Hvordan et samarbeidsøkosystem hjalp Westchester Publishing Services med å vokse, spare tid og øke inntektene
Westchester Publishing Services tok i bruk Dropbox for å effektivisere samarbeid og filadministrasjon på tvers av ulike klientprosesser, noe som betydelig forbedret driftseffektivitet og inntektsvekst.
«Vi kan være trygg på at når vi deler filer og er filserver, vil sikkerheten være ivaretatt og klientene våre kan stole på oss. Enda viktigere er det at immateriell eiendom og annet materiell som tilhører klienten, blir trygt ivaretatt der. Klientene vet at Dropbox er en pålitelig tjeneste og at de derfor ikke trenger å bekymre seg.»
Produkter som brukes
Dropbox API, DocSend, Dropbox Sign, Paper, Capture
Industri
Medier og underholdning
Størrelse
2-249
Sted
Danbury, CT
Bakgrunn
Westchester Publishing Services redigerer bøker og lager e-bøker, XML og andre digitale produkter for over 600 forlag og innholdsleverandører. Etter å ha oppdaget at klienten deres brukte mange separate prosesser eller plattformer for filoverføring og samarbeid, ble det åpenbart at de trengte et bedre sett med teknologiske løsninger for å hjelpe dem å bedre engasjere seg med klientene for å levere publikasjonsfiler av høy kvalitet raskere og rimeligere.
Utfordring: Mange klienter med mange ulike prosesser
Westchester Publishing Services vokste, men etter hvert som de fikk flere klienter, stod de overfor en stor utfordring: Hver enkelt klient brukte ulike prosesser og plattformer til filadministrasjon. Dette var et problem som kunne hindre videre vekst, da det ikke var mulig å tilby klienten støttetjenester uten først å innarbeide klientens spesifikke filoverføringsprosedyrer og andre arbeidsflytbeslutninger. For at selskapet kunne fortsette å tilby støttetjenester til eksisterende klienter og fortsette å vokse, trengte selskapet en løsning som ville gjøre det mulig å samle alt på ett sikkert sted samtidig som selskapets tjenester var tilgjengelige for alle klienter, uansett hvilket system de bruker.
«Vi ville tilby klientene våre en mer aktuell måte å utveksle filer på», sier Tyler Carey, Westchesters Chief Revenue Officer. Carey og teamet hans undersøkte flere plattformer, inkludert Box og Google Drive. Dropbox steg raskt til toppen takket være hastighet, sikkerhet og merkevarekjennskap. «Større forlag hadde allerede tatt i bruk Dropbox, sier Carey. «Det var allerede en buzz i bransjen.»
Det som ble avgjørende for Westchester var servicenivået. «Vi henvendte oss til en Dropbox-konkurrent og forklarte at vi trengte mange lisenser og hadde planer om å kjøre tusenvis av prosjekter i året gjennom programvaren», husket Carey. «Vi ble bedt om å gå til handlekurven og fylle den ut på nett for å få et tilbud. Da vi tok kontakt med Dropbox, var det imidlertid samarbeid og begeistring.» Tilgangsnivået og rådgivningen som Dropbox-teamet tilbød, oppmuntret Westchester til å ta en nærmere titt.
«Dropbox kontakter oss regelmessig gjennom hele året om nye leketøy fra leketøyesken etter hvert som de utvider plattformen sin for å løse problemene til kundene sine. Det føles som et partnerskap, som om Dropbox vil at vi skal oppnå suksess.»
Løsning: Et sikkert økosystem, så å si over natten
Westchester rullet først ut Dropbox Business til salgsteamet for å prøve nye kontoer, men noen spørsmål gjenstod. Hvordan ville klienten respondere på dette eksperimentet? Ville det være for krevende å be klienter om å slippe filer i Dropbox? «Vi konfigurerte e-postmaler med instruksjoner for alle som ikke hadde brukt Dropbox før», sier Carey. «Det fungerte kjempebra.» Derfra var det en rask opptrapping til å kjøpe lisenser for alle i selskapet, samt å implementere Dropbox med frilansere. Nesten over natten var alt på plass.
Siden selskapet allerede brukte API med andre klientsystemer, rekonstruerte de en klientportal sentrert rundt Dropbox, bygget på toppen av API med versjonskontroll på plass. «Dette innebær at forfattere og utgivere ikke nødvendigvis trenger en Dropbox-konto for å laste ned fil- og prosjektressursene sine», sier Carey.
Carey peker på en annen fordel med portalen: transparens. «Klienter vil vite hvor boken deres er og når den kommer til dem,» sier han. Gjennom samtaler med nøkkelkontoer fant Westchester ut hva som behøvdes, og jobbet deretter med Dropbox for å bygge en skalerbar løsning, skapte «klebrighet» og fjernet myke kostnader og tidstyver som frem til da nettopp hadde blitt akseptert av mange utgivere som typiske prosesser i bransjen.
