Kajian kes Keio University Shonan Fujisawa Campus

Cabaran: beralih daripada pelayan fail 

Keio University Shonan Fujisawa Campus (SFC) telah diasaskan pada tahun 1990 dengan tujuan memupuk pendekatan inovatif dalam pendidikan untuk mewujudkan program pembelajaran praktikal yang sesuai untuk abad ke-21. Infrastruktur pendidikan lanjutan dibangunkan di bawah pimpinan Profesor Jun Murai, juga dikenali sebagai bapa Internet di Jepun. Hingga ke hari ini, kampus tersebut membangunkan rangkaian digital yang tersendiri untuk memastikan ia terus menyokong aktiviti pengajaran dan penyelidikan. 

Sistem pengurusan fail, iaitu pelantar untuk pelajar dan profesor berinteraksi, ialah bahagian penting dalam hal ini. Sejak sekian lama, Universiti Keio telah mematuhi dasar penggunaan kedua-dua pelayan fail di premis dan perkhidmatan penyimpanan awan di seluruh kampus. Walau bagaimanapun, pelayan tersebut mengalami beberapa gangguan setahun, manakala beban kerja dan kos pengurusan pemulihan terus meningkat. Kakitangan universiti dapat merasakan bahawa infrastruktur mereka telah mencapai had.

“Kami memerlukan pelayan di premis terutamanya atas sebab keselamatan, tetapi sejak beberapa tahun kebelakangan ini, penyimpanan awan telah menjadi cukup selamat untuk kami bergantung. Kami merasakan sudah tiba masanya untuk mengalihkan segala-galanya ke penyimpanan awan, kecuali sebilangan kecil fail”, jelas Profesor Jin Nakazawa daripada Fakulti Pengajian Alam Sekitar dan Maklumat di SFC.

Hal ini menyebabkan SFC mengetuai perubahan infrastruktur IT di universiti itu. Ia mula mempertimbangkan pelbagai aspek berkenaan peralihan tersebut, termasuk penyelesaian penyimpanan awan kampus. “Sehingga ketika itu, universiti kebanyakannya menggunakan Google Drive dan Box, tetapi kami mendapati kedua-dua ini tidak mesra pengguna”, kata Profesor Nakazawa. Untuk SFC, kesukaran terbesar ialah mereka perlu membuka pelayar untuk mengakses folder dalam awan. Memandangkan sesetengah pelajar tidak biasa dengan PC dan awan, SFC tahu bahawa persekitaran yang intuitif diperlukan untuk semua pengguna. 

 

Penyelesaian: mudahkan permintaan fail dan penyimpanan data 

Selepas menyemak pilihan mereka, SFC memilih untuk menggunakan Dropbox. Di samping keselamatan lanjutan dan sebanyak mungkin kapasiti simpanan yang mereka perlukan, fakulti SFC memberikan penilaian tinggi terhadap antara muka pengguna Dropbox. Mereka menghargai cara folder dipaparkan pada desktop dan boleh digunakan dengan cara yang sama seperti folder tempatan.

Semua pelajar dan ahli fakulti Keio University SFC telah mula menggunakan Dropbox, dengan 7,000 lesen diaktifkan. Sepanjang beberapa bulan pertama, 55 terabait data telah dimuat naik dan digunakan untuk pelbagai tujuan.

“Kami tidak mewajibkan Dropbox di seluruh universiti kerana setiap profesor kami mempunyai pendekatan mereka yang tersendiri terhadap kuliah dan penyelidikan. Sebaliknya, kami telah menggunakan pelbagai jenis penyimpanan awan untuk tujuan yang berbeza. Dalam ekosistem itu, Dropbox ialah ruang kerja kongsian utama kami untuk pelajar dan fakulti”, jelas Profesor Nakazawa.

Dropbox telah membawa banyak faedah. Contohnya, pertukaran antara pelajar dengan fakulti yang menjadi lebih terselaras. “Dalam kuliah saya, saya menggunakan Dropbox untuk berkongsi bahan dan fail dengan pelajar, saya juga menggunakan alat komunikasi seperti Slack dan LINE untuk meningkatkan kerja kumpulan”, tambah Profesor Nakazawa. SFC juga menggunakan Dropbox sebagai penyelesaian simpanan data untuk Slack. 

Profesor SFC juga mendapati Dropbox berguna apabila mengajar di sekolah menengah bersekutu universiti itu. Khususnya, mereka menggunakan ciri permintaan fail untuk mengumpul tugasan dan penyerahan lain. “Tidak seperti di universiti, iaitu apabila pelajar dan kakitangan boleh mengakses kuliah melalui LMS (Sistem Pengurusan Pembelajaran), sekolah menengah tidak mempunyai sistem digital. Itulah sebabnya kami menggunakan Dropbox untuk membuat penyerahan tugasan tanpa kertas”, jelas Profesor Nakazawa. 

 

Hasil: meningkatkan transformasi digital 

Untuk meningkatkan celik IT, SFC juga mempromosikan inisiatif Bring Your Own Device (BYOD), iaitu pelajar menggunakan komputer mereka sendiri untuk belajar. Hal ini telah membawa kepada perubahan besar, termasuk penghapusan bilik komputer di kampus pada April 2020. Dropbox sangat diperlukan untuk memastikan inisiatif ini berjalan lancar. 

“Pandemik telah menyukarkan kuliah secara bersemuka. Namun, hasil BYOD dan Dropbox, kami boleh meneruskan kuliah dalam talian tanpa apa-apa gangguan besar”, kata Profesor Nakazawa. Dropbox memberikan sumbangan besar kepada transformasi digital dalam pembelajaran dan kelestarian.

Profesor Nakazawa juga telah meraih manfaat dalam aktiviti penyelidikannya sendiri. Dia kini boleh bertukar-tukar fail dengan penyelidik di Jepun dan di luar negara dengan lebih mudah sambil berusaha untuk menggalakkan penyelidikan kolaboratif.

“Ia benar-benar telah menjadi alat yang sangat diperlukan”, sambung Profesor Nakazawa. 

Contohnya, Dropbox Paper, yang membenarkan berbilang pengguna menyunting dokumen yang sama dalam awan, telah terbukti sangat berguna. Fakulti SFC juga telah menemukan cara baharu untuk memperkemas usaha penyelidikan mereka dengan ciri senarai tugas Dropbox Paper, seperti dengan menyelaraskan persidangan antarabangsa dan menyemak nota penganjur dalam masa nyata.

Selepas ini, mereka merancang untuk meningkatkan lagi penggunaan dengan mempromosikan Dropbox di kampus. “Dengan menyampaikan manfaatnya, kami berharap dapat meningkatkan bilangan pengguna aktif Dropbox dalam kalangan pelajar dan kakitangan”, kata Profesor Nakazawa. 

Penyepaduan Dropbox dengan Canvas LMS, sistem e-pembelajaran yang akan diperkenalkan oleh Keio University di seluruh kampus, berkemungkinan akan menjadi bahagian penting dalam rancangan ini. Menghubungkan Dropbox dan Canvas LMS akan membolehkan pelajar mengakses fail pada Dropbox daripada sistem e-pembelajaran dan komputer mereka sendiri.

Profesor Nakazawa menaruh harapan tinggi: “Kami seharusnya dapat menyepadukan sistem tersebut dan ini akan meningkatkan kadar mesra pengguna serta memperluas kemungkinan kami dalam pendidikan dan penyelidikan”.

Dengan sokongan Dropbox, SFC menggunakan perkhidmatan awan untuk meningkatkan transformasi digital pengajaran dan penyelidikan.