Hvordan oppnå bedre filsikkerhet og forenkle klientsamarbeid

Utfordring: Et databrudd avslører behovet for ekstra filsikkerhet

The Shopping Center Group (TSCG) ble etablert i 1984, og er det største privateide kommersielle eiendomsfirmaet med fokus spesielt på detaljhandel og restauratører. Gjennom trofast satsing på detaljhandelen har de utviklet sterke, langvarige relasjoner med kjente forhandlere. Deres dedikerte fokus på detaljhandel og kontinuerlige undersøkelser av hva som foregår på handelsplassen, gjør at de unngår distraksjoner samtidig som de har nyttig innsikt om utfordringene som deres klienter står overfor.

For TSCG er sikkerhet og beskyttelse av klientinformasjon svært viktig. I tillegg til beskyttelse av økonomiske data kan strategisk informasjon bety katastrofe hvis den faller i feil hender. Hvis for eksempel en stor forhandler er interessert i å gå inn i et bestemt marked, er det mange som har lyst til å få denne informasjonen på forhånd.

Etter en sikkerhetshendelse hos en av TSCGs mangeårige partnere så teamet behovet for å gå over til en ny tjenesteleverandør. TSCG gjorde deretter en grundig gjennomgang av den nye leverandørens praksis innen fillagring.»

TSCGs arbeid er av en art som gjør at ikke alt holdes internt. Selv om TSCG oppretter mye informasjon internt, må den deles med klienter. Prosessen for deling var kompleks – teamet måtte kontakte IT-partneren sin, som deretter konfigurerte en delingsmappe, og disse mappene ble sentralisert i et tradisjonelt fillagringssystem.
De ønsket å forbedre dette og tok med seg denne utfordringen til en rekke administrerte tjenesteleverandører (MSP-er) for å se hvem som hadde den beste løsningen.

Løsning: Sikker, nettskybasert lagringsplass som legger til rette for enkel deling og tilgjengelighet

Under TSCGs samtaler med potensielle MSP-er diskuterte de sine bekymringer og utfordringer angående filsikkerhet, lagringsplass og deling. Gjennom disse diskusjonene sto Dropbox frem som en høyaktuell kandidat fordi de forsto verdien av sikkerhet og hadde systemer på plass som ville beskytte informasjon samtidig som de gav enkel tilgang til de rette personene. For Bryan Chandler, SVP og administrerende direktør for innovasjon og teknologi ved TSCG, var det også viktig at de kunne utnytte erfaringen Dropbox har med å jobbe med andre klienter og føle seg trygge på at informasjonen deres er sikker. Når klienter spør: «Hva gjør dere for å beskytte oss?» kan TSGC fortelle om tiltakene Dropbox har på plass. «Dette bidrar til å bygge tillit i disse relasjonene», sier Chandler.

Dropbox ble TSCGs sentrale fildelingsmekanisme, og alle de 300 ansatte i TSCG ansatte har tilgang til Dropbox. Plattformen installeres på den bærbare datamaskinen til alle nye brukere slik at dokumenter, nedlastninger og bilder går til Dropbox. TSCG-agenter kan også logge på Dropbox på mobilenheten når de er ute på veien. Og siden Dropbox synkroniserer filer på tvers av alle enheter, jobber alle de ansatte på den mest oppdaterte versjonen av filene. «Det fjerner bekymringene om hvor dokumentene er. Du lagrer det bare, og uansett hvor du er, har du tilgang til det», sier Chandler. Agenter jobber med komplekse avtaler med komplekse dokumenter, men nå, så lenge de har tilgang til internett, har de tilgang til filene de trenger. Denne typen mobilitet og fleksibilitet har også gjort det mulig for TSCG å omfavne en hybrid arbeidsmodell.

I tillegg til å gi sikker fillagringsplass gjør funksjonene i Dropbox det enklere for både TSCG-agenter og deres klienter å samarbeide. Fildeling, for eksempel, lar TSCG lage virtuelle plasser for deres klienter med all informasjonen deres, og så kan de ganske enkelt sende en kobling til klienten for å gi dem tilgang og sikre at alle opererer fra de samme dataene. «Dette har blitt veldig godt mottatt, ikke bare av agentene våre, men også av klientene våre», sier Chandler. Det kreves stor aktsomhet i et oppkjøp, og en nylig transaksjon involverte mange avtaler rundt ulike abonnementer og kontrakter som et selskap hadde med forskjellige leverandører. Å håndtere denne typen avtaler krever mye kommunikasjon, vanligvis via e-post. Chandler brukte filanmodning-funksjonen i Dropbox, som lot den andre parten dele materiale på plassen han hadde opprettet.

«Det sparer så mange e-poster frem og tilbake», sier Chandler. «I stedet for rotet i innboksen min, kunne klienten ganske enkelt laste opp til et sted der vi begge har tilgang til det. Det var en mye mer strømlinjeformet prosess. Når du flytter så mange filer, bidrar det til å dempe problemet med 'Jeg trodde jeg hadde sendt det allerede.'» TSCG er også avhengig av muligheten til å følge visse mapper. Brukere kan motta et varsel hver gang noen legger til noe nytt til en plass. «Mappefølgingsfunksjonen er en skjult perle inne i Dropbox, men den har enorm kraft», sier Chandler. «Jeg laster opp nyhetsbrev, artikler og andre nyttige ressurser til mappen. Alle som synes disse ressursene er nyttige, kan følge mappen og få beskjed når jeg legger til nytt innhold.»

Dropbox fungerer også godt med resten av TSCGs teknologibunke, som inkluderer applikasjoner som prosjektstyringsverktøyet monday.com og ressurssporings- og innholdssporingsprogrammet Airtable. «Jeg kan ganske enkelt klikke på to knapper og trekke inn hvilken som helst fil fra Dropbox til disse programmene, og det fungerer feilfritt», sier Chandler. Dropbox sine integrasjonsfunksjon tilbyr også skalerbarhet, som TSCG håper å utnytte i nær fremtid. «Det er definitivt mulig for oss å utvide samarbeidet mellom applikasjoner vi utnytter på daglig basis, og Dropbox.»