Toda Corporation
Migratie van fysieke servers op bouwplaatsen naar cloudopslag.
Gebruikmaken van snelle bestandssynchronisatie en hoogwaardige doorzoekbaarheid om het delen van informatie met interne en externe partners te stroomlijnen.
“Tijdens bouwprojecten is er vaak sprake van problemen en wijzigingen. Het snel op locatie kunnen delen van informatie is dan ook essentieel. Doordat we Dropbox hebben geïnstalleerd, kunnen we bestanden in realtime te delen met het personeel van ons bedrijf en met partnerbedrijven.”
Gebruikt product
Dropbox
Branche
Bouw
Grootte
Meer dan 1000
Locatie
Japan
Uitdaging: door fysieke servers op elke bouwplaats was het lastig om informatie eenvoudig met externe partijen te delen.
Toda Corporation is een aannemersbedrijf met 140 jaar ervaring. Met projecten in de bouw, civiele techniek, stadsontwikkeling, vastgoed, energieopwekking en meer, heeft het bedrijf zich verder kunnen ontwikkelen in vele verschillende branches.
Toda Corporation zette in het verleden fysieke servers in op bouwplaatsen, voor het bewerken en opslaan van waarop bouwgegevens als tekeningen, foto's en procesdiagrammen.
Tijdens de bouwfase moeten gelieerde ondernemingen van het bedrijf, waaronder ontwerpbureaus en partnerbedrijven, verschillende soorten documenten bewerken en controleren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan tekeningen. Deze documenten worden dagelijks bijgewerkt. Maar de fysieke servers waren meestal alleen toegankelijk voor de medewerkers van de aannemer.
“De medewerkers van de aannemer die op die bouwplaatsen werkten, verloren dus veel tijd en geld. Ze waren constant bezig met het delen van bouwinformatie en het comprimeren van grote tekeningbestanden om deze vervolgens via e-mail te verzenden of te delen via een speciale service voor bestandsoverdracht. Daarnaast moesten er ook nog eens externe bestanden worden opgeslagen”,
zegt Hiroyuki Ikehata, manager van Production System Promotion Section 1 bij Toda Corporation.
In de bouwsector is het ontzettend belangrijk om informatie snel te kunnen delen. Toda Coperation liep kostbare vertragingen op bij het per e-mail verzenden van bestanden (zoals tekeningen) naar externe partners.
Deze manier van werken zorgde ook voor omslachtig bestandsbeheer. Omdat er bijna 100 e-mails per dag binnenkwamen, waarvan vele met bijgevoegde tekeningen, was het lastig om bij te houden welke tekeningen de nieuwste versies waren. Daarnaast kostte het tijd om gecomprimeerde bestanden uit te pakken, het wachtwoord in te voeren voor versleutelde bestanden en de tekeningen op te slaan in de juiste map op basis van bouwdetails.
“In de bouw kan de toevoeging van één verkeerde lijn op een tekening voor enorm hoge kosten en extra werk zorgen. Om dat te voorkomen, moesten we elkaar steeds bellen om te vragen naar de exacte tijd dat de e-mail met de nieuwste tekening was verstuurd”, herinnert Toshihiro Saito zich, een locatiemanager van Toda Corporation die toezicht houdt op bouwplaatsen.
Medewerkers op de verschillende locaties hadden bovendien last van operationele fouten, waardoor gegevens op een fysieke server per ongeluk verloren gingen. Dan moesten er bestanden vanuit oudere versies opnieuw worden gemaakt, omdat verwijderde bestanden niet eenvoudig teruggezet konden worden. Elk foutje zorgde voor nog meer werk.
Oplossing: het implementeren van Dropbox vanwege de snelle bestandssynchronisatie en geavanceerde zoekfuncties.
Rond deze tijd moest het bedrijf in december 2019 verhuizen naar een tijdelijk gebouw vanwege de verbouwing van het hoofdkantoor. Tijdens de voorbereiding op deze verhuizing kwamen de bestaande problemen en een eventuele oplossing ter sprake.
Voordat het bedrijf overging op het implementeren van cloudbestandservers op de bouwplaatsen, implementeerde het hetzelfde systeem voor interne afdelingen die naar het tijdelijke gebouw gingen.
Hierdoor kon informatie niet alleen sneller worden gedeeld, maar werd ook de BCP verbeterd en hadden medewerkers minder installatieruimte op de bestandsservers nodig. Hiermee werd de basis gelegd voor de implementatie op de bouwplaatsen van het bedrijf door het hele land.
Toda Corporation gebruikte eerder Google Drive om bestanden met interne werkgroepen te delen. Maar veel mensen gaven aan problemen te hebben met trage bestandssynchronisatie en dat ze bestanden niet konden delen met verschillende externe partnerbedrijven vanwege problemen met accountregistratie. Daarom gingen ze op zoek naar een alternatieve oplossing die beter aansloot bij hun behoeften in de bouwsector.
“We deden onderzoek naar twee opties: Dropbox Business (Hierna Dropbox), of de cloudopslagservice van een ander bedrijf. Maar uit ons onderzoek bleek dat deze services totaal verschillend waren. Voor ons idee is Dropbox eigenlijk een bureau waaraan meerdere mensen tegelijk kunnen werken, terwijl de andere service meer een lade is waar je voltooide bestanden in opslaat.Dropbox vervult onze behoefte om regelmatig bestanden te bewerken en te delen met partnerbedrijven”, vertelt Ikehata.
