymi stają klienci.

Dla TSCG bezpieczeństwo i ochrona informacji o klientach są niezwykle ważne. Pomijając kwestię ochrony danych finansowych, dostanie się strategicznych informacji w niepowołane ręce może oznaczać katastrofę. Na przykład jeśli duży detalista jest zainteresowany wejściem na konkretny rynek, wiele osób chciałoby o tym wiedzieć z wyprzedzeniem.

Po incydencie bezpieczeństwa, którego doświadczył jeden z wieloletnich partnerów TSCG, zespół zdał sobie sprawę, że konieczne będzie przejście na nowego dostawcę usług, i przeprowadził dokładny przegląd swoich praktyk w zakresie przechowywania plików”.

Ze względu na charakter pracy TSCG nie wszystko jest przechowywane wewnętrznie. Choć TSCG tworzy wiele informacji we własnym zakresie, muszą one być udostępniane klientom. Proces udostępniania był złożony – zespół musiał skontaktować się ze swoim partnerem IT, który następnie tworzył folder udostępniania. Foldery takie były scentralizowane w tradycyjnym systemie przechowywania plików.
Firma chciała znaleźć lepsze wyjście i zwróciła się z tym wyzwaniem do wielu dostawców usług zarządzanych (MSP), aby sprawdzić, kto oferuje najlepsze rozwiązanie.

Rozwiązanie: bezpieczne, oparte na chmurze miejsce do przechowywania plików z łatwym dostępem i opcjami udostępniania

Podczas rozmów z potencjalnymi dostawcami MSP przedstawiciele TSCG omawiali swoje obawy i wyzwania związane z bezpieczeństwem, przechowywaniem i udostępnianiem plików. Dropbox wysunął się wówczas na pierwszy plan, ponieważ firma ta rozumiała wartość bezpieczeństwa i posiadała systemy, które zapewniłyby ochronę informacji, jednocześnie umożliwiając łatwy dostęp do nich odpowiednim osobom. Dla Bryana Chandlera, starszego wiceprezesa i dyrektora zarządzającego ds. innowacji i technologii w TSCG, ważne było również to, że jego firma mogłaby powołać się na doświadczenie Dropbox w pracy z innymi klientami i uzyskać potwierdzenie bezpieczeństwa przechowywania danych. Gdy klienci pytają „Co robicie, aby nas chronić?” TSCG może podać informacje o środkach stosowanych przez Dropbox. „To pomaga budować zaufanie w relacjach” – mówi Chandler.

Dropbox stał się centralnym mechanizmem udostępniania plików w TSCG i wszyscy z 300 pracowników firmy mają do niego dostęp. Platforma jest domyślnie instalowana na laptopach wszystkich nowych użytkowników, dzięki czemu dokumenty, pliki do pobrania i zdjęcia trafiają do Dropbox. Przedstawiciele TSCG mogą również logować się do Dropbox na swoich urządzeniach mobilnych, gdy przebywają poza firmą. A ponieważ Dropbox synchronizuje pliki na wszystkich urządzeniach, każdy pracownik korzysta z najbardziej aktualnej wersji plików. „Eliminuje to obawy o to, gdzie znajdują się dokumenty. Po prostu je zapisujesz i niezależnie od tego, gdzie jesteś, masz do nich dostęp” – mówi Chandler. Przedstawiciele pracują nad złożonymi transakcjami z wykorzystaniem skomplikowanych dokumentów, ale teraz, jeśli tylko mają dostęp do Internetu, mają również dostęp do potrzebnych im plików. Ten rodzaj mobilności i elastyczności pozwolił również TSCG na przyjęcie hybrydowego modelu pracy.

Oprócz zapewnienia bezpiecznego przechowywania plików funkcje Dropbox ułatwiają współpracę zarówno przedstawicielom TSCG, jak i klientom. Na przykład udostępnianie plików pozwala TSCG stworzyć wirtualną przestrzeń dla klienta ze wszystkimi jego danymi, a następnie po prostu wysłać mu łącze, aby dać mu dostęp i zapewnić, że wszyscy korzystają z tych samych danych. „Spotkało się to z bardzo przychylną reakcją nie tylko naszych przedstawicieli, ale i klientów” – mówi Chandler. Przejęcie wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szczegółowego badania kontrahenta, a niedawna transakcja obejmowała wiele umów dotyczących różnych subskrypcji i kontraktów, które firma zawarła z różnymi dostawcami. Obsługa tego rodzaju transakcji wymaga dużej ilości komunikacji, zwykle za pośrednictwem poczty elektronicznej. Chandler skorzystał z funkcji prośby o pliki w Dropbox, która umożliwiła drugiej stronie udostępnienie materiałów w utworzonej przez niego przestrzeni.

„Pozwala to ograniczyć liczbę wiadomości e-mail przesyłanych tam i z powrotem” – mówi Chandler. „Zamiast powodować chaos w mojej skrzynce odbiorczej, klient może po prostu przesłać plik tam, gdzie obie strony będą mieć do niego dostęp. Znacznie usprawnia to cały proces. Przy przenoszeniu tak wielu plików pomaga to wyeliminować problem typu »wydawało mi się, że to już zostało wysłane«”. TSCG korzysta również z możliwości śledzenia wybranych folderów. Użytkownicy mogą otrzymywać powiadomienia za każdym razem, gdy ktoś doda coś nowego do danej przestrzeni. „Funkcja śledzenia folderów jest ukrytą perełką w Dropbox, ale ma ogromną moc” – mówi Chandler. „Przesyłam do folderu biuletyny, artykuły i inne przydatne zasoby. Każdy, kto uzna te zasoby za przydatne, może śledzić folder i otrzymywać powiadomienia, gdy dodam nową zawartość”.

Dropbox dobrze współpracuje również z resztą stosu technologicznego TSCG, który obejmuje aplikacje takie jak narzędzie do zarządzania projektami monday.com oraz menedżer śledzenia zasobów i treści Airtable. „Mogę po prostu kliknąć dwa przyciski i przeciągnąć dowolny plik z Dropbox do tych aplikacji. Wszystko działa bez zarzutu” – mówi Chandler. Funkcje integracji Dropbox oferują również skalowalność, którą TSCG ma nadzieję wykorzystać w najbliższej przyszłości. „Zdecydowanie mamy coraz większe możliwości zwiększenia współpracy między aplikacjami, z których korzystamy na co dzień, a Dropbox”.