Løsning: Dropbox Dash hjelper Huish med å søke i alle tilkoblede apper samtidig

Med Dropbox Dash universelt søk kan Stan og de ansatte nå søke etter informasjonen de trenger på tvers av alle Huishs tilkoblede plattformer – Dropbox, OneDrive, Outlook – fra én enkelt søkeboks.

«Vi kan søke etter navn, kontonummer, et ord i brødteksten i en e-post – nesten hva som helst, og finne det vi trenger fra et Dash-søk», forklarer Stan. «Dropbox Dash er det beste verktøyet jeg har sett for å finne data i e-poster.»

At all Huishs informasjon er tilgjengelig på denne måten, har hatt stor innvirkning på hvor raskt Stan kan utføre jobben sin. Før Dash måtte Stan, hvis han jobbet med en fil for mange år siden og ikke kunne huske nøyaktig hvilken plattform filen var lagret på, bla gjennom utallige e-poster og filsystemer i håp om å finne den. 

Nå kan Stan raskt hente opp en prosjektfil i OneDrive, en samtale i Outlook eller en kontrakt fra Dropbox med bare et navn eller et telefonnummer. I tillegg kan han filtrere etter plattform hvis han allerede har en idé om hvor et dokument befinner seg.

«Dropbox Dash sparer meg for mange timer som ellers ville gått med til å lete gjennom millioner av mapper på tvers av ulike systemer», sier Stan.

Dropbox Dash har også blitt utvidet til hele organisasjonen, og både ingeniør- og regnskapsteamene har fått fart på måten de jobber på.

Når Huishs ingeniørteam lager 3D-diagrammer for ulike typer dykkerutstyr, må de finne spesifikke delenumre. Ved å bruke Dropbox Dash til å søke i hele databaser kan de finne akkurat det de trenger med bare et navn eller et ord, noe som gjør at arbeidet går betydelig raskere.

Huishs regnskapsteam ser lignende resultater. Dropbox Dash betyr at de kan søke i all organisasjonsinformasjonen sin etter kontonumre for å finne fakturaer som må betales, uten å måtte sortere gjennom millioner av mapper eller e-poster. «Før var ikke regnskapsteamets data særlig organisert, men Dropbox Dash hjelper dem med å samle all informasjonen de trenger, slik at de kan få gjort mer på kortere tid», sier Stan.

Da Stan først vurderte Dropbox Dash, var han først og fremst opptatt av å opprettholde personvernet og sikkerheten i hele organisasjonen. Fordi Huish allerede var Dropbox-kunde, brukte Dash ganske enkelt de samme sikkerhetstiltakene med strenge kontroller. Hvis en ansatt for eksempel ikke har tilgang til en fil, vil ikke filen dukke opp når de søker gjennom Dropbox Dash.

Stan og teamet hans bruker Dropbox Dash mest til å søke etter filer, men de bruker også AI-svarfunksjonen til å generere oppsummeringer av prosjekter. For Stan er disse sammendragene tidsbesparende når han trenger en oppfriskning av eldre prosjekter.

Huish-teamet bruker også Stacks-funksjonen til å gruppere mapper og nettstedskoblinger fra ulike verktøy på ett sted, noe som gjør det enklere å dele flere filer på én gang når man samarbeider om prosjekter.

Etter hvert som Stan og teamet hans fortsetter å bygge ut selskapets organisatoriske infrastruktur, inkludert et kontaktsenter, er han sikker på at Dropbox Dash vil gjøre de ansatte mer effektive og forbedre den generelle driften. «Dropbox Dash sparer meg og teamene mine for verdifull tid og krefter ved å gjøre informasjon tilgjengelig på en raskere og enklere måte. Den gjør alles jobber enklere og mer produktive.»

Resultat: Dropbox Dash sparer tid og forenkler informasjonen for Huish 

Redusert søketid
Ved hjelp av Dash universalsøk finner Huish i løpet av sekunder dokumenter på tvers av alle sine fillagrings- og informasjonsapper fra ett enkelt, brukervennlig grensesnitt.

Bruksområder på tvers av virksomheten
Team på tvers av Huishs virksomhet finner bruksområder for raskere søk i det daglige arbeidet, fra IT til teknisk avdeling og regnskap.

Sikkerhets- og personvernkontroller på Dropbox-nivå
Dropbox Dash opprettholder de samme sikkerhetsprotokollene som Dropbox, slik at du kan være trygg på at all informasjonen din er beskyttet og bare tilgjengelig for de rette partene.