Space Machines Company gir deg besparelser innen drift av virksomhetskritiske oppgaver.

Bakgrunn

Akkurat som biler krever satellitter vedlikehold for å holde seg gående. I verdensrommet kan disse satellittene få vedlikeholdet sitt utført av Space Machines Company. Selskapet, som ble grunnlagt i Australia i 2019, driver i dag med å bygge en flåte av vedlikeholdskjøretøy som er ment å kunne reparere satellitter i bane rundt jorda. Selskapets mantra? Gjøre verdensrommet mer bærekraftig ved å forlenge levetiden til vår kosmiske infrastruktur.

Utfordring: en enkel, sikker lagringsløsning

Space Machines Company utveksler data og innhold mellom tre kontorer i to land. I tillegg samarbeider det med et globalt nettverk av partnere. Tidligere slet selskapet med uoversiktlige delte mapper, dupliserte filer og forvirrende prosesser for å få tilgang til innholdet. Det hadde behov for en sentralisert lagringsløsning for å gjøre samarbeid enklere.

Sikkerhet og dataintegritet var en av de største bekymringene. Det var nødvendig å lagre data på australske datasentre for å overholde lokale bestemmelser. «Vi jobber med sensitive kunder. Derfor er sikkerhet og dataintegritet avgjørende», forklarer Sharmila Fernando, markedsføringssjef ved Space Machines Company.

Space Machines Company trengte også en brukervennlig løsning som gav høy oppetid, høy opplastingshastighet og muligheten til å kontrollere filhierarkiet sentralt. «Ingeniørene våre jobber med store filstørrelser i forbindelse med designarbeidet sitt, som de da må dele mellom globale kontorer i India og Australia. Det er viktig at vi får tilgang til dem så snart som mulig, slik at vi kan fortsette arbeidet uten avbrytelser», legger Fernando til. 

Til slutt så var driftsteamet ved Space Machines Company også på utkikk etter en løsning som inkluderte en innebygd signaturfunksjon. «Tidligere ville vi ha sendt PDF-er frem og tilbake via e-post for å innhente signaturer. Ofte fikk vi filen tilbake i feil format, som innebar at vi måtte bruke mye tid og krefter på å starte hele prosessen på nytt», sier Ben Spoor, personalsjef og driftsleder ved Space Machines Company. «Når vi var på utkikk etter en løsning, var Dropbox den eneste som innfridde alle kravene våre.»

Løsning: et oversiktlig filhierarki og forhåndsbestemte tilgangsrettigheter

Det første på agendaen var å konfigurere en oversiktlig filarkitektur og tilgangskontroller. Deretter sto migrering av data fra den forrige løsningen for tur. «Dropbox-administratorverktøyet var veldig enkelt å bruke, og migreringen ble utført uten problemer», husker Spoor. «Dropbox-teamet sørget for at dataene våre ankom trygt, med filstrukturen og tilgangsrettighetene intakt.»

Deretter kunne teamet begynne å bruke Dropbox Sign ved utfylling av dokumenter. De høyreklikket på et dokument, la det inn i signaturarbeidsflyten, la inn en signeringsforespørsel og trykket på send. Teamet ble varslet når mottakeren signerte det og den ferdige versjonen ble lagret i den opprinnelige Dropbox-mappen. «Vi trenger slike verktøy for å optimalisere tidsbruken vår, som er viktig for at en oppstartsbedrift skal lykkes», forklarer Fernando.

Til slutt integrerte teamet Dropbox med Microsoft Word og Google Suite. Slik kunne ansatte opprette et Microsoft- eller Google-dokument i Dropbox eller lagre eksterne koblinger i det interne filsystemet. «Dropbox tilbyr en million andre integrasjoner, men nøkkelen for oss var å knytte lagringsverktøyet vårt til kontorverktøyene våre», legger Spoor til.

Resultater: tidsbesparelser, enkelt vedlikehold og datasikkerhet

Med en oversiktlig, enkel filstruktur blir det færre spørsmål fra ansatte som lurer på hvor de kan finne eller lagre informasjon. Mens noen ansatte liker å arkivere ressurser i mapper, foretrekker andre å bruke søkefunksjonen til Dropbox når de leter etter noe.

Med riktige tilgangsrettigheter på plass blir det enkelt for alle å gjøre jobben sin. Et nytt teammedlem vil bli tildelt en forhåndskonfigurert gruppe med alle nødvendige tilgangsrettigheter inkludert, noe som gjør integreringsprosessen lekende lett.

Dette resulterer i tidsbesparelser og økt produktivitet hos Space Machines Company.

Dette nye og mer produktive lagringsmiljøet til selskapet er også enklere å vedlikeholde. «For en oppstartsbedrift som alltid må bekymre seg for bunnlinjen, treffer Dropbox blink. Vi har ikke ressursene til å ansette mange mennesker for å vedlikeholde en dokumenthåndteringsløsning. Én person er nok til å sette opp alt og sørge for at ting kjører problemfritt, så vi får redusert driftskostnadene», legger Fernando til. Dette betyr at selskapet heller ikke trenger å investere i opplæringsøkter – et par Wiki-sider har vært nok til å få med hele teamet.

En annen stor fordel er et tydelig revisjonsspor for hvert dokument. Denne loggen er spesielt viktig når flere eksterne interessenter samarbeider i delte mapper. Automatiserte varsler sørger også for å flagge hvis noen er uheldig og flytter på data, noe som ivaretar dataintegriteten. «Dropbox gir meg en sentral oversikt som jeg slipper å bruke mye tid på», legger Spoor til.

Partnerne til Space Machines Company, og da særlig offentlige etater, må også sørge for at dataene deres er sikret. Det er her datalagring spiller en nøkkelrolle. Ved å følge australsk lovgivning reduserer selskapet risikoen for uautorisert tilgang. «For sensitive prosjekter foretrekker enkelte klienter å jobbe i Dropbox på grunn av sikkerhetsnivået og datalagringsløsningen som Dropbox tilbyr», forklarer Fernando.

Dropbox ble allerede satt på prøve under lanseringen av Orbital Servicing Vehicle, Optimus. Space Machines Company brukte Dropbox til fildeling og til å sette opp tillatelser for en rekke interessenter. Det neste steget er Space MAITRI-oppdraget. Selskapet vil samarbeide med det indiske romfartsbyrået om oppskyting av enda et kjøretøy på en indisk rakett, noe som vil involvere mye testing før romfartøyet kan valideres. Administrering og utveksling av testdata effektivt mellom teamet i Australia og teamet i India vil være avgjørende. «Vi har hatt god erfaring med Dropbox, så jeg er sikker på at alt vil gå knirkefritt. Jeg bekymrer meg ikke», legger Spoor til.

Med hundrevis av nye satellitter i bane rundt jorden kommer gjenstander til å kollidere, noe som vil akkumulere mer romsøppel. Space Machines Company streber for å holde rommet bærekraftig. Med en sikker, intuitiv lagringsløsning, er selskapet klar til å skalere og møte utfordringen.