Cara Dropbox membantu pendanaan awal khusus yang pertama bagi Australia mencapai kejayaan yang besar
Co Ventures membina sistem yang membenarkan mereka untuk Hantar dan Jejaki maklumat sulit, menandatangani bakal pelabur dan mengekalkan pangkalan data sejarah yang kukuh.
”DocSend dan Sign sesuai dengan aliran kerja kami dengan lancar, membolehkan kami menjadi lebih cekap, menghantar maklumat dengan selamat yang jika tidak, kami tidak akan selesa untuk berkongsi serta memenangi urus niaga dengan pelabur.”
Produk yang digunakan
Industri
Perkhidmatan Kewangan
Saiz
2-249
Lokasi
Sydney, Australia
Cabaran: Maklumat sulit, ramai pelabur; satu masalah besar
Co Ventures bertindak sebagai penghubung yang menghubungkan usahawan dan pengasas pada satu pihak, dan pelabur pada pihak yang lain. Oleh itu, pengasas Maxine Minter dan pasukannya memerlukan cara untuk berkongsi maklumat sulit seperti unjuran kewangan, pelan tindakan produk dan fakta pasaran. Mereka perlu tahu orang yang betul mempunyai akses kepada data syarikat dan bukannya orang yang salah, sambil menjejaki dokumen itu juga. Dengan 14 Rakan Niaga Venture dan komuniti besar Rakan Niaga Terhad yang membuat 30 pelaburan daripada satu dana, "terdapat sejumlah besar bahan yang beredar sepanjang masa," kata Minter. "Mengehadkan risiko kandungan dan keupayaan untuk berkongsi maklumat sensitif merupakan keutamaan besar bagi kami.”
Jadikan proses tandatangan ringkas
Co Ventures juga memerlukan tandatangan yang sah di sisi undang-undang, menjejaki orang yang menandatangani yang masih perlu menandatangani dan yang telah melihat dokumen yang dibincangkan. Dalam dunia modal usaha niaga tanpa henti, kelajuan dan kecekapan boleh membezakan antara melabur dalam syarikat permulaan yang memberangsangkan dengan yang terlepas peluang, maka mempunyai cara ringkas dan pantas untuk melihat tandatangan yang belum diselesaikan mungkin bernilai berjuta-juta.
Dan dengan begitu banyak dokumen yang sentiasa beredar, sistem yang mengkategorikan dan memfailkan dokumen lengkap ke tempat yang betul dalam awan Co Ventures secara automatik akan menghapuskan kesibukan, menghalang isu versi dan membantu pengekalan pangkalan data yang teratur dan selamat.
"Pelaburan adalah tentang kepercayaan, bukan? Satu cara untuk menghantar dokumen dengan selamat dan menjejaki orang yang melihat dokumen tersebut dapat membantu untuk membina dan mengekalkan kepercayaan penting tersebut.”
Penyelesaian: Penyepaduan DocSend, Sign dan GSuite memastikan Co Ventures diselaraskan
Penyepaduan DocSend, Sign, dan GSuite Dropbox diterapkan ke dalam aliran kerja harian Co Ventures dan membantu untuk memudahkan aliran dokumen sensitif yang lebih cekap.
DocSend paling banyak digunakan semasa proses pengumpulan dana dan juga semasa berkongsi bahan dengan Rakan Niaga Venture. Docsend membenarkan Co Ventures mengurus bahan, menetapkan tarikh luput dan menyimpan maklumat dalam silo yang sesuai. Dengan DocSend, Minter dan kakitangannya boleh memastikan dokumen sulit tidak dikongsi secara terbuka atau tidak sengaja. Mereka juga mencipta templat dan menggunakan pautan untuk menyelaraskan proses, menjimatkan masa dan tenaga serta mengelakkan sakit kepala. DocSend ialah satu cara untuk kami menghantar bahan secara profesional kepada rakan niaga dan rakan niaga berpotensi yang boleh disimpan dan diuruskan dengan mudah dalam pemacu kami," kata Minter.
Sign menyelamatkan keadaan
Sign adalah tentang menyelesaikan urus niaga. "Ia selamat," kata Minter. “Mudah untuk menugaskan kerja. Ia sesuatu yang sangat membantu untuk tidak perlu mengurus secara pentadbiran orang yang telah menandatangani, yang belum dan yang masih berlengah-lengah." Pasukan Co Ventures mewujudkan aliran kerja yang memperincikan tugasan apabila Rakan Niaga Venture tidak menandatangani dokumen selepas tempoh masa tertentu, memperkemas proses susulan.
Co Ventures menjalankan ratusan aliran kerja setiap hari dalam Notion, Canva, Zoom serta banyak lagi aplikasi. Penyepaduan Dropbox GSuite membantu untuk menjejaki, memudahkan dan mengekalkan aliran kerja ini. "Contohnya, kontrak keluar daripada GSuite dan masuk ke dalam Sign," kata Minter. "Sebaik sahaja ditandatangani, dokumen berkenaan akhirnya kembali dalam GSuite secara automatik. Begitu mudah sekali.”
Hasil: Menarik pelabur dan memenangi urus niaga dengan mudah
Suite produk Dropbox membantu Minter dan Co Ventures memenangi urus niaga terkini. "Ia memainkan peranan yang agak penting" kata pengasas itu. "Suite tersebut melakukan tugasan yang sepatutnya, sangat mudah digunakan sehingga saya tidak perlu terlalu banyak berfikir. Saya tidak perlu menghabiskan masa menderita dengan ciri produk tersebut. Produk Dropbox berfungsi dengan baik."
Keupayaan untuk menghantar maklumat prospek yang sebelum ini hanya akan dikongsi secara lisan adalah tidak ternilai. Begitu juga analisis terperinci, yang membenarkan Minter dan pasukannya menyesuaikan perbualan dan pembentangan susulan. Jika bakal pelabur hanya meluangkan masa seminit melihat strategi dana Co Ventures, Minter tahu dia perlu memberikan gambaran keseluruhan peringkat tinggi, manakala jika mereka telah menghabiskan banyak masa melihat dokumen, dia boleh mendapatkan butiran lebih terperinci dengan lebih cepat .
Memenangi urus niaga berlaku lebih pantas dan lebih cekap juga. Selepas panggilan, atau malahan semasa panggilan tersebut, Minter boleh mendapatkan templat perjanjian rakan niaga usaha sama standard, menambah beberapa butiran kekunci, menghantar perjanjian, dan tunggu dokumen yang ditandatangani kembali. Satu lagi urus niaga, ditandatangani, dimeterai, dihantar dan difailkan secara automatik ke tempat yang betul.
“Terdapat bahan yang kami kongsi kerana menggunakan DocSend yang kami tidak akan kongsi jika kami hanya mempunyai pautan PDF atau Google Drive. Yakin dengan kerahsiaan maklumat amat mempengaruhi keberkesanan kami bekerja.”
Maxine MinterPengasas dan Rakan Niaga Umum Co Ventures and Co Lab