Op deze manier kwamen ze uit bij overgaan op Dropbox. De belangrijkste factoren waren de snelheid van bestandssynchronisatie (wat essentieel is voor het delen en samenwerken) en het intuïtieve gebruik, waarbij het systeem op dezelfde manier kunt gebruiken als een lokale map.
Resultaat: Dropbox wordt de standaardomgeving binnen het bedrijf en bij effectieve interactie met partnerbedrijven
Efficiënt en flexibel bestanden delen
Het bedrijf is ongeveer een halfjaar geleden begonnen met de volledige overgang. Tekeningen, documenten en gegevens die bij filialen en bestaande bouw- en civieltechnische plaatsen werden opgeslagen, zijn gestaag overgezet naar Dropbox. Het bedrijf gebruikt ook Dropbox als de standaardoplossing voor nieuwe werkplaatsen. Door bestanden op Dropbox op te slaan, kan iedereen bestanden delen.
En door hun Dropbox-licentie uit te lenen aan grote ontwerpbureaus en partnerbedrijven, kan het nu een omgeving onderhouden waarin alle interne en externe bouwmedewerkers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen.
“Doordat we voor elk partnerbedrijf een gedeelde map hebben gemaakt, kunnen we fouten voorkomen bij het delen van de nieuwste tekeningen. Het bespaart ons ook het gedoe van bestandsbeheer",
aldus Saito.
Door in Dropbox voor elke organisator van vergaderingen gedeelde mappen te maken en alle relevante documenten in die mappen op te slaan, kan het bedrijf deze ook bij online vergaderingen op afstand gebruiken.
“Hierdoor zijn onze papierloze activiteiten versneld en besteden we minder tijd aan het voorbereiden van documenten”,
zegt Koji Sakamoto, afdeling Bouwmateriaal, Toda Corporation.
Daarnaast kunnen medewerkers met de functie Koppeling delen en Dropbox Transfer ook nog batchgewijs benodigde bestanden naar gelieerde ondernemingen verzenden, zonder een licentie uit te lenen.
Efficiënt en flexibel bestanden delen
De functie Versiegeschiedenis maakt het mogelijk om verwijderde bestanden eenvoudig te herstellen.
Sneller zoeken naar informatie
Ook het zoeken naar bestanden is veel efficiënter geworden. “Het vinden van bestanden gaat 3 tot 4 keer sneller dan voorheen”, benadrukt Ikehata.
Ze kunnen alle bestanden nu op één locatie opslaan en nog meer profiteren van de geweldige doorzoekbaarheid van Dropbox.
Andere voordelen: dankzij Dropbox was er een verhoogde productiviteit van medewerkers die op afstand werkten tijdens de coronapandemie.
Soepele overgang naar werken op afstand
De voordelen van Dropbox waren zelfs tijdens de COVID-19-pandemie overduidelijk.
“We zagen de soepele overgang naar werken op afstand als het grootste voordeel van Dropbox”,
zegt Masakazu Aoki, manager van de afdeling Administratie bij de internationale branche van Toda Corporation.
Het bedrijf gebruikt Dropbox Paper voor verschillende doeleinden. Zo gebruiken medewerkers die op afstand werken deze voor planningsbeheer, taakbeheer en voor het delen van informatie. Zo zorgen we voor goede communicatie.
“Hoewel je met Google Calendar ook planningen kunt beheren, heeft die optie geen taakbeheer voor afzonderlijke teamleden. Door beide te beheren met Dropbox Paper, vermijd je het constante schakelen tussen apps en het verifiëren van werkgegevens via de telefoon. Dit zorgt voor een hogere productiviteit voor medewerkers die op afstand werken,”
aldus Aoki.
Soepeler contact met buitenlandse vestigingen en locaties
Het bedrijf ziet dat Dropbox Paper ook effectief is voor de communicatie met buitenlandse vestigingen en locaties in andere tijdzones.
Doordat gebruikers tijdens werkuren opmerkingen in één bestand kunnen plaatsen, kunnen medewerkers goed met elkaar communiceren zonder een vergadering te hoeven plannen op een moment dat iedereen uitkomt.
“Voor ons was de soepele overgang naar werken op afstand tijdens de coronapandemie het grootste voordeel van Dropbox. Dropbox Paper helpt ons de huidige activiteiten van elk teamlid te visualiseren en heeft de productiviteit van werken op afstand verhoogd.”
Masakazu Aoki, manager, afdeling Administratie, internationale brancheBelangrijkste voordelen van de overstap naar Dropbox
Geavanceerde zoekfuncties zorgen voor efficiënt zoeken naar bestanden, waardoor er geen mappenstructuur meer nodig is.
Dropbox Paper heeft geholpen de omstandigheden van elke werknemer te visualiseren en heeft gezorgd voor meer interne communicatie tijdens werk op afstand. Dropbox Paper heeft ook het delen van informatie met internationale vestigingen en partnerbedrijven in andere tijdzones gestroomlijnd.
Door de soepele synchronisatie worden bestandswijzigingen onmiddellijk weergegeven, zelfs bij het delen van tekeningen en andere grote bestanden. Dit maakt het beheren van de nieuwste gegevens gemakkelijker.