Jak Dropbox pomaga pierwszemu dedykowanemu funduszowi pre-seed w Australii odnosić spektakularne sukcesy
Firma Co Ventures zbudowała system, który umożliwia wysyłanie i śledzenie poufnych informacji, podpisywanie umów z potencjalnymi inwestorami i utrzymywanie rozbudowanej historycznej bazy danych.
„DocSend i Sign bezproblemowo wpisują się w nasz przepływ pracy, umożliwiając nam zwiększenie wydajności. Dzięki tym rozwiązaniom możemy bezpiecznie wysyłać informacje, których inaczej nie moglibyśmy udostępniać, oraz pewnie finalizować umowy z inwestorami”.
Używane produkty
Przemysł
Usługi finansowe
Wielkość
2-249
Lokalizacja
Sydney, Australia
Wyzwanie: poufne informacje, wielu inwestorów, jeden duży problem
Co Ventures z jednej strony zajmuje miejsce wśród przedsiębiorców i założycieli, a z drugiej wśród inwestorów. Z tego względu założycielka Maxine Minter i jej zespół potrzebowali sposobu, aby udostępniać poufne informacje, takie jak prognozy finansowe, plany rozwoju produktów oraz dane rynkowe. Musieli mieć pewność, że odpowiednie osoby mają dostęp do danych firmowych, a nieodpowiednie osoby nie – a jednocześnie chcieli mieć możliwość śledzenia dokumentów. Przy 14 partnerach handlowych i dużej społeczności komandytariuszy, którzy dokonują 30 inwestycji z jednego funduszu, „wokół stale krąży ogromna ilość materiałów”, mówi Minter. „Ograniczenie ryzyka związanego z zawartością i możliwość bezpiecznego udostępniania poufnych informacji to dla nas najważniejszy priorytet”.
Uproszczenie podpisywania
Firma Co Ventures potrzebowała także rozwiązania do obsługi prawnie wiążących podpisów, które umożliwiałoby śledzenie, kto podpisał dokumenty, kto jeszcze musi je podpisać i kto już je wyświetlił. W stale aktywnym świecie kapitału wysokiego ryzyka szybkość i wydajność mogą zadecydować o tym, czy zainwestujesz w następne przełomowe rozwiązanie, czy je przegapisz, więc dostępność prostego i szybkiego sposobu śledzenia brakujących podpisów może być warta miliony.
Przy tak wielu stale krążących dokumentach system, który automatycznie kategoryzuje i zapisuje kompletne dokumenty we właściwym miejscu w chmurze Co Ventures, pozwala wyeliminować bezproduktywne zadania i uniknąć problemów z wersjonowaniem, a także pomaga w utrzymaniu zorganizowanej i bezpiecznej bazy danych.
„Inwestowanie w dużej mierze opiera się na zaufaniu, prawda? Możliwość bezpiecznego wysyłania dokumentów i śledzenia, kto je wyświetla, pozwala zbudować i utrzymać to niezbędne zaufanie”.
Rozwiązanie: DocSend, Sign i integracje GSuite pozwalają firmie Co Ventures koordynować pracę
DocSend, Sign i integracje Dropbox z GSuite są wpisane w codzienne strumienie pracy firmy Co Ventures i pomagają usprawnić przepływ poufnych dokumentów.
Rozwiązanie DocSend jest najczęściej używane w procesach pozyskiwania funduszy oraz podczas udostępniania materiałów partnerom. Umożliwia ono firmie Co Ventures zarządzanie zawartością, ustawianie dat wygaśnięcia i utrzymywanie informacji w odpowiedniej izolacji. Dzięki DocSend Minter i jej pracownicy mają pewność, że poufny dokument nie zostanie udostępniony publicznie ani przypadkowo. Zespół utworzył także swoje szablony i używa łączy, aby usprawnić procesy, co pozwala zaoszczędzić czas i energię oraz uniknąć kłopotów. „DocSend zapewnia nam sposób na profesjonalne wysyłanie materiałów do partnerów i potencjalnych partnerów, którymi z łatwością możemy zarządzać na naszym dysku, gdzie są przechowywane”, mówi Minter.
Sign na ratunek
Sign oznacza pewne zawarcie umowy. „Jest bezpieczny”, mówi Minter. „Ułatwia delegowanie. To naprawdę ułatwia życie, kiedy nie trzeba w sposób administracyjny zarządzać tym, kto podpisał, kto nie podpisał, a kto się ociąga”. Zespół Co Ventures opracował procedury określające, co należy zrobić, jeśli partner nie podpisze dokumentu po upływie ustalonego czasu, co usprawnia proces ponownego nawiązywania kontaktu.
Co Ventures każdego dnia obsługuje setki przepływów pracy w aplikacjach Notion, Canva, Zoom i wielu innych. Integracja Dropbox z GSuite pomaga śledzić, upraszczać i utrzymywać te przepływy pracy. „Na przykład umowa przychodzi z GSuite do Sign”, mówi Minter. „A po podpisaniu automatycznie wraca do GSuite. To takie proste”.
Wyniki: zdobywanie inwestorów i łatwe finalizowanie umów
Pakiet produktów Dropbox pomógł Minter i firmie Co Ventures zamknąć ich ostatnią rundę. „Stanowią integralną część procesów, w których uczestniczą”, mówi założyciel. „Robią to, co mają robić, i są tak łatwe w obsłudze, że nie muszę się nad tym za bardzo zastanawiać. Nie tracę czasu na rozgryzanie funkcji. Po prostu działają”.
Możliwość wysłania potencjalnemu klientowi informacji, które wcześniej byłyby przekazywane wyłącznie ustnie, jest nieoceniona. Tak samo jak szczegółowe analizy, które umożliwiają Minter i jej zespołowi dostosowanie kolejnych rozmów oraz prezentacji. Jeśli potencjalny inwestor spędził zaledwie minutę na przeglądaniu strategii finansowania Co Ventures, Minter wie, że musi dostarczyć mu bardziej ogólne omówienie, jeśli natomiast inwestor poświęca dużo czasu na zapoznanie się z dokumentem, może szybciej przejść do szczegółów.
Finalizowanie transakcji także przebiega szybciej i sprawniej. Po rozmowie, lub nawet w jej trakcie, Minter może pobrać szablon standardowej umowy z partnerem, dodać kilka kluczowych szczegółów, wysłać ją i czekać na powrót podpisanego dokumentu. Kolejna umowa podpisana, zawarta, dostarczona i automatycznie umieszczona w odpowiednim miejscu.
„Dzięki DocSend udostępniamy materiały, których nie udostępnialibyśmy, gdybyśmy mieli do dyspozycji tylko format PDF lub łącze Dysku Google. Zaufanie do zachowania poufności informacji niesamowicie zwiększa wydajność naszej pracy”.
Maxine MinterZałożycielka i partner generalny Co Ventures i Co Lab