Cara keselamatan fail dan akses yang lebih baik memudahkan kerjasama klien

Cabaran: Pelanggaran data mendedahkan keperluan untuk keselamatan fail tambahan

Ditubuhkan pada tahun 1984, The Shopping Center Group (TSCG) ialah firma hartanah komersial milik persendirian terbesar yang memberi tumpuan khusus pada peruncitan dan pengurusan restoran. Dengan berpegang teguh kepada peruncitan, mereka telah membina hubungan yang kukuh dan berpanjangan dengan peruncit yang terkenal. Tumpuan yang khusus terhadap peruncitan dan komitmen untuk terus menjadi pelajar dalam ruang peruncitan membenarkan mereka mengelakkan gangguan sambil membawa statistik yang mendalam terhadap cabaran yang dihadapi oleh klien mereka.

Bagi TSCG, keselamatan dan perlindungan maklumat klien adalah sangat penting. Selain melindungi data kewangan, maklumat strategik boleh menjadi punca bencana jika jatuh ke tangan yang salah. Contohnya, jika peruncit utama berminat untuk memasuki pasaran tertentu, ramai yang ingin mengetahui maklumat tersebut lebih awal.

Berikutan insiden keselamatan yang dialami oleh salah satu rakan niaga lama TSCG, pasukan tersebut menyedari kepentingan untuk beralih kepada penyedia perkhidmatan baru serta menjalankan semakan menyeluruh terhadap amalan penyimpanan fail mereka.”

Disebabkan oleh sifat kerja TSCG, bukan semua maklumat disimpan secara dalaman. Walaupun TSCG mencipta banyak maklumat di dalam syarikat, ia perlu dikongsi dengan klien. Proses perkongsian adalah rumit—pasukan perlu berhubung dengan rakan niaga IT mereka, yang kemudian akan menyediakan folder perkongsian dan folder tersebut akan dipusatkan dalam sistem simpanan fail tradisional.
Mereka ingin melakukan yang lebih baik, dan mereka membawa cabaran itu kepada beberapa penyedia perkhidmatan terurus (MSP) untuk melihat pihak yang mempunyai penyelesaian terbaik.

Penyelesaian: Simpanan berasaskan awan yang selamat yang membolehkan perkongsian dan kebolehcapaian mudah

Semasa perbualan TSCG dengan MSP yang berpotensi, mereka membincangkan kebimbangan dan cabaran mereka tentang keselamatan, simpanan dan perkongsian fail. Sepanjang perbincangan ini, Dropbox muncul sebagai pilihan utama kerana ia memahami nilai keselamatan dan mempunyai sistem yang akan melindungi maklumat sambil membenarkan akses mudah kepada orang yang sesuai. Bagi Bryan Chandler, SVP dan Pengarah Urusan Inovasi dan Teknologi di TSCG, ia juga penting bagi mereka kerana dapat bergantung kepada pengalaman Dropbox dalam bekerja dengan klien lain dan menerima jaminan bahawa maklumat mereka adalah selamat. Apabila klien bertanya, "Apakah yang anda lakukan untuk melindungi kami?" TSGC boleh berkongsi langkah-langkah yang disediakan oleh Dropbox. “Ini membantu untuk membina kepercayaan dalam hubungan ini,” kata Chandler.

Dropbox telah menjadi mekanisme perkongsian fail berpusat bagi TSCG, dan kesemua 300 pekerja TSCG mempunyai akses kepada Dropbox. Pelantar ini dipasang pada komputer riba semua pengguna baru supaya semua dokumen, muat turun dan gambar diselaraskan ke Dropbox. Ejen TSCG juga boleh mendaftar masuk ke Dropbox pada peranti mudah alih mereka apabila mereka dalam perjalanan Oleh sebab Dropbox membuat penyelarasan fail ke semua peranti, setiap pekerja menggunakan versi fail yang paling terkini. “Ia menghapuskan kebimbangan mental tentang kedudukan dokumen tersebut. Anda hanya perlu menyimpan dokumen, dan tidak kira di mana-mana sahaja anda berada, anda mempunyai akses kepada dokumen tersebut,” kata Chandler. Ejen bekerja dalam urus niaga yang rumit dengan dokumen yang rumit, tetapi sekarang, selagi mereka mempunyai akses kepada Internet, mereka mempunyai akses kepada fail yang diperlukan. Keupayaan mobiliti dan fleksibiliti ini juga telah membolehkan TSCG menerapkan model kerja hibrid.

Selain menyediakan simpanan fail yang selamat, ciri Dropbox menjadikan kerjasama lebih mudah untuk ejen TSCG dan klien mereka. Perkongsian fail, sebagai contoh, membenarkan TSCG mencipta ruang maya untuk klien mereka dengan semua maklumat mereka dan kemudian hanya menghantar pautan kepada klien untuk memberi mereka akses dan memastikan semua orang beroperasi daripada data yang sama. “Respon terhadap proses ini sangat baik, bukan sahaja oleh ejen kami, tetapi juga oleh klien kami,” kata Chandler. Terdapat banyak usaha wajar yang dilakukan dalam pengambilalihan, dan transaksi baru-baru ini melibatkan banyak perjanjian tentang pelbagai langganan dan kontrak yang dimiliki oleh syarikat dengan vendor yang berbeza. Mengendalikan urus niaga seperti ini memerlukan banyak komunikasi, biasanya melalui e-mel. Chandler menggunakan keupayaan permintaan fail dalam Dropbox, yang membenarkan pihak yang satu lagi berkongsi bahan ke dalam ruang yang telah dia cipta.

“Ia mengurangkan banyak e-mel yang perlu dihantar dan diterima,” kata Chandler. “Berbanding dengan keserabutan dalam peti masuk saya, klien hanya perlu muat naik dokumen di tempat yang kami mempunyai akses kepada dokumen. Ia merupakan proses yang lebih teratur. Apabila anda memindahkan begitu banyak fail, ia membantu pengurangan masalah “Saya fikir saya sudah menghantar itu sebelum ini.” TSCG juga bergantung pada keupayaan untuk mengikut folder tertentu. Pengguna boleh menerima pemberitahuan pada bila-bila masa apabila seseorang menambah sesuatu yang baru pada ruang. “Ciri ikut folder merupakan ciri tersembunyi dalam Dropbox, tetapi ia mempunyai kuasa yang besar,” kata Chandler. “Saya memuat naik surat berita, artikel dan sumber berguna lain ke dalam folder. Sesiapa sahaja yang mendapati sumber ini berguna boleh ikut folder ini dan mendapat pemberitahuan apabila saya menambah kandungan baru.”

Dropbox juga berfungsi dengan baik dengan tindanan teknologi TSCG yang lain, yang merangkumi aplikasi seperti alat pengurusan projek monday.com dan pengurus penjejakan aset dan kandungan Airtable. “Saya hanya perlu mengklik dua butang dan memasukkan sebarang fail daripada Dropbox ke dalam aplikasi ini, dan ia berfungsi dengan lancar,” kata Chandler. Ciri integrasi Dropbox juga menawarkan ciri boleh skala, yang TSCG harap akan dapat dimanfaatkan dalam masa terdekat. “Sudah pasti ada peluang yang lebih besar bagi kami untuk mendorong kerjasama yang lebih antara aplikasi yang kami gunakan setiap hari dengan Dropbox.”