Strategische verschuiving van TV Asahi naar Dropbox: verbetering van efficiëntie en beveiliging in media-activiteiten

Uitdaging: een cloudgebaseerde omgeving opzetten voor het delen van bestanden om papierloos te kunnen werken

TV Asahi, opgericht in 1959, is al meer dan 60 jaar actief in de omroepwereld. De afgelopen jaren heeft het bedrijf ook activiteiten op het gebied van internet-tv ontplooid, zoals AbemaTV en TV Asahi Douga, om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften voor het bekijken van content. Ondertussen blijft het bedrijf groeien en werken er steeds meer mensen. De fysieke kantoren van Asahi TV bieden inmiddels te weinig ruimte om alle banden en andere media op te slaan. Hajime Yasuda, van de afdeling Technische zaken van TV Asahi, legt uit:

"Het werd dringend noodzakelijk om minder met papieren documenten te werken. We hadden al bestandsservers en tablets geïntroduceerd om de processen papierloos te maken, maar het bleek lastig te breken met de op papier gebaseerde en ingeburgerde werkwijzen die we hadden. Zo werden er bijna wekelijks tienduizenden voorstellen voor tv-programma's gefotokopieerd en tijdens vergaderingen uitgedeeld."

Het streven om papierloos te gaan werken, bracht ook bepaalde problemen aan het licht. Toen we medewerkers vroegen naar hun toepassing van IT-hulpmiddelen, ontdekten we dat verrassend veel van hen gebruikmaakten van op consumenten gerichte tools voor het delen van gegevens, zowel individueel als afdelingsbreed.

“Voor consumenten bestemde tools missen vaak de beveiliging die onmisbaar is voor zakelijk gebruik en zijn door de IT-afdeling moeilijk centraal te beheren. Om externe lekken van zakelijke documenten zoals contracten en facturen, en productiedocumenten zoals voorstellen en scripts, te voorkomen, hadden we binnen het hele bedrijf een formele omgeving voor het delen van gegevens nodig", vertelt Yasuda.

Hoewel de lokale bestandsservers prima functioneerden voor het opslaan van gegevensbestanden, waren ze niet geschikt om informatie flexibel te delen met derden, zoals reclamebureaus en productiebedrijven. Als een medewerker op locatie een document wilde bekijken, moest hij of zij zelfs vragen het per e-mail toe te sturen. Daarom besloot Asahi TV uit te kijken naar een nieuw mechanisme voor het delen van gegevens voor de zakelijke cloudopslagservice om de operationele efficiëntie te verbeteren en beveiligingsrisico's te verminderen.

De oplossing: bestanden veilig opslaan en delen

Na zorgvuldige overweging werd er gekozen voor Dropbox.

Een doorslaggevende factor was dat Dropbox, zo bleek uit eerder onderzoek, al de meestgebruikte cloudservice was onder de medewerkers van TV Asahi.

"Veel medewerkers prezen de gebruiksvriendelijke interface. We waren dan ook van mening dat de uitrol soepel zou verlopen omdat iedereen snel aan de tool kon wennen", legt Makoto Miyahara van TV Asahi uit.

Ook de beveiligingsfuncties van Dropbox vielen in de smaak. Dat gold bovendien voor de functie voor multifactorauthenticatie, het geavanceerde logboekbeheer en de mogelijkheid voor beheerders om centraal toezicht te houden op het gebruik binnen het bedrijf.

“Omdat we de tool altijd kunnen monitoren, kunnen we ook governance-beleid en -controles toepassen. We wilden graag dat er minder gebruik zou worden gemaakt van tools voor consumenten. Ook wilden we een omgeving voor het delen van gegevens opzetten waarin medewerkers altijd en overal toegang zouden hebben tot bestanden in de cloud." — Hajime Yasuda

Dropbox kan met gemak grote hoeveelheden gegevens verwerken; ook een groot pluspunt. Tv-zenders hebben vaak te maken met heel zware bestanden, met name video's en computergraphics (CG). Voorheen bewaarde TV Asahi dergelijke gegevens op fileservers, maar medewerkers vonden dit niet fijn omdat de bestanden moeilijk extern te delen waren. "Wanneer regisseurs op locatie aan het filmen waren, vroegen ze af en toe om eerdere beelden te mogen bekijken, maar dat was heel lastig. Dankzij Dropbox kunnen gebruikers vrijwel alle bestanden bekijken, zelfs bestanden met minder gebruikelijke indelingen zoals Avid DNxHD en Apple ProRes (bestemd voor video- en CG-apps). Omdat bestanden kunnen worden bekeken zonder ze volledig te downloaden, is ook een minder goede internetverbinding geen probleem. We hebben de voor- en nadelen van diverse services onderzocht, maar kwamen tot de conclusie dat alleen Dropbox voldeed aan onze eisen voor het verwerken van videocontent", zegt Takatoshi Yamamoto van het Corporate Design Center van TV Asahi.

Het resultaat: meer gebruikmaken van Dropbox voor video en computergraphics

Dit overtuigde TV Asahi om voor Dropbox te kiezen. De tool wordt momenteel bedrijfsbreed uitgerold. Licenties werden verstrekt op basis van de behoeften van elke afdeling. De CG-afdeling en de afdeling die zich bezighoudt met online verkopen hebben voorrang. Het doel is om activiteiten op locatie en het delen van informatie efficiënter te maken. 

"Ik werk aan CG-projecten. Op onze afdeling wordt het systeem al op grote schaal gebruikt. Het heeft de communicatie met mensen buiten het bedrijf veel efficiënter gemaakt. Naast de al eerder genoemde functie voor het weergeven van voorbeelden van videobestanden in Dropbox maakt Dropbox Transfer het ook gemakkelijk om grote bestanden van en naar externe locaties over te dragen. Bijzonder handig is daarnaast de mogelijkheid om de vervaldatum van downloads flexibel in te stellen. Dropbox is bovendien een koploper op technologisch gebied, dus we weten zeker dat we een omgeving voor bestandsbeheer en -opslag kunnen bouwen die gelijke tred houdt met de jongste ontwikkelingen." — Yamamoto