TV Asahis strategiske skifte til Dropbox: Økt effektivitet og sikkerhet i medievirksomheten

Utfordring: behov for et nettskybasert fildelingsmiljø for å bli papirløse

TV Asahi ble etablert i 1959 og har vært i kringkastingsbransjen i mer enn 60 år. De siste årene har selskapet også utvidet sine internett-TV-virksomheter, som «AbemaTV» og «TV Asahi Douga», for å møte nye publikumsbehov. Samtidig har antall ansatte økt i takt med at virksomheten fortsetter å ekspandere. Etter hvert vokste Asahi TV ut av sine fysiske kontorer, og mangelen på plass til å lagre kassetter og andre medier ble et problem. Hajime Yasuda, fra TV Asahis tekniske avdeling, forklarer:

«Vi hadde et presserende behov for å redusere mengden papirdokumenter vi brukte. Vi hadde innført filservere og nettbrett i et forsøk på å bli papirløse, men det var ikke lett å bryte med den papirbaserte kulturen vi hadde hatt i mange år, med titusenvis av forslag til TV-programmer som ble kopiert opp og delt ut på møter nesten hver uke.»

Prosessen med å gå over til papirløst avslørte også visse problemer. Da vi intervjuet de ansatte om deres bruk av IT, fant vi ut at uventet mange av dem allerede brukte forbrukerverktøy for datadeling, både individuelt og innad i avdelingen.

«Forbrukerverktøyene mangler ofte de sikkerhetsfunksjonene som er nødvendige for forretningsbruk, og det er vanskelig for IT-avdelingen å administrere dem sentralt. For å forhindre eksterne lekkasjer av forretningsdokumenter som kontrakter og fakturaer, og innholdsproduksjonsdokumenter som forslag og skript, trengte vi et formelt datadelingsmiljø for hele selskapet», sier Yasuda.

Selv om de eksisterende lokale filserverne var praktiske for lagring av datafiler, var de ikke laget for fleksibel deling av informasjon med tredjeparter, for eksempel reklamebyråer og produksjonsselskaper. Hvis en medarbeider ønsket å sjekke et dokument mens han eller hun var ute på oppdrag, måtte de til og med be noen om å videresende det til dem via e-post. Derfor bestemte selskapet seg for å vurdere en ny datadelingsmekanisme for sin forretningsorienterte nettskylagringstjeneste for å forbedre driftseffektiviteten og redusere sikkerhetsrisikoen.

Løsning: sikker fillagring og -deling

Etter nøye overveielse valgte de Dropbox.

En avgjørende faktor var at Dropbox, basert på resultatene fra en tidligere undersøkelse, allerede var den mest brukte nettskytjenesten blant TV Asahis ansatte.

«Mange av våre ansatte likte hvor enkelt grensesnittet er å bruke, og vi følte at utrullingen ville gå smidigere siden de kunne venne seg til det raskt», forklarer Makoto Miyahara i TV Asahi.

De vurderte også Dropbox' sikkerhetsfunksjoner. Ved siden av flerfaktorgodkjenning og avansert loggbehandling, ga det dem trygghet at administratorer kan overvåke selskapets bruk sentralt.

«Fordi vi kan overvåke tjenesten til enhver tid, kan vi også bruke retningslinjer og kontroller for styring. Vi trodde dette ville motvirke bruk av forbrukerverktøy og skape et datadelingsmiljø der de ansatte har tilgang til filer som er lagret i nettskyen når som helst og hvor som helst.» – Hajime Yasuda

Dropbox kan enkelt håndtere store datamengder, noe som var et annet stort pluss. TV-kringkastere jobber på mange områder som håndterer filer med stort datainnhold, for eksempel video og datamaskingrafikk (CG). Tidligere lagret TV Asahi data på sine egne filservere, men de ansatte hadde gitt uttrykk for at de syntes dette var upraktisk når de skulle dele data eksternt. «Når regissører filmet på stedet, ba de om å få se på tidligere opptak der og da, men vi hadde nesten ingen måte å imøtekomme forespørselen deres på. Men med Dropbox kan vi forhåndsvise de fleste filene våre, selv når de er i nisjeformater som Avid DNxHD og Apple ProRes, som video- og CG-apper bruker. Og fordi vi kan sjekke dem uten å laste ned hele filen, kan vi til og med gjøre dette på steder der internettforbindelsen er begrenset. Vi så på fordeler og ulemper ved flere tjenester, men vi følte at Dropbox var vårt eneste alternativ for håndtering av videoinnhold», sier Takatoshi Yamamoto, fra TV Asahis Corporate Design Center.

Resultater: utvidet bruk av Dropbox for video og grafikk

Dette førte til at TV Asahi tok i bruk Dropbox. De er nå i ferd med‌ å rulle det ut i hele selskapet. Lisenser ble distribuert i henhold til behovene til hver avdeling, og de startet med CG- og internettavdelingene som trengte dem mest. Målet er å effektivisere driften og informasjonsdelingen på produksjonsstedet. 

«Jeg jobber i CG-produksjonen, der vi allerede har begynt å bruke systemet i full skala. Det har gjort kommunikasjonen med folk utenfor selskapet mye mer effektiv. I tillegg til forhåndsvisningsfunksjonen for videofiler som vi nevnte tidligere, gjør Dropbox Transfer det også enkelt å overføre store filer til og fra eksterne steder. Muligheten til å angi utløpsdatoer for nedlasting på en fleksibel måte er spesielt nyttig. Dropbox er også tidlig ute med å ta i bruk den nyeste teknologien, så vi føler oss trygge på at vi vil kunne bygge et filhåndterings- og lagringsmiljø som holder tritt med all den nyeste utviklingen» – Yamamoto.