Derfra begynte Westchester å legge til flere Dropbox-verktøy og gjøre dem tilgjengelige for teamet. Produksjonsdirektøren deres innså raskt verdien av Dropbox Paper, gitt Westchesters bibliotek med klientdokumentasjon, og konverterte biblioteket til Paper Docs, som kunne kobles sammen og deles. Dette gjorde det enda enklere å dele institusjonell kunnskap, slik at flere ansatte som jobbet på kontoer, hadde samme utgangspunkt som det eksisterende teamet som jobbet med klienten. Da Westchester inngikk et samarbeid med en stor distributør som involverte innføring av klienter i e-bok-konvertering, gjorde funksjonene til Dropbox Sign det enkelt å legge til hundrevis av kontoer med minimalt arbeid. Da Dropbox DocSend ble introdusert, så Westchesters markedssjef nytten for å spore effektiviteten til informasjonsressurser som deles innenfor segmenterte markedsføringskampanjer, spore kundeemners engasjement og gi bedre informasjon til salgsteamet. De brukte denne informasjonen til å forkorte salgssyklusen ved å sikre at potensielle kunder fikk riktig informasjon til rett tid, slik at klienten kunne løse spesifikke utfordringer. Westchester tok også i bruk Dropbox Capture for å støtte asynkron kommunikasjon. «Hvis noen trenger opplæring eller dokumentasjon, har vi nå et bibliotek med ulike videoer laget med Capture», sier Carey.
Westchester er godt distribuert, med kontorer i USA, Storbritannia og India. Dropbox bidrar til å gjøre kommunikasjonen mellom disse kontorene sømløs og effektiv, slik at selskapet får gjort mer på samme tid. «Det har hjulpet som et organiseringsprinsipp, særlig etter hvert som vi rullet ut flere virksomheter som vår utdanningsenhet og vår direkte-til-forfatter-virksomhet», sier Carey. «Vi er utstyrt med verktøy og prosesser som tillater divergens, samtidig som vi fungerer som en modell når vi oppretter en ny konto. Det er en raskere og bedre opplevelse.»
Resultater: Forretnings- og inntektsvekst drevet av Dropbox
Dropbox har gjort nesten alle prosesser hos Westchester Publishing enklere og mer effektive, noe som gjør selskapet i stand til å vokse kraftig både i størrelse og omsetning. Det første året etter å ha tatt i bruk Dropbox Sign, la Westchester til 250 kunder. «Vi doblet i utgangspunktet størrelsen på listen vår», sier Carey. Takket være Sign har tiden som trengs til å gi innføring til en klient blitt betydelig redusert fra to til tre dager til omtrent tjue minutter. Denne nye automatiserte prosessen har gjort oppsalg til disse kontoene enklere for Westchester, og raskt utviklet dem til profitable inntektskilder.
Dropbox har også gjort det enklere for Westchester å bevege seg inn i nye inntektsbringende tjenesteområder med færre etableringsbarrierer. Den største suksessen har vært Westchester Education, som genererte 5 % av Westchesters inntekter det første året og bidro med 30 % det siste året. Enten du bruker Dropbox til å samarbeide med interne teammedlemmer om å lage markedsføringsmateriell, jobber med en ekstern designer for å utvikle en iøynefallende standdesign for en internasjonal utdanningskonferanse, bruker DocSend for å gi potensielle klienter kataloger og salgsmateriell spesifikt for deres geografiske region eller ved å bruke Sign for å fullføre kontraktsprosessen, så «har vi ikke ett eneste tilbud som ikke har Dropbox bakt inn», sier Carey.
Klientene er også fornøyde med endringen. «Klientene liker å bruke verktøyene fordi de merker ikke en gang at de bruker dem», forklarer Carey. «Det er så allestedsnærværende for arbeidsflyten.» Carey bemerker også at selv klienter som hadde forutinntatte tanker om Dropbox, opplever at dette er mye mer enn bare overføring av filer. Det er ikke uvanlig at kontoer begynner å se på Dropbox som en potensiell løsning for egne økosystemer.
Hvordan ville Westchester Publishing Services sett ut uten Dropbox? «Ærlig talt, så tror jeg ikke at vi hadde oppnådd den veksten vi har hatt», sier Carey. «Publiseringsbransjen kan til tider være litt for opptatt av det gode gamle. Endring kan være krevende å sette i gang. Jeg vil rose Dropbox for alltid å finne det rette verktøyet til den rette anledningen. Uten dem hadde vi fremdeles vært avhengige av utdaterte verktøy i en bransje som samtidig er frustrert over disse samme utdaterte verktøyene, og vi ville fremdeles vært på utkikk etter endring. Vi hadde sannsynligvis gått konkurs under pandemien hvis vi hadde fortsatt å bruke egne FTP-servere til fildeling via Internett-forbindelsen hjemme, så vi var heldige at ledelsen vår hadde en etablert plan for fremtiden i god tid før pandemien som involverte det å omfavne mer effektive måter å jobbe med klientene våre.»
Med så mange klienter som bruker så mange ulike prosesser, trengte Westchester fleksibilitet, og Dropbox tilbød akkurat det, og gjorde det mulig for klienten å ta inn filer fra andre steder, trekke dem inn i Dropbox-miljøet og jobbe effektivt med dem. «Å ha de riktige verktøyene på plass er ikke et spørsmål om å misjonere», sier Carey. «Det handler om å levere en løsning, som viser hvordan det gjør livet enklere og inviterer andre med på reisen.» Selv om Westchester aldri har vært et selskap kjent for å være banebrytende på teknologifronten, er Westchester veldig tydelig på hva som må gjøres, og det å ta i bruk Dropbox gir dem en rekke vekstmuligheter.
«Dropbox var en nøkkelpartner for å hjelpe oss med å ha de rette samtalene med klientene våre om hva teknologien kunne bringe, og deretter tilpasset vi den til vår spesifikke bransje.»
Tyler CareyChief Revenue Officer, Westchester Publishing Services